Ingin tetap terorganisir dan produktif tanpa perlu repot menggunakan kertas? Pelajari cara membuat perencana digital khusus Anda sendiri di Google Spreadsheet.
Mengatur tugas dan jadwal harian Anda dapat disederhanakan dengan perencana digital. Untungnya, Anda tidak perlu membayar untuk aplikasi khusus atau berkutat dengan program yang terlalu rumit—Google Spreadsheet dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Membuat perencana digital di Google Spreadsheet sangatlah mudah dan lugas. Baik Anda memetakan tugas pribadi atau terkait pekerjaan, aplikasi ini memiliki semua fitur yang Anda perlukan untuk mengatur dan tetap menjalankan tanggung jawab Anda.
Langkah 1: Siapkan Google Sheet
Untuk menyiapkan lembar, kami hanya akan menyimpan baris dan kolom agar sesuai dengan agenda harian dan menghapus sisanya. Anda juga dapat memilih untuk melakukan langkah ini nanti. Begini caranya:
- Buka sebuah lembar Google kosong.
- Pilih kolom pertama yang ingin Anda hapus (untuk contoh ini, kolom H) dan tekan Ctrl + Shift + panah kanan untuk memilih kolom lainnya di sebelah kanan.
- Klik kanan tempat di area yang disorot dan pilih Hapus kolom.
- Pilih baris pertama yang ingin Anda hapus (untuk contoh ini, baris 35) dan tekan Ctrl + Shift + panah bawah untuk memilih sisa baris di bawah.
- Klik kanan tempat di area yang disorot dan pilih Hapus baris.
Langkah 2: Tambahkan Teks ke Perencana Digital
Sekarang, mari tambahkan beberapa teks ke perencana digital. Ini termasuk label untuk header, tanggal, prioritas utama, daftar tugas, catatan, dan slot waktu (untuk menjadwalkan hari).
Untuk perencana digital ini, kami akan menggunakan slot waktu 1 jam mulai pukul 06.00 hingga 22.00. Kami akan menyisipkan kotak centang di samping setiap item yang harus dilakukan, pemilih tanggal, dan mengekstrak nama hari kerja dari tanggal tersebut.
- Tambahkan teks untuk memberi label pada berbagai bagian perencana (seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah).
- Ketik 06.00 di sel B6. Perhatikan bagaimana secara otomatis berubah menjadi 06:00.
- Dengan memilih sel B6, letakkan kursor Anda di sudut kanan bawah sel, sehingga berubah menjadi simbol plus.
- Klik dan seret kursor ke bawah ke sel B22, memperpanjang waktu hingga jam 10 malam.
- Pilih sel pertama yang berisi kotak centang untuk daftar tugas. Pergi ke Menyisipkan tab dan pilih kotak centang dari menu tarik-turun.
- Klik dan seret ke bawah pojok kanan bawah sel untuk menyalin kotak centang ke sel lain.
- Pilih sel untuk menambahkan pemilih tanggal, buka Data tab, dan pilih Validasi data.
- Klik Tambahkan aturan di panel kanan yang muncul.
- Di bawah Kriteria, pilih Apakah tanggal yang valid. Dan jika datanya tidak valid, Tolak masukannya. Klik Selesai untuk menyimpan.
- Pilih sel untuk menampilkan nama hari kerja. Ketikkan rumus berikut untuk mendapatkan nama hari kerja dari tanggal dimana C2 adalah sel dengan pemilih tanggal:
=upper(text (C2, “dddd”))
Jika Anda belum memilih tanggal apa pun, nama hari kerja defaultnya adalah Sabtu (seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas).
Langkah 3: Sesuaikan Tampilan Perencana Digital
Pada titik ini, perencana digital tampak membosankan dan mendasar. Kami akan menerapkan beberapa Kiat pemformatan Google Spreadsheet agar terlihat lebih baik.
Ini termasuk menyesuaikan lebar sel, menggabungkan sel, menerapkan batas, dan menambahkan beberapa warna. Kami juga akan menyembunyikan garis kisi dan mengubah tampilan teks agar terlihat lebih bersih.
- Sesuaikan lebar kolom seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah atau sesuai keinginan Anda.
- Di bagian penjadwalan, pilih sel, klik Perbatasan ikon, dan pilih Semua perbatasan.
- Pilih sel di bagian prioritas utama, klik Perbatasan ikon, dan pilih Batas bawah.
- Klik dan seret dari sudut kanan bawah sel untuk menerapkan batas bawah ke sel lainnya. Lakukan hal yang sama untuk bagian daftar tugas.
- Pilih sel header seperti yang ditunjukkan di bawah ini dan klik ikon Gabungkan sel.
- Ulangi langkah sebelumnya untuk menggabungkan setiap bagian yang disorot di bawah.
- Dengan sel catatan dipilih (seperti yang ditunjukkan di bawah), atur Perataan vertikal ke Atas dan Pembungkusan teks ke Membungkus. Hal ini memastikan bahwa catatan yang Anda masukkan dimulai dari atas dan pas di dalam sel.
- Pergi ke Melihat, Menunjukkan, dan hapus centang Garis kisi untuk menyembunyikannya.
- Pilih sel yang ingin Anda warnai, klik Isi warna ikon, dan pilih warna. Anda dapat memilih untuk melakukannya terapkan warna alternatif ke bagian penjadwalan.
- Pilih sel dengan teks dan ubah font, ukuran font, perataan, dan warnanya.
Langkah 4: Terapkan Pemformatan Bersyarat ke Perencana Digital
Untuk perencana ini, kami akan menerapkan coretan pada tugas yang sudah diselesaikan di bagian daftar tugas. Ini membantu Anda melihat sekilas apa yang telah dilakukan dan apa yang tersisa untuk hari berikutnya.
- Di bawah bagian daftar tugas, sorot sel di sebelah kotak centang.
- Pergi ke Format tab dan pilih Pemformatan bersyarat.
- Di bawah Aturan format, Pilih Rumus khusus adalah.
- Di kotak rumus, ketikkan yang berikut ini untuk mengonfirmasi apakah kotak centang di sel E12 dicentang:
=$E12=True
Karena ini adalah referensi sel relatif, maka sel tersebut akan menyesuaikan secara otomatis agar cocok dengan setiap sel yang disorot. - Atur pemformatan teks menjadi Dicoret tanpa warna isian.
- Klik Selesai untuk menyimpan perubahan.
Inilah cara kerja pemformatan bersyarat.
Tips Memelihara dan Memperbarui Perencana Digital Anda di Google Spreadsheet
Setelah Anda membuat perencana digital di Google Spreadsheet, penting untuk menjaganya tetap teratur dan mudah diperbarui. Berikut beberapa tip praktis untuk dipertimbangkan:
1. Simpan Desain Anda sebagai Templat
Setelah menyempurnakan desain perencana Anda, ganti nama buku kerja Google Sheets menjadi “Templat Perencana Harian”.
Di awal bulan baru, buat salinan templat ini—buka Mengajukan tab dan pilih Buat salinannya. Ini memberi Anda awal yang bersih setiap saat dan memungkinkan Anda menyimpan catatan masa lalu untuk referensi di masa mendatang.
2. Simpan Lembar “Hari 0” di Templat Anda
Tempatkan versi agenda harian Anda yang belum tersentuh di awal buku kerja Anda. Untuk merencanakan hari baru, duplikat lembar “Hari 0”, beri nama dengan tanggal hari itu, dan mulailah merencanakan.
3. Gunakan Kode Warna untuk Kejelasan
Memberi kode warna pada tugas Anda memungkinkan Anda menilai kategori tugas, prioritas, atau kemajuan dengan cepat. Misalnya, untuk kode warna berdasarkan kategori, Anda dapat menggunakan warna biru untuk tugas yang berhubungan dengan pekerjaan, oranye untuk keperluan pribadi, dan merah muda untuk janji atau rapat.
Anda dapat melakukannya secara manual atau menggunakan pemformatan bersyarat untuk mengotomatiskan proses berdasarkan kriteria tertentu.
Tetap Fokus Dengan Perencana Digital Sederhana di Google Spreadsheet
Menggunakan perencana digital di Google Spreadsheet membuat segalanya tetap sederhana, memungkinkan Anda tetap teratur dan fokus. Jadi, setelah Anda memiliki langkah-langkah untuk membuatnya dari awal, terapkan langkah-langkah tersebut untuk membuatnya sendiri. Kunci untuk mencapai tujuan Anda dimulai dari sini.
