Kita semua pernah ke sana. Bekerja selama beberapa hari terakhir pada presentasi PowerPoint yang seharusnya tidak memakan waktu lebih dari beberapa jam. Dan setiap kali Anda merasa hampir menyelesaikannya, Anda menemukan informasi atau gambar lain yang harus Anda tambahkan.
Sebenarnya, menyusun presentasi PowerPoint tidak harus menghabiskan waktu. Itulah mengapa kami menyusun daftar kiat untuk menghemat waktu Anda saat mengerjakan presentasi berikutnya.
1. Rencanakan Presentasi Anda
Anda dapat mulai menghemat waktu saat mengerjakan presentasi, bahkan sebelum Anda membuka PowerPoint. Anda dapat menggunakan apa saja mulai dari aplikasi teks ke suara hingga selembar kertas sederhana untuk menguraikan konten dan desain slide Anda. Pikirkan gagasan umum yang ingin Anda sampaikan dan siapa audiens Anda.
Bahkan jika Anda pernah melakukan ini sebelumnya, perencanaan ke depan akan membantu Anda mengetahui apakah Anda harus menambahkan garis waktu, membuat bagan pai, atau menambahkan video.
2. Ubah Dokumen Word Menjadi Presentasi PowerPoint
Alih-alih menyusun informasi yang sama dua kali, Anda bisa mengubah dokumen Microsoft Word menjadi presentasi PowerPoint. Alat ini tidak sempurna karena Anda perlu memformat dokumen Word dengan benar, tetapi dapat menghemat waktu saat mengedit presentasi Anda.
3. Gunakan Templat PowerPoint
Salah satu cara paling efisien untuk menghemat waktu saat mengerjakan presentasi PowerPoint adalah dengan menggunakan template. Dengan cara ini, presentasi Anda akan memiliki desain yang kohesif karena template berisi font, efek, latar belakang, tata letak, dan bahkan konten. Anda dapat mengakses template PowerPoint dengan membuka Berkas > Baru.
Bagian terbaiknya adalah Anda dapat mempersonalisasi templat dan menyimpannya untuk digunakan di masa mendatang. Anda bahkan dapat menyertakan template PowerPoint di merek pribadi atau bisnis Anda. Jika Anda tidak dapat menemukan apa pun yang Anda suka, dan Anda ingin presentasi Anda menonjol, Anda bisa temukan template presentasi PowerPoint animasi online gratis.
4. Gunakan Slide Master
Menggunakan master slide adalah metode yang bagus untuk memastikan bahwa semua slide akan memiliki desain yang seragam. Dan Anda dapat dengan cepat mengubah keseluruhan desain presentasi Anda dengan mengedit slide master. Selain itu, slide master adalah alat yang hebat untuk membuat presentasi yang mengesankan.
Jika Anda sering harus menggunakan perintah yang sama, Anda dapat menambahkannya ke toolbar PowerPoint untuk mengaksesnya lebih cepat. Inilah cara Anda melakukannya:
- Buka Mengajukan menu dan pergi ke Pilihan.
- Di jendela Opsi PowerPoint, klik Bilah Alat Akses Cepat.
- Mengatur Pilih perintah dari ke Semua perintah jika Anda tidak yakin di kategori mana alat yang Anda perlukan disertakan.
- Pilih perintah pilihan Anda.
- Klik Menambahkan> Oke untuk menambahkannya ke toolbar.
6. Duplikat Objek
Cara tradisional untuk menduplikasi objek di PowerPoint adalah dengan memilihnya, tekan Ctrl + C lalu tempel. Kerugian dari metode ini adalah Anda tidak memiliki kendali nyata atas tempat PowerPoint menempatkan objek yang digandakan. Jadi, inilah cara Anda dapat mengontrol objek duplikat dengan lebih baik.
tekan terus Ctrl (atau CMD) dan pilih objek yang ingin Anda gandakan. Lalu, seret ke tempat salinan seharusnya. Metode ini bahkan berfungsi dengan banyak objek dan slide.
7. Pindahkan Objek dengan Satu Piksel
Berapa kali Anda kesulitan memposisikan ulang suatu objek, terutama jika objek itu kecil, dan Anda memiliki mouse yang terlalu sensitif? Jika Anda ingin sedikit memindahkan objek, pilih dan tekan salah satu tombol panah. Ini akan memindahkan objek sebanyak satu piksel ke arah yang dipilih.
8. Belajar Menemukan Objek dengan Cepat
Jika Anda telah menambahkan banyak objek ke presentasi PowerPoint Anda, Anda mungkin kesulitan menemukan salah satunya. Saat Anda tumpang tindih, mengelompokkan, atau mengirim objek ke belakang, semakin sulit untuk memindahkannya.
Jika Anda ingin menemukan objek dengan cepat, gunakan Tab kunci untuk menggilirnya. Jika objek yang ingin Anda pilih termasuk dalam grup, pilih grup terlebih dahulu, lalu tekan Tab. Dengan cara ini, Anda hanya akan menggilir objek yang termasuk dalam grup itu.
9. Ubah Tampilan Default
Tampilan default PowerPoint diatur ke Normal. Namun jika Anda terbiasa menggunakan pengaturan yang berbeda, Anda mungkin kesulitan menyusun presentasi PowerPoint Anda. Inilah cara Anda dapat mengubah tampilan default PowerPoint:
- Buka Mengajukan menu dan pergi ke Pilihan.
- Dari menu sebelah kiri, klik Canggih.
- Dalam Menampilkan bagian, buka Buka semua dokumen menggunakan tampilan ini dan pilih opsi pilihan Anda.
- Klik OKE.
10. Gunakan Pintasan Keyboard
Tidak dapat disangkal bahwa menggunakan pintasan keyboard akan mempercepat prosesnya, apa pun yang Anda lakukan. Bahkan mengetahui beberapa pintasan untuk alat yang paling umum akan menghemat waktu Anda, karena Anda tidak perlu membuka tab PowerPoint setiap saat. Jika Anda pengguna Windows, ada banyak Pintasan keyboard PowerPoint yang perlu diketahui.
11. Gunakan Add-in PowerPoint
Add-in adalah program tambahan yang didesain untuk menambahkan fitur atau perintah baru ke aplikasi Office Anda. Ada banyak add-in gratis online yang dapat membantu Anda menyisipkan gambar dengan cepat, membuat kode QR, atau membuat presentasi lebih interaktif secara keseluruhan.
12. Ulangi Perintah Terakhir
Ada cara cepat untuk menggunakan perintah terakhir berulang kali, dan bagian terbaiknya adalah ini berfungsi di semua aplikasi Office.
Untuk menggunakan perintah terakhir, cukup tekan F4. Namun, jangan biarkan ingatan otot Anda mengesampingkan niat Anda, dan tekan secara tidak sengaja Alt + F4 karena Anda mungkin harus memulihkan file yang belum disimpan.
13. Daur ulang Presentasi Lama
Jika Anda kekurangan waktu, dan Anda harus membuat presentasi PowerPoint yang bagus, Anda dapat menggunakan pekerjaan sebelumnya. Alih-alih memulai dari awal, Anda dapat mengedit salinan presentasi lama.
Namun, ini tidak berarti presentasi Anda akan identik dengan yang lama. Anda dapat mengubah template, menetapkan tema warna baru, dan menambahkan beberapa animasi lagi untuk tampilan yang lebih segar.
Jangan Buang Waktu di PowerPoint
PowerPoint hadir dengan banyak alat dan trik yang dapat membantu Anda menghemat waktu saat mengerjakan slide. Ada beberapa alat, seperti master slide, add-in, atau template, yang harus Anda gunakan sejak awal.
Sekarang setelah Anda menyelesaikan presentasi Anda dengan banyak waktu tersisa, Anda dapat menggunakan pelatih pembicara PowerPoint untuk melatih keterampilan presentasi Anda.
