6 Software Manajemen Dokumen Terbaik untuk Bisnis

Jika Anda masih menggunakan cara fisik untuk menyimpan file dan kertas, Anda akan kehilangan banyak hal. Menyimpan file secara fisik membutuhkan terlalu banyak ruang penyimpanan. Anda selalu membutuhkan lemari, yang membuat pencarian dan pelacakan file tertentu cukup menantang.

Atau, perangkat lunak manajemen dokumen memungkinkan Anda untuk mengelola jumlah file yang tidak terbatas dengan mudah. Selain itu, mereka relatif lebih aman dan fleksibel, sehingga memudahkan beberapa anggota tim untuk bekerja sama dalam satu dokumen.

Jadi, mari cari tahu perangkat lunak manajemen dokumen apa yang dapat Anda gunakan untuk mengelola file Anda.

1. Bitrix24

Ini adalah platform yang aman untuk menyimpan file pribadi dan kolaboratif Anda. Lebih dari 5 juta pengguna mempercayai mereka di seluruh dunia dan menggunakan perangkat lunak ini untuk mengelola file mereka.

Ini menawarkan tiga jenis penyimpanan yang berbeda untuk dokumen Anda:

• drive saya: Anda dapat menyimpan file pribadi Anda di sini.
• Drive grup: Ini yang terbaik untuk kolaborasi tim pelajar dan bisnis kecil.
instagram viewer
• Drive perusahaan: Yang ini terbaik untuk perusahaan dengan banyak karyawan.

Selain itu, Anda dapat memilih untuk simpan dokumen Anda di cloud atau penyimpanan di tempat, tergantung kebutuhan Anda. Dan navigasikan melalui beberapa file dengan mengetikkan nama mereka atau deskripsi singkat tentang mereka. Semuanya disimpan di pustaka dokumen.

Anda juga dapat menyukai dokumen untuk menyimpannya di bagian atas hasil pencarian untuk akses cepat. Alat ini juga memungkinkan Anda untuk menambahkan komentar ke dokumen dan menyimpan beberapa versi dokumen dengan riwayat pengeditan. Itu membuatnya lebih mudah untuk melacak perubahan di masa depan. Plus, Anda juga dapat menggunakan aplikasi yang berbeda untuk mengedit dokumen Anda.

Untuk tujuan keamanan, Bitrix24 memungkinkan Anda untuk mengunci dokumen Anda dengan mengklik tombol kunci. Itu membuat dokumen tidak dapat diakses oleh orang lain. Perangkat lunak ini memiliki versi gratis dan berbayar. Anda bisa mendapatkannya berdasarkan kebutuhan Anda.

2. Kabinet eFile

Baik Anda seorang pelajar, kontraktor kecil, atau memiliki perusahaan besar dengan banyak karyawan, Anda dapat menggunakan alat ini untuk menyimpan dan mengatur data dan file Anda. Ini memungkinkan Anda untuk mencari file hanya dengan mengetikkan namanya di bilah pencarian.

Anda juga bisa mendapatkan akses cepat ke file tertentu dengan menyimpannya dalam portofolio dan mengotomatiskan alur kerja dengan perangkat lunak ini, karena secara otomatis file dokumen yang Anda unggah. Ini memungkinkan penyimpanan di tempat dan berbasis cloud.

Selain itu, Anda tidak perlu menyimpan aplikasinya di semua perangkat Anda. Anda dapat mengakses file Anda dari mana saja di dunia menggunakan browser web. Namun, hanya orang-orang tertentu dengan kata sandi yang dapat mengakses data untuk tujuan keamanan. Izin diberikan kepada karyawan berdasarkan peran mereka.

Semua file yang Anda bagikan dienkripsi, dan Anda harus melaluinya otentikasi dua faktor. Untuk kenyamanan lebih, Anda juga dapat mengatur IP atau otentikasi berbasis lokasi.

Selain itu, jika Anda adalah perusahaan atau pengusaha tunggal, Anda akan senang mengetahui bahwa perangkat lunak ini juga memungkinkan penandatanganan kontrak. Untuk memudahkan pekerjaan Anda, Anda dapat mengintegrasikan perangkat lunak dengan aplikasi pihak ketiga seperti DocuSign, Salesforce, dan Microsoft Office.

3. google Drive

Dengan lebih dari 1 miliar pengguna aktif bulanan dan 6 juta pengguna berbayar, Google sejauh ini merupakan solusi penyimpanan file paling populer. Orang-orang menggunakannya untuk penyimpanan file pribadi, tim, dan perusahaan.

Ini memungkinkan integrasi tanpa batas dengan aplikasi berbasis cloud. Plus, ini mendukung banyak format, sehingga Anda dapat menyimpan file Anda tanpa mengubah jenisnya—misalnya, PDF, Word, dan lainnya. Mencari dokumen di Google Drive Anda juga nyaman. Cukup ketik namanya, dan itu dia!

Ini menyediakan ruang bersama untuk anggota tim. Namun, data tetap tidak dapat diakses oleh orang luar karena fitur Pencegahan Kehilangan Data (DLP).

Perangkat lunak ini memungkinkan Anda untuk menyimpan dokumen Anda dan membuat, melihat, dan mengeditnya juga. Plus, jika Anda mengedit dokumen tersebut menggunakan alat ini, riwayat perubahan yang dibuat akan disimpan. Dengan cara ini, Anda tidak perlu menyimpan beberapa versi file. Semuanya disimpan dalam satu dokumen.

Google Drive menyediakan penyimpanan gratis hingga 15 GB untuk semua penggunanya. Jika Anda membutuhkan penyimpanan lebih dari ini, Anda harus mendapatkan paket premium.

4. Pertemuan

Ini adalah alat berbagi file berbasis cloud yang hebat lainnya yang memungkinkan Anda menyimpan dan mengatur file Anda. Lebih 130.000 pengguna seluruh dunia mempercayai platform ini dengan dokumen dan file mereka.

Anda dapat mengatur dokumen Anda dalam dua cara dengan perangkat lunak ini:

• halaman: Anda dapat membuat dan mengedit halaman dan mendiskusikannya dengan karyawan Anda.
• Spasi: Semua halaman Anda disimpan di sini. Baik itu untuk individu, anggota tim, atau proyek lainnya.

Alat ini menawarkan fitur-fitur canggih untuk mencari dan mengambil dokumen Anda, lebih dari 75 template yang dapat disesuaikan, dan fitur komentar dan pengeditan. Plus, jika ada orang di tim yang menugaskan tugas ke anggota tim lain, mereka akan diberi tahu untuk tindakan tepat waktu.

Selain itu, Anda dapat mengontrol izin dokumen dan mengelola siapa yang dapat mengaksesnya dalam tim. Gratis hingga 10 pengguna. Untuk apa pun di atas itu, Anda harus membeli versi premiumnya.

5. SharePoint Online

Dengan lebih dari 190 juta orang memiliki akses ke fitur SharePoint Online, ini adalah alat Microsoft yang memungkinkan Anda untuk mengatur dokumen, tim, dan alur kerja.

Selain menyimpan file Anda, Anda dapat membuat dan mengedit dokumen menggunakan alat ini dan menggunakannya untuk berkolaborasi dengan beberapa anggota tim. Ini memungkinkan Anda untuk memperbarui metadata file, memungkinkan pencarian cepat.

Dengan cara ini, jika Anda lupa nama file atau memiliki beberapa file dengan nama yang hampir sama, Anda dapat menemukan dokumen hanya dengan mengetikkan beberapa kata yang tertulis di metadata. Alat ini juga tersedia untuk aplikasi seluler. Namun, Anda harus berlangganan $5 per bulan untuk menggunakannya.

6. Pelacak Kertas

Perangkat lunak manajemen dokumen lain dalam daftar adalah Paper Tracer. Ini dibuat untuk bisnis tingkat kecil, menengah, dan perusahaan.

Ini membantu Anda mengotomatisasi kontrak Anda, mendigitalkan dokumen, dan melacak dan melaporkan semua file yang disimpan. Plus, ini sesuai dengan HIPAA, yang berarti mengikuti undang-undang keamanan dan mencegah kebocoran data apa pun. Ini juga menyediakan fasilitas tanda tangan elektronik. Oleh karena itu, ini adalah alat yang hebat untuk perawatan kesehatan, hukum, atau bisnis apa pun yang menyelesaikan proyek berdasarkan kontrak.

Perangkat lunak ini menawarkan solusi alur kerja ujung ke ujung dan menawarkan implementasi berbasis cloud. Ini adalah alat yang bagus untuk usaha kecil dengan hingga 10 karyawan dan perusahaan menengah dengan 100 karyawan atau lebih.

Pilih Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Anda

Jika Anda masih menyimpan file Anda secara fisik dan mengalami semua masalah, inilah saatnya untuk berhenti.

Daftar ini menawarkan beberapa perangkat lunak yang menyediakan banyak penyimpanan gratis. Mulailah dengan ini dan buat lebih mudah untuk menyimpan, mengatur, dan mengelola file Anda dengan kolaborasi dari banyak anggota tim.

10 Alat Terbaik untuk Mentranskripsi Rapat Video ke Dokumen yang Dapat Dibagikan

Aplikasi transkripsi memungkinkan Anda mengonversi file audio dan video menjadi teks yang dapat Anda bagikan. Berikut adalah beberapa alat terbaik yang dapat Anda gunakan untuk itu.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis