6 Alat Produktivitas Email yang Akan Menghemat Waktu Anda

Email masih memegang tempat yang tidak terpisahkan di tempat kerja saat ini, terlepas dari proliferasi alat komunikasi dengan fitur praktis. Sebagai alat yang andal untuk komunikasi internal, penjangkauan pelanggan, dan ID online yang digunakan untuk mendaftar untuk berbagai layanan, sangat penting untuk menggunakan alat produktivitas email terbaik untuk memaksimalkannya teknologi.

Mengapa ini penting? Dengan meningkatkan produktivitas email Anda, Anda dapat merampingkan proses komunikasi Anda, menghindari masuknya email yang memenuhi kotak masuk Anda, dan meluangkan lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas-tugas lain. Di bawah ini, kami akan membahas alat terbaik untuk meningkatkan produktivitas email Anda.

1. ChatGPT untuk Menulis Email

ChatGPT adalah chatbot bertenaga AI yang dapat mensimulasikan percakapan seperti manusia dan menghasilkan respons yang terdengar alami. Salah satu cara luar biasa Anda dapat menggunakan ChatGPT untuk menyempurnakan hari kerja Anda adalah dengan menggunakannya sebagai asisten penulisan atau, lebih khusus lagi, untuk membuat draf email.

Semua yang perlu Anda lakukan untuk gunakan ChatGPT untuk menulis email yang sulit di tempat kerja adalah pergi ke Situs web OpenAI dan buat akun jika Anda belum memilikinya. Selanjutnya, berikan konteks untuk apa yang ingin Anda tulis di email Anda.

Misalnya, peran Anda, kepada siapa email dikirim, dan apa yang ingin Anda capai dengan percakapan tersebut. Selanjutnya, minta ChatGPT untuk menulis draf email untuk Anda. Anda dapat menggunakan draf ini apa adanya atau melakukan modifikasi jika perlu.

Sebagai alternatif, Anda dapat menggunakan Microsoft Bing Chat, chatbot percakapan bawaan yang didukung oleh sistem bahasa alami GPT OpenAI, teknologi yang sama yang mendukung ChatGPT.

Salah satu keuntungan menggunakan Bing Chat adalah dibangun di browser Microsoft Edge. Yang perlu Anda lakukan adalah daftar untuk pencarian Bing bertenaga AI di Edge dan gunakan Menyusun fitur di sidebar untuk menulis email Anda.

2. GrammarlyGO untuk Mengedit dan Menulis Email

Setelah menyusun email Anda, langkah Anda selanjutnya adalah mengeditnya untuk kesalahan ketik dan kesalahan lainnya. GrammarlyGo adalah alat produktivitas email berikutnya yang patut dipertimbangkan. Jadi, apa itu GrammarlyGO? Ini adalah alat pengeditan dengan kemampuan AI generatif yang dapat membantu Anda meningkatkan alur kerja dan produktivitas penulisan.

Anda dapat menggunakan GrammarlyGO untuk memeriksa tanda baca dan kesalahan ejaan, memperbaiki kesalahan tata bahasa, dan memperbaiki tulisan Anda. Selain itu, Anda dapat memanfaatkan kemampuan AI generatif Grammarly untuk menulis atau menulis ulang email Anda.

Yang perlu Anda lakukan hanyalah mendaftar akun Grammarly gratis, yang akan memberi Anda akses ke saran penulisan dan pengeditan dasar serta 100 permintaan per bulan. Selain itu, Anda juga dapat mengunduh ekstensi Grammarly ke browser Anda untuk mengedit dan menghasilkan konten langsung dari browser Anda tanpa harus meninggalkan halaman.

3. Paku untuk Menyederhanakan dan Meningkatkan Pengalaman Email Anda

Jika Anda mencari solusi inovatif yang melampaui apa yang ditawarkan klien email konvensional, Spike adalah solusi inovatif yang dapat meningkatkan pengalaman email Anda dan produktivitas.

Mari kita mulai dengan beberapa masalah utama yang sering dikaitkan dengan banyak klien email, seperti kotak masuk yang berantakan dan kemampuan terbatas untuk mengurutkan email secara otomatis.

Dengan fitur organisasi bawaan Spike, Kotak masuk Prioritas, Anda dapat dengan mudah mengurutkan email yang kurang penting, seperti email promosi dan notifikasi dari aplikasi media sosial, ke dalam kotak masuk lain bernama Lainnya sementara itu menyimpan email penting di Kotak masuk Prioritas.

Selanjutnya, utas seperti obrolan Spike, mirip dengan yang terlihat di aplikasi perpesanan, memungkinkan Anda mengikuti percakapan dengan mudah dengan kontak Anda. Pendekatan percakapan ini menyederhanakan dan meningkatkan pengalaman email Anda, memungkinkan Anda menelusuri email dengan cepat.

Selain itu, Anda dapat menggunakan Spike untuk menyatukan semua akun email Anda ke dalam satu portal untuk melacak email dari berbagai akun tanpa beralih di antara keduanya. Sementara itu Pencarian Super fitur membuatnya lebih mudah untuk menemukan apa pun yang Anda cari.

4. Zapier untuk Mengotomatiskan Alur Kerja Email Anda

Mengintegrasikan alat yang paling sering digunakan ke tumpukan produktivitas dapat membantu Anda menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas, karena memungkinkan Anda menyinkronkan data di berbagai aplikasi dan platform. Mempertimbangkan berapa banyak waktu yang Anda habiskan di kotak masuk email Anda, menghubungkan email Anda dengan aplikasi dan layanan lain yang Anda gunakan secara teratur masuk akal.

Anda dapat menggunakan alat otomatisasi alur kerja seperti Zapier untuk menghubungkan email Anda dengan alat produktivitas populer lainnya. Misalnya, Anda dapat menggunakan Email dengan integrasi Zapier untuk menghubungkan email Anda dengan Slack dan mengirim semua email masuk ke saluran Slack tertentu. Apakah Anda pengguna Google Kalender? Anda dapat menggunakan Zapier untuk membuat acara Google Kalender secara otomatis dari email masuk.

Zapier juga memungkinkan Anda membuat alur kerja otomatis khusus untuk menangani tugas berulang apa pun yang terkait dengan email dan alat lainnya. Integrasi Zapier ini dapat meningkatkan produktivitas email Anda secara signifikan.

5. SaneBox untuk Mengatur Kotak Masuk Anda

Sulit untuk menyelesaikan apa pun saat kotak masuk Anda berantakan, dan Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda untuk menyortir email. SaneBox adalah solusi email cerdas yang membantu Anda mengatur kotak masuk secara otomatis.

Anda dapat menggunakan SaneBox untuk membersihkan kotak masuk Anda dengan memindai email Anda untuk menemukan aplikasi, situs web, dan buletin tempat Anda berlangganan dan memilih yang ingin Anda buang.

Selanjutnya, SaneBox memanfaatkan AI untuk menyortir kotak masuk email Anda dengan mengidentifikasi email yang memerlukan perhatian segera sambil mengklasifikasikan email yang kurang penting di @SaneLater map. Selain itu, Anda juga dapat melatih SaneBox untuk mengatur email dengan mengirimkan email secara manual ke folder tertentu.

Misalnya, Anda dapat mengirim email berisi spam ke @SaneBlackHole atau buat folder terpisah untuk email dari anggota keluarga. SaneBox akan mengingat dan secara otomatis menambahkan semua email masuk ke folder yang sesuai.

6. Todoist untuk Mengubah Email Menjadi Tugas

Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan produktivitas email Anda adalah mengubah email Anda menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti yang dapat Anda selesaikan. Todoist adalah aplikasi daftar tugas yang efektif yang dapat membantu Anda mengatur tugas dan menyelesaikan lebih banyak hal.

Anda dapat menginstal Daftar Todo untuk Gmail atau Todoist untuk Outlook add-on untuk mengubah email langsung dari kotak masuk Anda menjadi tugas dengan cepat. Setelah diinstal, buka email apa pun yang ingin Anda ubah menjadi tugas Todoist, klik Todoist ikon, beri nama proyek, tetapkan tanggal jatuh tempo dan tingkat prioritas, dan klik TAMBAHKAN TUGAS.

Habiskan Lebih Sedikit Waktu di Kotak Masuk Email Anda dan Selesaikan Lebih Banyak

Sebagai alat komunikasi, email Anda harus memberdayakan Anda dengan informasi yang Anda perlukan untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan. Jika Anda menghabiskan terlalu banyak waktu di kotak masuk, itu akan menghambat kemampuan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan secara efisien.

Jadi, inilah saatnya mengambil pendekatan proaktif dengan menggunakan alat produktivitas email yang tercantum di atas. Melakukan hal itu akan membantu Anda mengatur kotak masuk dan mengurangi kelebihan email, mengikuti email terpenting, merespons lebih cepat, dan meluangkan waktu untuk fokus pada tugas yang lebih penting.