Ucapkan selamat tinggal pada kerepotan membuat catatan dan sambutlah peningkatan produktivitas.
Jika Anda bertanggung jawab untuk membuat catatan rapat dan membagikannya dengan tim Anda, Anda pasti tahu betapa sulitnya melacak semuanya saat rapat berlangsung. Anda harus tetap terorganisir, mencatat poin-poin penting, menyempurnakan detail, dan menentukan item tindakan untuk peserta saat berpartisipasi dalam rapat.
Untungnya, templat catatan rapat Google Dokumen menyederhanakan proses ini. Fitur ini sederhana, namun dapat meningkatkan produktivitas rapat Anda secara signifikan.
Cara Membuat dan Berbagi Catatan Rapat di Google Docs
Templat adalah inti dari produktivitas. Daripada menghabiskan waktu berharga untuk membangun struktur yang koheren untuk catatan Anda, Anda dapat menggunakan Templat Google Dokumen dan fokus pada hal-hal penting. Templat ini mendapatkan detail rapat dari Anda agenda rapat di Google Kalender—Memungkinkan Anda membuat catatan dengan cepat dan membaginya dengan rekan kerja.
Membuat dan berbagi catatan rapat menggunakan templat bawaan Google Docs cukup mudah. Inilah yang perlu Anda lakukan:
- Buka file Google Dokumen Anda.
- Jenis @ dalam dokumen dan pilih Catatan pertemuan (terletak di bawah Blok bangunan) dari menu tarik-turun.
- Menu yang berisi semua acara dari Google Kalender Anda akan muncul. Pilih pertemuan atau acara yang relevan.
- Tambahkan peserta dan mulailah mencatat catatan Anda.
Untuk melampirkan catatan rapat ke acara kalender, klik Menempel tombol di sebelah kanan. Ini akan memungkinkan peserta mengakses catatan rapat dari Google Kalender mereka.
Alternatifnya, Anda dapat memilih untuk mengirimkan catatan rapat melalui email kepada para peserta. Untuk melakukannya, klik ikon amplop di kiri.
Anda juga dapat melampirkan file Drive tambahan apa pun ke catatan rapat Anda. Untuk melakukannya, klik tiga titik di sebelah kiri dan klik Lampirkan file Drive.
Cara Membuat dan Menetapkan Item Tindakan di Google Docs
Selama pertemuan, tim Anda kemungkinan besar akan menyetujui hal-hal tertentu barang Aksi yang perlu diselesaikan. Google Dokumen menyediakan cara sederhana untuk mencatat item tindakan ini dan menugaskannya ke anggota tim tertentu, sehingga memudahkan tindak lanjut. Inilah cara Anda melakukannya:
- Buat daftar tugas yang perlu diselesaikan di bawah Barang Aksi.
- Klik dua kali tugas untuk menyorotnya.
- Klik Tambahkan komentar ikon, dan ketik komentar Anda.
- Di kotak teks yang sama, ketikkan tanda at (@) diikuti dengan nama penanggung jawab tugas tersebut.
- Centang kotak di kotak komentar untuk menetapkan tugas. Anda harus mencentang kotak ini agar orang tersebut menerima pemberitahuan tentang item tindakan.
- Terakhir, klik Menetapkan.
Manfaat Menggunakan Google Docs untuk Mencatat
Menggunakan templat pencatatan Google Dokumen dapat meningkatkan produktivitas rapat dan meningkatkan kolaborasi. Manfaat utama menggunakan Google Documents dibandingkan yang lain alat pencatatan untuk rapat adalah Anda akan bekerja di ruang kerja yang familier dan tidak perlu menginstal sesuatu yang baru.
Berikut beberapa alasan lain mengapa Anda harus mulai menggunakan Google Dokumen untuk mencatat catatan penting dan item tindakan:
1. Kolaborasi Waktu Nyata
Alat kolaborasi waktu nyata Google Dokumen memungkinkan semua peserta rapat melihat pembaruan, tugas yang diberikan, dan item yang diselesaikan saat itu terjadi.
2. Akuntabilitas yang Lebih Baik
Menetapkan item tindakan dengan kotak centang kepada anggota tim yang sesuai memastikan akuntabilitas dan dapat mendorong tim Anda untuk menyelesaikan tugas tepat waktu.
3. Aksesibilitas Jarak Jauh
Karena Google Documents berbasis awan, catatan rapat Anda dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet. Anggota tim dapat meninjau, mengedit, dan melacak catatan dan tugas terlepas dari lokasi fisik mereka.
4. Efisiensi Waktu
Antarmuka yang ramah pengguna dan templat pencatatan bawaan membebaskan Anda dari kerumitan mengatur catatan selama rapat. Hal ini memungkinkan Anda untuk berpartisipasi aktif dalam rapat alih-alih terjebak dalam pencatatan dan pengorganisasian.
Sederhanakan Catatan Rapat dengan Google Dokumen
Membuat catatan rapat menggunakan Google Dokumen sangatlah mudah. Fitur bagus ini memungkinkan Anda membuat catatan lebih cepat dan efisien dibandingkan sebelumnya.
Selain itu, integrasi yang lancar dengan Google Kalender memastikan Anda dan semua peserta lainnya dapat melihat, berkolaborasi, dan melacak tugas secara real-time. Dengan menggunakan template ini, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan meningkatkan kolaborasi dalam tim Anda.
