Cara Membuat Kotak Masuk Kolaboratif di G Suite

Jika tim Anda perlu mengelola email masuk yang sama, Anda dapat menggunakan Kotak Masuk Kolaboratif dari G Suite untuk menambahkan beberapa pengguna ke akun yang sama. Fungsi ini memungkinkan beberapa anggota tim untuk menjaga kotak masuk yang sama secara bersamaan.

Berikut cara membuat Kotak Masuk Kolaboratif Anda sendiri, menggunakan semua fitur, menetapkan anggota tim, dan memberikan izin khusus semua dari akun G Suite Anda.

Apa itu Kotak Masuk Kolaboratif di G Suite

Kotak masuk kolaboratif di G Suite memungkinkan sekelompok individu untuk mengakses, memelihara, dan mengelola kotak masuk email yang sama. Ini dapat bermanfaat bagi perusahaan dan organisasi yang membutuhkan seluruh tim pemasaran atau penjualan mereka untuk menjawab email serupa.

Ini cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas dengan mendorong online kolaborasi kerja tim melalui alat Google untuk membuat alur kerja yang efisien.

Misalnya, jika perwakilan penjualan Anda terus-menerus menerima email tentang kemungkinan kemitraan, Anda dapat menugaskan semua orang untuk memantau kotak masuk yang sama. Siapa pun dapat menanggapi dan mengelola email yang masuk.

Anda juga dapat menyiapkan Kotak Masuk Kolaboratif jika Anda bekerja di sekolah yang menerima email dari orang tua sehingga setiap guru dapat menanggapi email tersebut. Setiap anggota yang memiliki hak izin dapat mengklaim email untuk dirinya sendiri atau memberikannya kepada anggota grup lain.

Google Workplace bukan satu-satunya alat kolaborasi untuk digabungkan dengan Gmail, tetapi paling efisien jika Anda sudah memiliki G Suite.

Anda dapat menggunakan alat ini untuk menandai email tertentu, yang membantu mengatur kotak masuk Anda dan mempermudah pencarian email lama. Jika Anda menjual produk, menandai semua email dengan produk spesifik tersebut akan membantu orang lain menemukannya.

Sebelum Anda dapat memiliki Kotak Masuk Kolaboratif, Anda perlu menyiapkan Google Grup dan menambahkan anggota.

Cara Membuat Grup Google dan Menambahkan Anggota

Untuk mulai mengelola dan mengakses Kotak Masuk Kolaboratif, Anda harus membuat grup terlebih dahulu. Ini akan memungkinkan Anda untuk mulai menambahkan anggota ke Kotak Masuk Kolaboratif Anda.

1. Masuk ke Google Grup.
2. Klik Membuat grup.
3. Memasukkan info dan pilih pengaturan.
4. Klik Membuat grup.

Setelah Anda menyiapkan grup, Anda dapat mulai mengundang orang ke grup melalui email, menambahkan mereka langsung ke grup Anda, atau persetujuan dari orang yang melamar.

Mengirim undangan mengirimkannya langsung ke kotak masuk penerima untuk mengonfirmasi bahwa mereka ingin bergabung dengan grup. Menambahkan anggota ke grup secara langsung membutuhkan alamat email mereka. Ini akan menambahkan anggota setelah pengiriman.

Dengan membuat grup dan menambahkan anggota, Anda akan dapat memiliki Kotak Masuk Kolaboratif yang berfungsi penuh. Satu-satunya hal yang menahan Anda adalah kebutuhan untuk mengaktifkan fitur tersebut.

Cara Mengaktifkan Fitur Kolaborasi

Untuk membuat kotak masuk kolaboratif untuk anggota yang sudah ada, Anda perlu mengaktifkan fitur kolaboratif terlebih dahulu. Tetapi sebelum Anda mengikuti langkah-langkah di bawah ini, pastikan Anda telah mengaktifkan riwayat percakapan untuk Google Grup.

1. Masuk ke Google Grup.
2. Klik nama grup.
3. Klik Pengaturan Grup.
4. Dibawah Aktifkan fitur Google Grup tambahan > Pilih Kotak masuk kolaboratif.

Setelah semua fitur kolaboratif disiapkan, Anda perlu memberikan izin kepada setiap anggota untuk memudahkan mereka mengelola akun.

Cara Menetapkan Izin untuk Anggota Kotak Masuk Kolaboratif

Dengan memberikan izin kepada anggota grup, Anda akan memungkinkan tim Anda untuk dapat melakukan percakapan, tugaskan percakapan, tandai percakapan sebagai selesai, tandai percakapan sebagai duplikat, dan tandai percakapan sebagai tidak ada tindakan dibutuhkan.

Anda dapat menetapkan izin yang berbeda ke grup bergantung pada peran grup default (pemilik, pengelola, anggota), semua orang di organisasi, semua orang di web, atau peran yang dibuat khusus.

1. Masuk ke Google Grup.
2. Klik nama grup.
3. Klik Pengaturan Grup.
4. Klik sakelar ke Nyalakan izin.
5. Pindahkan penggeser dan pilih pengguna mana yang mendapatkan izin.

Anda juga dapat membuat pengecualian di izin Anda untuk mengecualikan anggota tertentu dari setelan izin Anda.

Mengelola Kotak Masuk Kolaboratif G Suite Anda

Kotak Masuk Kolaboratif memungkinkan Anda menetapkan anggota yang berbeda ke grup dan memberi mereka izin khusus sehingga mereka dapat mengelola email Anda secara efektif.

Setiap anggota tim akan memiliki akses ke seluruh kotak masuk dan dapat menetapkan percakapan yang berbeda ke anggota yang berbeda. Sekarang tim Anda telah dibuat, Anda perlu memikirkan tentang menjaga keamanan semua orang di akun.

Google Menambahkan Fitur Keamanan Baru ke G Suite

Semuanya, mulai dari dukungan untuk standar BIMI di Gmail hingga fitur keamanan baru di Chat disertakan dalam pembaruan G Suite ini.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis