3 Tips Menulis yang Mudah Diakses untuk Kantor

Di kantor, orang harus dapat memahami apa yang dikomunikasikan kepada mereka, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik. Untuk sebagian besar, ini dilakukan dengan baik, namun, dengan munculnya keragaman di tempat kerja, tidak ada waktu seperti sekarang untuk naik level.

Jika Anda ingin mengetahui cara meningkatkan aksesibilitas email, dokumentasi, dan media kantor tertulis lainnya, berikut kami lihat beberapa kiat tentang cara melakukannya.

Alasan Memiliki Bahan yang Dapat Diakses

Jika Anda membaca ini, alasan Anda untuk meningkatkan aksesibilitas dalam materi tertulis mungkin menjadi lebih inklusif dan merupakan salah satu alasan utama sebagian besar perusahaan mengadopsinya. Ruang kerja yang inklusif menarik perekrutan yang beragam dan mendukung staf yang membutuhkannya.

Telah diketahui dengan baik bahwa ketika lingkungannya tepat, orang-orang dengan kebutuhan belajar tertentu dapat berpikir kreatif dan seringkali unggul. Dimulai dengan bagaimana Anda berkomunikasi adalah dasar untuk ini.

Terkait: Cara Menggunakan Gaya Belajar Anda untuk Memaksimalkan Produktivitas

Namun, aksesibilitas juga merupakan langkah bisnis yang sangat cerdas. Hanya karena Anda tahu apa yang Anda maksud, bukan berarti terjemahannya seperti itu. Jika semua orang mengerti apa yang perlu mereka lakukan dan semuanya masuk akal, itu berarti:

• Lebih sedikit kesalahan
• Meningkatkan kepercayaan diri staf
• Anda menjangkau audiens yang lebih luas
• Tempat kerja yang lebih menarik
• Anda menghemat waktu saat menjelaskan sesuatu

Yang terpenting, ini sangat mudah dilakukan, dan sebenarnya dapat meningkatkan hasil kerja Anda di sepanjang jalan.

1. Menggunakan Bahasa Sederhana

Apakah Anda mengirim email ke audiens yang besar, menulis buletin, atau membuat dokumentasi baru untuk prosedur baru di tempat kerja, tujuannya adalah agar orang lain ikut serta. Dalam hal ini, penggunaan bahasa yang sederhana sangat diperlukan.

Pertama, Anda harus menghindari penggunaan akronim dan jargon dalam teks Anda. Beberapa orang mungkin tidak tahu apa artinya dan bisa menjadi penghalang bagi pemula baru. Mereka juga dapat membuat karyawan merasa dikucilkan dan mengambil dampak keseluruhan dari pekerjaan Anda. Sebaliknya, tulis akronim secara lengkap dan pilih kata-kata yang dapat dipahami semua orang.

Saat menulis kepada audiens, tip yang baik adalah menulis untuk seseorang yang tidak tahu apa pekerjaan Anda. Banyak komunikasi tertulis yang mengabaikan detail penting dan melewatkan langkah-langkah yang diperlukan. Ini terjadi ketika penulis menulis dari tempat pengetahuan, dan mereka secara mental mengisi kekosongan, daripada menuliskannya.

Terkait: Buletin untuk Calon Pengusaha

Dengan teliti dan mempertimbangkan setiap langkah dengan penuh perhatian, Anda dapat menulis penjelasan yang lebih mendalam, dan kecil kemungkinannya membuat karyawan meminta klarifikasi. Misalnya, memberi tahu seseorang apa yang harus dilakukan bisa sangat terbuka, sementara juga memberi tahu mereka apa yang tidak boleh dilakukan membuat instruksi tetap spesifik.

Anda dapat menggunakan contoh jika Anda berjuang untuk menyederhanakan sesuatu, untuk memberikan pekerjaan Anda beberapa aplikasi dunia nyata, juga.

2. Menggunakan Font yang Dapat Diakses

Ada alasan mengapa sebagian besar situs web, aplikasi, dan situs media sosial menggunakan jenis font yang sama, dan itu karena mereka tahu font tersebut menjangkau khalayak yang lebih luas. Aplikasi email dan pesan digital Anda sudah memiliki font default yang mudah dibaca, yang biasanya Arial atau Calibri, dan font ideal yang dapat diakses untuk digunakan untuk semua dokumentasi tertulis.

Teks huruf kecil juga lebih mudah dilihat, jadi jangan menggunakan huruf besar semua, seperti saat menulis judul atau mencoba menekankan sesuatu. Sebagai gantinya, Anda bisa berani kata-kata untuk menarik perhatian orang itu, atau memecah teks.

Selain itu, ukuran font bisa menjadi penting bagi karyawan yang kesulitan melihat teks yang lebih kecil. Teks berukuran 12px atau lebih adalah ideal, dan sering kali menjadi standar untuk materi publik. Lebih kecil dari ini dan Anda berisiko orang tidak dapat membacanya dengan benar. Tentu saja, mereka dapat menggunakan Perbesar berfungsi di komputer mereka jika itu adalah file digital, tetapi jika telah dicetak, ini dapat menimbulkan masalah.

Terkait: Alat untuk Menyinkronkan Microsoft Outlook Dengan Google Kalender

Terakhir, font dan latar belakang harus hitam dan putih, dan jika Anda harus menggunakan warna, biru adalah yang terbaik karena biru adalah warna yang dapat dilihat oleh kebanyakan orang dengan buta warna. Tidak hanya itu, warnanya sederhana yang tidak kontras.

3. Memecah Blok Teks

Pernahkah Anda menerima email atau dokumen yang berisi blok teks terus menerus? Jika sudah, Anda akan tahu bahwa itu bisa membuat Anda tidak nyaman, dan juga bisa sulit bagi banyak orang untuk membacanya. Untungnya, ada beberapa cara cepat dan mudah untuk membuat potongan teks yang mendetail lebih mudah diakses.

Poin-poin dan daftar bernomor adalah alat yang hebat untuk digunakan untuk membuat daftar ide, manfaat, langkah, dan potongan informasi lainnya. Pastikan poin-poinnya singkat dan spesifik, dan Anda akan dapat menyingkat beberapa paragraf menjadi bagian yang mudah dibaca. Itu menjaga perhatian pembaca dan menghemat waktu Anda.

Terkait: Alat Wiki Tim yang Dapat Anda Gunakan untuk Meningkatkan Produktivitas

Cara lain untuk memecah teks adalah dengan menggunakan gambar. Namun, Anda perlu berhati-hati dengan gambar yang Anda gunakan. Gambar apa pun yang Anda gunakan harus melengkapi teks; jika gambar Anda mengandung informasi penting yang tidak disertakan dalam tulisan Anda, Anda dapat mengecualikan atau membingungkan orang. Gambar juga harus menggunakan warna sederhana, dan menghindari warna kontras yang mungkin sulit dilihat orang lain.

Anda mungkin tidak perlu melakukan ini jika itu hanya email yang Anda kirim, tetapi dalam hal ini, mungkin ada gunanya mempertimbangkan apakah satu email itu dapat dipecah menjadi email terpisah jika berisi banyak ide berbeda dan topik. Menyimpan satu topik per email sangat ideal jika ada banyak hal yang harus diselesaikan.

Menjadi Dapat Diakses Membantu Semua Orang

Setiap orang memiliki cara kerja yang berbeda, dan beberapa orang mungkin memerlukan hal-hal tambahan yang tidak dipertimbangkan di sini. Yang penting adalah mendapatkan umpan balik dan mencari tahu apa yang berhasil untuk orang-orang; semakin Anda dapat meningkatkan aksesibilitas komunikasi tertulis Anda, semakin banyak manfaat yang akan Anda lihat.

Jangan terlalu memikirkannya; hanya memulai dan mencobanya. Dengan kiat-kiat ini, Anda akan segera menuju tempat kerja yang mudah diakses, dan orang lain akan menghargai pendekatan perhatian Anda.

4 Tips Menyelesaikan Serah Terima Pekerjaan Profesional

Saat meninggalkan pekerjaan, bagaimana seharusnya Anda serah terima? Berikut adalah beberapa langkah cepat dan mudah untuk menyerahkan beban kerja Anda sebelum Anda memulai pekerjaan baru Anda.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis