Bagaimana Menjadwalkan Rapat dan Tugas Menggunakan Kalender

Menjadwalkan rapat bisa menjadi proses yang tidak praktis. Anda mungkin harus menghabiskan terlalu banyak waktu dan energi untuk berkomunikasi bolak-balik untuk menemukan waktu pertemuan yang tepat.

Untungnya, alat digital intuitif menggantikan proses penjadwalan yang tidak efisien ini dengan metode sederhana yang sensitif waktu. Alat ini disebut Sesuai kalender.

Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui Calendly, cara kerjanya, dan cara memanfaatkannya semaksimal mungkin.

Bagaimana Cara Kerja Kalender?

Jika Anda terbiasa dengan cara menjadwalkan rapat di Microsoft Outlook, Calendly bekerja dengan cara yang hampir sama. Selain Outlook, Calendly juga berfungsi dengan Kalender Google dan Kalender Apple iCloud.

Saat Anda menyinkronkan kalender pribadi dan kerja, Anda dapat membuat jenis acara. Misalnya, Anda mungkin memiliki jenis "rapat 15 menit" dan jenis "rapat 30 menit".

Dari sana, Anda dapat mengirim tautan pemesanan ke klien, rekan kerja, atau teman. Orang-orang ini dapat memilih salah satu jenis acara yang Anda buat sebelumnya dan kemudian memilih waktu bersama Anda. Jangan khawatir — mereka tidak akan memiliki akses ke acara apa yang ada di kalender Anda.

Itulah gambaran singkat tentang cara kerja Calendly. Sekarang mari masuk ke detailnya.

Bagaimana Menambahkan Kalender ke Kalender

Sebelum menyiapkan jenis acara, pastikan kalender Anda sinkron.

Setelah Anda membuat profil Anda, klik Akun di samping gambar profil Anda di kanan atas situs web Calendly. Dari menu tarik-turun, pilih Koneksi Kalender.

Di halaman Koneksi Kalender, cukup klik + Tambahkan Akun Kalender lalu Menghubung di samping jenis kalender yang ingin Anda tambahkan. Sayangnya, paket gratis hanya memungkinkan Anda menyinkronkan satu Kalender.

Pastikan untuk memeriksa bagian konfigurasi juga. Di sini, Anda dapat mengatur kalender mana yang akan diperiksa Calendly untuk menghindari konflik acara. Juga, di bawah Konfigurasi, Anda dapat memilih di kalender mana acara baru akan muncul.

Cara Membuat Jenis Acara di Kalender

Ini sekarang memungkinkan Anda membuat jenis acara baru yang dapat dipesan orang. Untuk memulai, pilih salah satu + Jenis Acara Baru atau + Buat>Jenis acara di beranda Calendly Anda.

Anda akan melihat dua opsi untuk tipe rapat: Satu-satu dan Kelompok. Karena kemungkinan besar akan menggunakan Calendly untuk pertemuan satu lawan satu, itulah yang akan kita bahas di sini. Pilih Membuat di samping Satu-satu.

Selanjutnya, Anda perlu memberikan detail berikut: nama, deskripsi, warna, dan URL spesifik acara tersebut.

Saat memilih lokasi rapat, Anda dapat memilih link Zoom atau Google Meet, panggilan telepon, atau meminta acara ke tempat tertentu.

Anda dapat menambahkan pilihan lokasi sebanyak yang Anda butuhkan. Jika Anda memilih panggilan telepon, Anda dapat memilih apakah Anda atau peserta yang akan memulai panggilan. Setelah Anda menyelesaikan langkah-langkah ini, klik Lanjut.

Di halaman ini, Anda dapat menjadwalkan pertemuan ekspektasi seperti seberapa jauh peserta dapat memesan tempat sebelumnya, durasi rapat, jam berapa Anda tersedia, dan waktu penyangga apa pun yang diperlukan sebelum atau setelah rapat untuk perjalanan atau penutupan hal-hal.

Jika Anda perlu mengatur berapa banyak jenis acara khusus ini yang dapat dipesan dalam sehari, Anda dapat melakukannya di bawah Aturan tambahan untuk bagian ketersediaan Anda.

Terakhir, setelah memilih Berikutnya lagi, pastikan acara Anda disetel ke Di, dan Anda siap untuk mengoperasikannya.

Anda dapat mengubah lebih banyak pengaturan acara, seperti pertanyaan yang harus dijawab oleh undangan saat memesan rapat, bagaimana mereka akan diberitahu, apa yang akan muncul di halaman konfirmasi pemesanan, atau spesifikasi pembayaran (hanya fitur Calendly Pro) sebelum dikembalikan ke akun Anda beranda.

Terkait: Cara Menjadikan Google Kalender Anda Kalender Desktop Windows

Anda dapat membagikan tautan Kalender melalui dua metode. Cara pertama adalah membagikan URL Kalender Anda, yang muncul di bawah gambar profil dan nama Anda di beranda, tempat peserta dapat memesan jenis acara apa pun dengan Anda.

Setelah mereka mengklik link Anda, itu akan mengarahkan peserta ke halaman yang sama seperti di atas. Orang-orang akan dapat memilih jenis acara yang mereka inginkan dan waktu yang tersedia juga.

Opsi kedua adalah membagikan tautan ke hanya satu jenis acara dengan peserta. Untuk melakukan ini, salin tautan atau pilih Bagikan pada jenis acara tertentu di beranda Kalender Anda.

Terlepas dari opsi mana yang Anda pilih, Anda dapat menyalin dan menempelkan tautan Kalender Anda ke email, pesan teks, atau situs web (di bawah Bagikan opsi) dan membagikannya dengan orang-orang sehingga mereka dapat menjadwalkan janji temu dengan Anda.

Cara Memesan Acara Dengan Kalender

Di atas adalah tampilan halaman jenis acara tertentu untuk peserta Anda. Hari yang berwarna abu-abu adalah salah satu dari tanggal yang sudah lewat atau saat Anda tidak tersedia.

Orang tersebut akan dapat melihat ketersediaan Anda dengan memilih hari yang disorot biru dan memilih waktu. Setelah mereka mengonfirmasi waktu, Calendly akan meminta orang tersebut untuk memasukkan detail mereka (nama, email, lokasi, dll.).

Setelah itu, seorang peserta akan menerima email dengan undangan kalender, dan acara tersebut akan muncul di kalender mereka dan kalender Anda.

Terkait: Alat untuk Menyinkronkan Microsoft Outlook Dengan Google Kalender

Dengan Calendly, mudah untuk menjadwalkan rapat dengan lebih efisien. Yang dibutuhkan hanyalah mempelajari proses dasar.

Calendly gratis untuk digunakan, tetapi ada opsi langganan alternatif yang memungkinkan beberapa jenis acara, menghubungkan ke beberapa kalender, menangani pembayaran dari tamu, dan banyak lagi. Anda bisa check out Harga Calendy di sini.

Haruskah Anda Menggunakan Kalender?

Jadi, mungkin Anda bertanya-tanya apakah akan menggunakan Calendly atau tidak. Nah, jika Anda terus-menerus mengalami masalah penjadwalan, maka pasti. Setelah Anda menerapkan jenis acara, Calendly dapat menghemat berjam-jam penjadwalan bolak-balik yang menjengkelkan.

Namun, jika Anda tidak sering menjadwalkan rapat, Calendly dapat menghambat produktivitas Anda. Selain itu, menyiapkan jenis acara Calendly bukanlah penggunaan terbaik waktu Anda saat Anda jarang menjadwalkan rapat.

Namun tetap saja, Calendly hanyalah salah satu alat penjadwalan digital yang ada di pasaran. Jika Calendly tidak memenuhi kebutuhan Anda, Anda dapat mempertimbangkan opsi lain.

6 Alat dan Aplikasi Penjadwalan Rapat Terbaik

Aplikasi penjadwalan memudahkan pengorganisasian rapat. Berikut adalah penjadwal rapat terbaik yang dapat Anda gunakan untuk memutuskan waktu untuk bertemu.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis