6 Template Prioritas Gratis Terbaik untuk Proyek Anda

Apakah Anda terkadang merasa seperti sedang berenang di lautan proyek dan tidak tahu bagaimana memprioritaskan pekerjaan Anda? Anda dapat membuat semua proyek Anda terlihat dan tujuan jangka panjang Anda jelas dengan prioritas proyek template, sambil mendapatkan akses cepat ke deskripsi tugas, pencapaian proyek, dan kesuksesan kritis faktor.

Mulai setiap proyek dengan langkah yang tepat menggunakan templat unik ini untuk rapat awal proyek, serta menetapkan prioritas untuk tujuan dalam urutan kepentingan, dan banyak lagi.

1. Prioritas Ide: Matriks Prioritas Tindakan oleh Someka

Matriks Tindakan-Prioritas, atau dikenal sebagai Matriks Dampak-Usaha, adalah alat sederhana yang membantu menyelaraskan tim di sekitar gagasan yang paling penting. Bagus untuk pemula, bisnis kecil, dan organisasi nirlaba, template dengan mudah memberi peringkat ide berdasarkan pertimbangan penting seperti staf, sumber daya, momentum, biaya, dan upaya keseluruhan dan dampak.

Template disusun ke dalam matriks upaya dan dampak/kepentingan, yang memberi peringkat setiap ide berdasarkan keberhasilannya menjadi salah satu dari empat skenario (Usaha Tinggi-Dampak Tinggi, Upaya Rendah-Dampak Tinggi, Upaya Tinggi-Dampak Rendah, atau Upaya Rendah-Rendah Dampak). Kerangka kerja ini akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat tentang di mana harus menempatkan waktu dan sumber daya Anda.

Unduh:Someka (Gratis, tersedia sebagai file Excel)

2. Prioritas Sasaran: Lembar Kerja Sasaran SMART oleh Vertex42

Pengaturan PINTAR Tujuan tidak hanya membantu Anda membentuk rencana jangka panjang tetapi juga memungkinkan Anda untuk memberikan pekerjaan terbaik Anda ke dalam proyek Anda yang paling ambisius. Ini menawarkan cara yang hemat biaya untuk membantu Anda memenuhi tujuan dan sasaran organisasi Anda.

A PINTAR tujuan harus mencakup semua hal berikut:

Spesifik: Tujuan harus didefinisikan dengan baik dan dinyatakan dengan jelas.

terukur: Harus ada cara pasti untuk mengukur apakah Anda telah mencapai tujuan, dalam hal metrik keberhasilan yang dapat diukur.

Dapat dicapai: Anda perlu memastikan bahwa tujuan tersebut bukan tidak mungkin untuk diselesaikan.

Relevan: Tujuannya harus realistis dan relevan dengan tujuan proyek Anda.

Dibatasi waktu: Sasaran harus terikat waktu dan mencakup tanggal target untuk penyiapan dan penyelesaian.

Gunakan template ini untuk membuat rencana untuk mencapai tujuan proyek. Ini adalah cara yang bagus untuk mencatat tujuan jangka pendek dan jangka panjang, tenggat waktu, ukuran keberhasilan, referensi, atau sumber daya yang digunakan, dan kekuatan serta keterampilan yang digunakan untuk memenuhi tujuan proyek.

Unduh: Vertex42 (Gratis, tersedia sebagai file Excel)

3. Prioritas Alur Kerja: Template Matriks Eisenhower oleh Someka

Dikonseptualisasikan oleh mantan Presiden AS Dwight D. Eisenhower, Matriks Eisenhower adalah cara yang bagus untuk mengatur dan memprioritaskan proyek Anda. Matriks Eisenhower, juga dikenal sebagai Matriks Mendesak/Penting, adalah alat yang mengatur tugas ke dalam empat kategori berdasarkan urgensi dan kepentingan. Empat kategori tugas tersebut adalah:

• Tugas mendesak dan penting adalah hal-hal yang mendesak dan penting dan harus segera ditangani, seperti prioritas, keadaan darurat, dan tenggat waktu.
• Tidak mendesak, tetapi tugas penting adalah barang-barang yang penting tetapi tidak menjadi prioritas, seperti menulis jurnal, kegiatan belanja, dll.
• Tugas yang mendesak, tetapi tidak penting adalah kegiatan yang belum tentu penting tetapi mendesak seperti panggilan telepon, SMS, email, dll., yang akan Anda tanggapi saat ada kesempatan.
• Tidak mendesak, bukan tugas penting termasuk tugas-tugas yang tidak mendesak atau penting karena mereka tidak akan membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Ini memberikan kerangka kerja untuk merencanakan urutan kegiatan, sehingga memastikan bahwa Anda mengerjakan hal yang benar pada waktu yang tepat. Anda dapat menganalisis tugas prioritas, menghindari tugas yang tidak perlu, mengurangi gangguan, dan juga bersiap untuk kemungkinan.

Unduh: Someka (Gratis, Tersedia sebagai file Excel)

4. Prioritas Insiden: Matriks Prioritas Insiden oleh Smartsheet

Sebuah insiden adalah peristiwa mengganggu yang mempengaruhi pencapaian tujuan proyek. Insiden dapat terjadi kapan saja, mulai dari pemadaman listrik berkepanjangan yang disebabkan oleh bencana alam hingga peralatan atau perangkat lunak yang tidak berfungsi.

Menggunakan matriks prioritas insiden adalah pendekatan terstruktur untuk menangani insiden sambil menangani banyak komponen insiden. Ini biasanya merupakan alat yang sangat berharga untuk mengelola permintaan layanan TI.

Setiap organisasi memiliki prioritas yang berbeda untuk risiko dan pemulihan bencana. Gunakan template untuk menetapkan warna prioritas pada setiap permintaan layanan, berdasarkan apakah permintaan tersebut merupakan penting, kritis, sedang, atau insiden kecil, dan kemudian lacak kemajuan melalui organisasi Anda alur kerja.

Dengan sistem yang mudah digunakan untuk menandai insiden dan bidang terstruktur untuk menyimpan informasi yang relevan—Anda dapat fokus pada resolusi yang lebih cepat sambil memastikan bahwa pelanggan Anda puas.

Unduh: Lembar Cerdas (Gratis, Tersedia sebagai template Excel)

5. Prioritas Produk: Template RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) oleh Intercom

NS NASI model membantu Anda dan tim Anda mengevaluasi prioritas suatu inisiatif. Metodologi ini sangat bagus untuk memberikan kejelasan seputar arah fitur produk, memungkinkan tim untuk membuat keputusan yang lebih baik di awal proses.

Di bawah kerangka, Mencapai ditentukan oleh persentase prospek yang dapat menggunakan produk Anda, biasanya diukur dalam istilah "transaksi per bulan" atau metrik serupa lainnya. Langkah selanjutnya adalah mengevaluasi dampak set fitur, ditindaklanjuti oleh pengguna Anda. Berdasarkan wawasan yang Anda kumpulkan, Anda akan dapat memprioritaskan satu dari yang lain. Ini mengarahkan Anda untuk berinvestasi dalam fitur produk yang meningkatkan tingkat konversi atau meningkatkan pengalaman pelanggan.

NS Kepercayaan diri estimator memungkinkan Anda menentukan sistem penilaian kepercayaan untuk mengevaluasi perkiraan tim Anda dan menentukan semacam peringkat konsensus. Alat ini memberi tahu tim apa yang mungkin dan masuk akal, daripada memberi bobot lebih pada pendapat atau ide yang tidak relevan atau tidak jelas.

Ketika datang ke Upaya, proyek Anda kemungkinan akan memakan waktu berbulan-bulan untuk diselesaikan, jadi penting untuk membuat perkiraan waktu dan pekerjaan untuk setiap fase proyek, termasuk desain, pengembangan, dan pengujian. Ini membantu Anda memfokuskan energi Anda untuk menghindari membuang-buang waktu pada kegiatan bernilai rendah yang mengarah pada hasil yang tidak optimal atau hanya "cukup baik".

Unduh:interkom (Gratis, tersedia sebagai file Excel)

6. Prioritas Tugas Harian: Templat Daftar Tugas oleh Smartsheet

Saat Anda mengerjakan banyak proyek, mungkin sulit untuk mengatur tugas Anda setiap hari. Dengan membuat daftar tugas penting yang membuat Anda tetap pada jalurnya, Anda dapat menyelesaikan proyek secara efektif sambil mengatur semua mandat yang diberikan kepada Anda oleh atasan, klien, kolega, dan pemangku kepentingan lainnya.

Terkait: Cara Mengoptimalkan To-Do List Anda Agar Lebih Efisien

Templat daftar tugas ini membantu Anda membuat daftar prioritas tugas yang terlibat dalam proyek Anda, dan melacak tanggal jatuh tempo, pencapaian, dan hasil saat Anda melakukannya. Anda selalu dapat kembali dan menambahkan lebih banyak saat proyek dibuka—atau menghapus atau mengubah tugas jika perlu dimodifikasi. Anda juga dapat membuat sub-tugas nanti, jadi Anda sudah siap jika beberapa tugas Anda terlalu rumit.

Unduh:Lembar Cerdas (Gratis, tersedia sebagai file Excel)

Tingkatkan Prioritas dan Manajemen Proyek

Template prioritas proyek memberikan cara yang jelas dan sistematis untuk mengidentifikasi dan memilih proyek untuk efisiensi dan efektivitas yang lebih besar. Mereka akan mempercepat proses penelitian dan pengembangan setiap proyek dengan menyediakan kerangka kerja kerangka untuk digunakan dengan efek langsung.

Selanjutnya, Anda juga dapat menghindari risiko bias, mendorong kolaborasi, dan memastikan pemilihan proyek dengan prioritas tertinggi untuk sumber daya yang terbatas. Menjaga agar templat ini konsisten dengan semua proyek dijamin akan meningkatkan produktivitas, tingkat keberhasilan proyek, dan kualitas pekerjaan secara keseluruhan.

5 Tips untuk Membuat Proyek Kelompok Mudah

Proyek kelompok bisa jadi sulit, terutama ketika salah satu anggota tidak melakukan bagian mereka. Berikut adalah beberapa cara untuk membuat proyek kelompok tidak terlalu menyakitkan.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis