9 Kesalahan Umum dalam Manajemen Proyek (dan Apa yang Harus Dilakukan Sebagai gantinya)

Dalam sebuah proyek, bahkan kesalahan kecil bisa menjadi mahal untuk karir Anda. Ini juga dapat menggagalkan proyek dan berdampak negatif pada kinerja Anda selain menghabiskan banyak uang bagi organisasi Anda.

Berikut adalah beberapa kesalahan manajemen proyek umum yang harus Anda hindari dengan cara apa pun.

1. Tidak Mengikuti Metode yang Benar

Proyek yang sukses membutuhkan strategi yang sesuai dengan persyaratan proyek dan kemampuan anggota tim. Untuk mengarahkan proyek menuju kesuksesan, Anda perlu menemukan metodologi manajemen proyek terbaik untuk menjaga agar anggota tetap fokus dan terlibat.

Anda dapat mengevaluasi kekuatan dan kelemahan anggota tim Anda dengan analisis SWOT sebelum mengembangkan strategi. Alat SWOT memungkinkan Anda memilih tujuan untuk proyek dan memasukkan data untuk Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman.

2. Komunikasi yang Tidak Efektif

Kurangnya komunikasi yang efektif adalah salah satu perangkap manajemen proyek utama yang mungkin Anda temui. Selama kesalahpahaman, anggota tim saling menyalahkan; tetapi proyeklah yang akhirnya terhambat.

Untuk menghindari masalah seperti itu, selalu ada komunikasi yang jelas di antara anggota proyek. Menjaga semua orang dalam lingkaran akan sangat membantu untuk mencegah miskomunikasi. Pastikan untuk memberi tahu pemangku kepentingan lainnya tentang setiap perubahan dalam keputusan.

Untuk komunikasi waktu nyata, pilih aplikasi seperti Slack yang mencatat percakapan lengkap. Google Jamboard adalah pilihan ampuh untuk komunikasi audio-video antara anggota tim yang terlibat dalam manajemen proyek.

Terkait: Apa Itu Slack dan Bagaimana Cara Kerjanya?

3. Tidak Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Anda harus memanfaatkan otomatisasi dan alat terprogram untuk mengelola proyek dengan cerdas. Organisasi yang berhasil menerapkan satu atau beberapa aplikasi untuk menyederhanakan manajemen proyek.

Alat manajemen proyek meningkatkan efisiensi sumber daya dan pelacakan kemajuan, terlepas dari ukuran dan jenis proyek. Anda dapat gunakan BuktiHub untuk merencanakan dan melaksanakan proyek melalui papan Kanban, bagan Gantt, pemeriksaan online, dan fitur pelaporan dinamis.

Anda juga dapat mencoba Klik ke atas untuk mengelola proyek atau tugas guna memanfaatkan fitur seperti ketergantungan tugas, tugas berulang, tampilan papan tangkas, dan menetapkan komentar sebagai tugas. Ini juga memungkinkan Anda memilih template yang cocok untuk proyek Anda, dan secara otomatis akan menambahkan tugas yang mungkin.

4. Kurangnya Masukan dari Anggota Tim

Salah satu penyebab utama kegagalan proyek adalah kurangnya dukungan dari anggota tim. Ini mungkin terjadi ketika manajer proyek tidak mendengarkan tim. Atau, ketika tim tidak peduli untuk membuat poin untuk kepentingan proyek, mungkin ada dampak negatif.

Sebelum dan selama proyek, tim harus mengadakan beberapa pertemuan dengan manajer. Ini akan membantu mereka memahami pentingnya proyek dan mendiskusikan strategi dan alur kerjanya.

Jika pertemuan tatap muka tidak memungkinkan, tim dapat bergabung dalam pertemuan virtual melalui Perbesar di mana mereka dapat berpartisipasi dalam jajak pendapat dan mendiskusikan proyek melalui fitur papan tulis. Google Bertemu juga menawarkan fasilitas rapat online dengan fitur-fitur seperti teks langsung otomatis dan lebih banyak kontrol ke penyelenggara rapat.

5. Kurangnya Sumber Daya Terampil

Memilih sumber daya yang tidak berpengalaman dan tidak efisien dapat membahayakan keseluruhan proyek. Seringkali Anda memilih anggota untuk sebuah proyek berdasarkan ketersediaan mereka, bukan berdasarkan keterampilan dan pengalaman mereka pada proyek yang relevan.

Untuk alasan ini, penting untuk memilih dengan bijak anggota tim yang dapat mendorong proyek menuju akhir yang sukses dalam kerangka waktu yang ditentukan. Jika organisasi Anda tidak memiliki tenaga kerja yang diperlukan untuk proyek tertentu, Anda selalu dapat mengalihdayakan orang-orang yang efisien dan berpengalaman dari Kerja keras atau Fiverr.

6. Secara Bersamaan Mengerjakan Banyak Proyek

Mengerjakan banyak proyek sekaligus dapat merugikan Anda dan berdampak negatif pada kualitas dan efisiensi kerja Anda. Untuk menghindari kemacetan, delegasikan semua tugas lain saat mengerjakan proyek besar. Jika Anda harus mengelola lebih dari satu proyek secara bersamaan, gunakan kalender dan aplikasi daftar tugas untuk manajemen tugas.

Google Kalender adalah aplikasi kalender serbaguna yang harus Anda gunakan saat terlibat dalam banyak proyek. Ini memungkinkan Anda menjadwalkan acara kalender dari email dan obrolan, membagikan ketersediaan Anda, dan melihat acara pribadi atau bisnis di satu tempat.

Anda juga dapat menggunakan Todoist untuk memusatkan semua tugas dan mengaturnya dengan benar. Ada cara bebas repot untuk sinkronkan Google Kalender dengan Todoist aplikasi.

7. Estimasi dan Manajemen Waktu yang Tidak Praktis

Sebagai manajer proyek, Anda berkewajiban untuk menjaga agar semua orang tetap pada jalurnya. Dan untuk itu, terkadang Anda mungkin menawarkan garis waktu yang tidak realistis kepada klien dan membebani anggota tim dengan lembur. Dalam skenario lain, kelonggaran Anda kepada tim menyebabkan penundaan proyek. Keduanya berbahaya bagi proyek Anda dan hubungan klien-organisasi.

Menggunakan alat pelacak waktu yang efisien seperti Time Doctor akan membantu Anda melacak produktivitas karyawan dan waktu yang dibutuhkan setiap tugas. Jika proyek Anda melibatkan penagihan berdasarkan jam kerja, Anda dapat menggunakan Tepat waktu untuk membuat catatan kerja yang teliti untuk pembuatan faktur.

8. Micromanaging Tim

Sebagai manajer proyek, Anda tidak boleh mengelola mikro anggota tim Anda. Orang-orang dalam tim mungkin melihat kebiasaan ini sebagai tanda ketidakpercayaan. Ini dapat berdampak negatif pada lingkungan kerja. Menawarkan kebebasan kepada tim Anda akan menginspirasi mereka untuk bekerja dengan rajin dan menciptakan lingkungan yang positif.

Anda dapat gunakan asana untuk menetapkan tujuan di awal proyek dan mendapatkan pemberitahuan setelah tim menyelesaikan tugas tertentu. Kerja tim adalah aplikasi pengelolaan tugas lain yang memungkinkan Anda menetapkan tugas kepada orang lain dan melacak bandwidth dan kapasitas tim untuk delegasi tugas guna menghindari kelelahan.

9. Ketidakmampuan untuk Mengelola Lingkup Proyek

Mengubah ruang lingkup proyek di tengah jalan akan menyebabkan misalokasi biaya dan waktu sementara menempatkan keberhasilan proyek dalam risiko. Bahkan perubahan kecil dapat menunda seluruh operasi.

Untuk menghindari masalah ini, buatlah ruang lingkup yang ditetapkan secara terperinci sejak awal. Untuk memastikan manajemen yang tepat dari hasil proyek, awasi dengan tajam kemajuan proyek. Juga, selalu beri tahu sponsor dengan baik jika ada perubahan ruang lingkup.

Dengan menulis, Anda dapat mengelola alur kerja proyek yang memiliki banyak tugas dan subtugas. Jadwal kerja dan fitur manajemen sumber daya membantu Anda dalam mengelola ruang lingkup proyek tanpa kesulitan apapun.

NTask adalah alat manajemen proyek lainnya yang membuat Anda tetap up-to-date tentang kemajuan proyek dan penggunaan anggaran sehingga Anda dapat memperkirakan setiap perubahan ruang lingkup dalam proyek.

Menghindari Kesalahan Umum untuk Manajemen Proyek yang Sukses

Perencanaan yang tepat, kewaspadaan, dan komunikasi yang transparan memastikan manajemen proyek yang mudah. Cobalah kiat-kiat ini untuk menghindari kesalahan manajemen proyek yang umum dan menyelesaikan proyek tepat waktu.

5 Aplikasi Gantt Chart Gratis Terbaik untuk Manajemen Proyek

Bagan Gantt memungkinkan Anda merencanakan tugas hingga hari ini dan memvisualisasikan kemajuan proyek. Lihat 5 aplikasi gratis ini!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis