Mencari cara untuk meningkatkan rapat online Anda? Berikut adalah beberapa alat penting yang akan membantu Anda menjadikan rapat Anda lebih produktif dan menarik.
Rapat online telah menjadi sangat diperlukan di tempat kerja, baik Anda bekerja dari rumah atau di kantor. Meskipun tidak dapat disangkal nyaman, karena menghubungkan orang secara lokal dan global, seberapa sering mereka produktif?
Ada beberapa tantangan yang harus diatasi untuk memastikan rapat online efektif dan sepadan dengan waktu Anda. Untungnya, Anda dapat membuat lingkungan rapat yang lebih kolaboratif dengan kombinasi alat yang tepat. Di bawah ini, kami akan membahas beberapa alat penting untuk rapat online yang produktif.
1. Perbesar untuk Rapat Online Sinkron atau Real-Time
Rapat online yang produktif tidak akan mungkin terlaksana tanpa perangkat lunak konferensi video terbaik untuk pekerjaan jarak jauh. Dengan beragam alat pertemuan virtual yang menawarkan berbagai fitur dan fungsi, Zoom menonjol dengan antarmukanya yang intuitif.
Ini bukan untuk mengatakan bahwa Zoom tidak memiliki fitur yang kuat, karena Zoom menawarkan kemampuan video dan audio, perekaman, dan berbagi layar berkualitas tinggi.
Bukan itu saja; Anda juga dapat menggunakan fitur Latar Belakang Virtual Zoom untuk mengubah latar belakang Anda, yang dapat bermanfaat jika Anda memiliki ruang kerja yang berantakan. Zoom juga mendukung integrasi dengan alat produktivitas populer lainnya seperti Slack, Google Calendar, dan Asana, membuatnya lebih mudah untuk menciptakan lingkungan virtual yang kolaboratif.
2. Mesin tenun untuk Rapat Asinkron
Apa yang terjadi jika Anda tidak dapat mengumpulkan semua orang pada waktu yang sama untuk rapat online? Ini adalah salah satu yang paling tantangan umum pekerjaan jarak jauh dihadapi oleh tim yang bekerja di zona waktu yang berbeda.
Solusi efektif untuk masalah ini adalah mengadakan rapat asinkron, yang tidak mengharuskan orang untuk online pada waktu yang sama. Selain itu, rapat online asinkron biasanya lebih produktif karena Anda dapat memberikan lebih banyak pertukaran pemikiran dan berdiskusi tanpa gangguan.
Untungnya, ada beberapa alat komunikasi video asinkron dapat Anda gunakan untuk rapat virtual Anda. Salah satunya adalah Loom, yang memungkinkan Anda merekam video dan membaginya dengan tim sesuai keinginan Anda. Ini ideal untuk membuat tutorial langkah demi langkah atau mengirim umpan balik ke anggota tim tanpa harus menjadwalkan rapat.
3. Krisp untuk Menghilangkan Kebisingan Latar Belakang Selama Rapat
Kebisingan latar belakang menghambat produktivitas tempat kerja dalam beberapa cara, terutama selama pertemuan virtual. Baik itu gonggongan anjing Anda, bayi yang menangis, konstruksi di luar jendela Anda, atau rekan kerja yang berbicara di latar belakang, kebisingan dapat menjadi gangguan selama rapat virtual.
Krisp adalah alat peredam bising luar biasa yang didukung AI yang dapat meningkatkan produktivitas rapat online Anda dengan menghilangkan kebisingan latar belakang yang tidak diinginkan. Anda dapat menggunakan Krisp untuk memastikan suara Anda jernih, meminimalkan gangguan, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif.
Selain itu, Krisp kompatibel dengan beberapa alat komunikasi online terpopuler, termasuk Microsoft Teams, Zoom, Skype, dan lainnya.
4. Camo untuk Menggunakan Smartphone Anda sebagai Webcam
Setelah memecahkan tantangan pendengaran dalam bentuk kebisingan latar belakang, mari alihkan perhatian kita ke masalah visual umum selama rapat virtual. Kebanyakan orang menggunakan komputer dengan webcam bawaan di bawah standar untuk konferensi video. Camo adalah alat yang sempurna jika Anda ingin meningkatkan kualitas panggilan video dan terlihat lebih profesional selama rapat daring.
Jika Anda terbiasa dengan Kamera Kontinuitas Apple, yang memungkinkan pemilik Mac menggunakan iPhone mereka sebagai kamera web, Camo melakukan hal yang sama untuk pengguna macOS, Windows, iOS, dan Android. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengunduh Camo di ponsel cerdas dan komputer Anda dan memasangkan kedua perangkat menggunakan kabel USB atau melalui koneksi nirkabel dengan memindai kode QR.
Setelah Anda memasangkan perangkat, Anda dapat menyesuaikan pengaturan berdasarkan preferensi Anda dan mulai menggunakannya dengan aplikasi konferensi video populer seperti Zoom untuk rapat online Anda.
5. Kalender untuk Menjadwalkan Rapat
Jadi, bagaimana Anda sering membuat kolega atau klien Anda bergabung dengan rapat online Anda? Kami yakin Anda menghabiskan banyak waktu mengirim email atau menelepon untuk mencari tahu waktu yang paling cocok untuk semua orang. Calendly adalah alat penjadwalan rapat online yang efektif yang dapat membantu Anda mengotomatiskan proses penjadwalan, sehingga Anda dapat berfokus pada pertukaran yang produktif dengan klien atau kolega Anda.
Menjadwalkan rapat dan tugas menggunakan Calendly sederhana. Yang perlu Anda lakukan hanyalah membuat jenis acara, dari pertemuan satu lawan satu hingga pertemuan grup. Pilih nama, lokasi, deskripsi, durasi, dan tanggal untuk acara tersebut.
Setelah memasukkan semua detail yang diperlukan, Anda dapat membagikan tautan melalui email dengan orang yang Anda undang agar mereka dapat memilih waktu terbaik berdasarkan ketersediaan Anda. Ini beberapa Kiat Calendly untuk membantu Anda menjadi lebih baik dalam penjadwalan.
6. Otter.ai untuk Merekam Rapat Anda
Salah satu cara terbaik untuk memastikan rapat online Anda produktif adalah dengan mencatat semua poin penting yang didiskusikan selama sesi. Namun, mencatat secara manual selama sesi aktif dapat menjadi tantangan, terutama selama rapat yang panjang atau saat mendengarkan pembicara yang cepat. Di situlah Otter.ai bisa berguna.
Otter adalah asisten rapat bertenaga AI yang merekam audio dan mentranskrip ucapan menjadi teks secara real-time. Anda dapat menggunakan Otter untuk merekam rapat online saat Anda tidak ada, membuat ringkasan, merekam slide ke dalam catatan Anda, dan menemukan informasi yang relevan dengan mencari kata kunci.
Dengan Otter, Anda dapat fokus untuk membuat rapat virtual Anda lebih menarik dan produktif sambil memberi Anda catatan dan transkripsi yang dibuat oleh AI.
7. Trello untuk Mengubah Catatan Rapat Menjadi Tugas yang Dapat Ditindaklanjuti
Rapat berfungsi sebagai platform bagi orang untuk bertukar ide dan mendiskusikan strategi dan solusi. Tapi apa yang terjadi setelah pertemuan selesai? Bagaimana Anda memastikan bahwa semua rencana dan strategi yang dibahas dalam rapat diubah menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti? Kamu bisa gunakan Trello untuk mengatur proyek Anda.
Trello adalah alat manajemen proyek bergaya Kanban yang dapat membantu Anda mengatur tugas pribadi dan profesional. Ini adalah alat yang ideal untuk tim yang menginginkan ikhtisar visual proyek dengan membuat Papan untuk setiap proyek dan Kartu-kartu untuk tugas-tugas tertentu dalam proyek.
Anda kemudian dapat mengatur tanggal jatuh tempo, menugaskan tugas ke anggota tim, dan melampirkan file yang terkait dengan tugas tersebut. Ini mengubah catatan rapat Anda menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti dengan mudah.
Tanpa alat yang tepat, rapat online Anda dapat dengan cepat menjadi kekacauan kalender dan acara yang membuang-buang waktu. Namun, Anda dapat menggunakan alat ini untuk mengotomatiskan tugas berulang, merekam dan meringkas percakapan, dan mengubah catatan rapat menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti, antara lain. Semua ini akan membantu Anda memaksimalkan rapat tim virtual dan memastikan rapat tersebut menarik dan produktif.
