Apakah Anda ingin menjadi produktif tetapi benci membuat hal-hal menjadi rumit? Maka Anda harus mencoba metode produktivitas Zen to Done (ZTD).

Zen To Done (ZTD) adalah sistem manajemen tugas berdasarkan pendekatan Getting Things Done. Ini mengikuti serangkaian praktik yang membantu manajemen waktu yang efisien dan membantu Anda berkonsentrasi pada tujuan jangka panjang yang benar-benar penting bagi Anda.

Memahami 10 Kebiasaan ZTD

Menurut Leo Babauta dari Kebiasaan Zen, pencipta ZTD, sistem ini tentang tetap produktif sambil menjaga segala sesuatunya sesederhana mungkin. Dia berkata:

ZTD menangkap semangat penting dari sistem baru: kesederhanaan, fokus pada melakukan, di sini dan saat ini, bukan pada perencanaan dan pada sistem.

Kebiasaan ZTD paling baik dipelajari dan dipraktikkan satu per satu. Anda dapat mengadopsi kebiasaan dalam urutan apa pun yang paling sesuai untuk Anda dan bahkan tidak perlu mengadopsi semuanya.

1. Mengumpulkan

Tuliskan ide Anda di atas kertas dengan menuliskan tugas, ide, proyek, atau pemikiran lain yang muncul di benak Anda. Anda dapat menggunakan buku catatan sederhana atau kartu indeks untuk mengumpulkan ide saat bepergian. Semakin tidak rumit alatnya, semakin mudah bagi Anda untuk membawanya kemana-mana. Bahkan mencatatnya melalui Google Keep atau Notes sudah cukup.

instagram viewer

2. Proses

Kebiasaan ini adalah salah satunya tips untuk membantu Anda mengakhiri kemalasan dan penundaan. Jadikan rutinitas untuk memutuskan dengan cepat dan hindari menunda keputusan penting. Proses semua kotak masuk Anda—termasuk email, buku catatan, pesan suara, dan surat fisik—setidaknya sekali sehari. Putuskan apa yang harus dilakukan dengan setiap item dan selesaikan jika tidak memakan banyak waktu, atau jadwalkan untuk lain waktu.

3. Rencana

Tetapkan tugas terpenting Anda (MIT) untuk minggu dan hari ini. Selain itu, buatlah daftar harian dari satu hingga tiga MIT dan selesaikan setiap hari. Merupakan ide bagus untuk memenuhi tugas terpenting Anda di awal hari untuk menyelesaikannya dan menyingkir.

4. Melakukan

Ini adalah salah satu kebiasaan paling penting untuk dikembangkan sebagai bagian dari ZTD dan fokus pada satu tugas pada satu waktu. Pertama, hilangkan semua gangguan yang dapat mengganggu fokus Anda—Anda dapat menggunakan ini Ekstensi Chrome untuk membantu Anda menghindari gangguan online.

Anda juga dapat menyetel pengatur waktu untuk tugas tersebut dan fokus hanya pada satu hal ini selama waktu tersebut. Jika Anda terganggu oleh sesuatu, catat semua permintaan, tugas baru, atau informasi di buku catatan Anda dan lanjutkan aktivitas Anda.

5. Sistem Tepercaya Sederhana

Sebagai bagian dari ZTD, penting untuk memelihara daftar sederhana dan menghindari alat atau sistem yang rumit, termasuk Outlook, perencana, atau sistem tag. Menggunakan aplikasi pencatatan terbersih dan paling sederhana Anda dapat menemukan, atau menyimpan daftar Anda di kartu indeks, buku catatan kecil, atau keduanya. Simpan hanya satu daftar untuk setiap konteks dan daftar proyek dan evaluasi setiap hari atau setiap minggu.

6. Mengatur

Tentukan tempat untuk setiap item. Tempatkan item segera di mana mereka pergi alih-alih menumpuknya untuk disortir nanti. Melakukan hal ini memungkinkan Anda berkonsentrasi pada pekerjaan Anda di meja yang jelas.

7. Tinjauan

ZTD sangat menekankan pada penilaian tujuan Anda setiap minggu. Anda harus menentukan sasaran tahunan selama tinjauan mingguan untuk melihat seberapa jauh pencapaian Anda sejak minggu sebelumnya. Setelah ini, Anda dapat memutuskan langkah selanjutnya untuk memajukannya.

8. Menyederhanakan

Batasi ruang lingkup tujuan dan pekerjaan Anda. Sangat penting untuk menghilangkan kekacauan untuk berkonsentrasi pada kegiatan dan proyek penting. Cobalah mencari cara untuk menyederhanakan komitmen Anda dan informasi yang masuk.

9. Rutin

Kamu bisa sederhanakan rutinitas pagi Anda dengan teknologi seperti Alexa, termasuk memeriksa jadwal Anda, meninjau daftar konteks Anda, dan menetapkan MIT Anda untuk hari itu. Anda juga dapat membuat rutinitas mingguan yang mencakup merevisi minggu Anda, menjalankan tugas, mencuci pakaian, dan menghabiskan waktu bersama orang yang Anda cintai.

10. Temukan Gairah Anda

Temukan pekerjaan yang Anda sukai. Berlatihlah mencari hal-hal yang Anda sukai, dan ketika Anda menemukannya, lihat apakah Anda dapat berkarir darinya.

Bagaimana Menerapkan ZTD Ke Dalam Kehidupan Sehari-hari Anda

Mengadopsi praktik baru apa pun dapat menjadi tantangan pada awalnya, tetapi itu bisa sangat bermanfaat setelah Anda melakukannya.

Mulai dari yang Kecil dan Bangun Momentum

ZTD berfokus pada pengembangan cara mudah dan bebas stres untuk menjalani kehidupan yang lebih baik. Mulailah dari yang kecil dengan memilih kebiasaan yang mungkin paling mudah untuk Anda adopsi dan kerjakan setiap hari untuk sementara waktu sebelum beralih ke kebiasaan lain. Memulai dengan sesuatu yang dapat dikelola meningkatkan peluang Anda untuk sukses dan menciptakan fondasi yang kokoh.

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda melakukannya:

  • Identifikasi satu kebiasaan: Itu bisa berupa sesuatu yang sederhana seperti bermeditasi selama lima menit setiap pagi atau merapikan satu area rumah Anda.
  • Tetapkan tujuan yang dapat dicapai: Hancurkan kebiasaan yang Anda pilih menjadi tujuan yang lebih kecil dan dapat dicapai, membuatnya lebih mudah untuk melacak kemajuan dan merayakan kemenangan kecil.
  • Buat pengingat: Gunakan pengingat visual seperti catatan tempel, pengingat digital, atau alarm di ponsel untuk meminta Anda mengambil tindakan.
  • Lacak kemajuan Anda: Gunakan jurnal, aplikasi pelacak kebiasaan, atau kalender sederhana untuk menandai setiap hari Anda menyelesaikan kebiasaan tersebut.
  • Tingkatkan kesulitan secara bertahap: Pertimbangkan untuk meningkatkan kesulitan atau durasi secara progresif setelah kebiasaan awal Anda tertanam dalam rutinitas Anda.

Berfokus pada Satu Kebiasaan pada Suatu Waktu

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda mempertahankan fokus dan membuat kemajuan:

  • Pilih kebiasaan prioritas: Identifikasi kebiasaan terpenting yang ingin Anda kembangkan atau ubah. Pertimbangkan tujuan, nilai, dan area Anda yang ingin Anda lihat peningkatannya.
  • Memecahnya: Hancurkan kebiasaan prioritas Anda menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan dapat dikelola. Misalnya, berkomitmen untuk membaca 10 halaman setiap hari jika Anda ingin membaca lebih banyak.
  • Hilangkan gangguan: Ini dapat melibatkan pembuatan ruang kerja khusus, mematikan notifikasi di ponsel Anda, atau menetapkan batasan dengan orang lain.
  • Latih kesadaran: Hadir sepenuhnya dan sadari apa yang Anda lakukan. Ini akan memperdalam hubungan Anda dengan kebiasaan tersebut dan meningkatkan pengalaman Anda secara keseluruhan.
  • Evaluasi dan sesuaikan: Secara teratur menilai kemajuan Anda dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan. Jika ternyata kebiasaan tersebut tidak berjalan dengan baik atau Anda telah menguasainya, pertimbangkan apakah sudah waktunya untuk memperkenalkan kebiasaan baru atau memodifikasi kebiasaan yang sudah ada.

Mengintegrasikan ZTD ke dalam Rutinitas Harian Anda

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda menerapkan prinsip ZTD dengan mulus ke dalam kehidupan sehari-hari Anda:

  • Tentukan MIT Anda: Identifikasi tiga MIT teratas Anda yang selaras dengan tujuan dan nilai jangka panjang Anda. Dengan berfokus pada tugas-tugas penting ini, Anda memastikan bahwa Anda membuat kemajuan pada hal yang paling penting.
  • Membuat sistem sederhana: Temukan sistem yang selaras dengan Anda dan memudahkan untuk melacak, memprioritaskan, dan mengelola tugas Anda secara efektif.
  • Berlatih tugas tunggal: Merangkul kekuatan tugas tunggal dengan teknologi yang tepat. Berfokus pada satu hal pada satu waktu meningkatkan produktivitas dan mengurangi kekacauan mental.
  • Menetapkan rutinitas dan ritual: Konsistensi dalam rutinitas ini membantu menciptakan rasa stabilitas dan memungkinkan Anda memulai hari dengan niat.

Hambatan Umum untuk Menerapkan ZTD

Seperti praktik lainnya, mengadopsi ZTD juga memiliki tantangan. Berikut adalah beberapa kendala paling umum untuk mengimplementasikan ZTD.

Kurang motivasi

Kurangnya motivasi dapat menghalangi Anda untuk memulai dengan mencari alasan atau menunda tanggal mulai Anda. Untuk mengatasi kendala ini, Anda dapat:

  • Hubungkan kembali dengan alasan Anda: Mengingatkan diri Anda tentang gambaran yang lebih besar dapat menyalakan kembali motivasi Anda dan memberikan tujuan.
  • Temukan inspirasi dan akuntabilitas: Kelilingi diri Anda dengan sumber inspirasi, seperti buku, podcast, atau video yang berkaitan dengan pengembangan dan produktivitas pribadi.
  • Rayakan kemenangan kecil: Akui dan rayakan pencapaian Anda, tidak peduli seberapa kecil kelihatannya.

Kesulitan Mengikuti Rutinitas

Membangun rutinitas membutuhkan disiplin dan membutuhkan waktu. Itulah sebabnya banyak orang yang memulai dengan kebiasaan baru merasa sulit untuk mengikuti dan bertahan dengan rutinitas.

Namun, dengan beberapa strategi dan penyesuaian, kendala tersebut bisa Anda atasi. Begini caranya:

  • Rancang lingkungan Anda: Atur lingkungan fisik dan digital Anda untuk mendukung rutinitas ZTD Anda. Buatlah semudah mungkin untuk terlibat dalam kebiasaan yang Anda inginkan.
  • Buat pemicu dan pengingat: Misalnya, jika Anda ingin memulai latihan meditasi harian, tempatkan bantal meditasi di tempat yang terlihat sebagai pemicu visual.
  • Rangkullah fleksibilitas: Biarkan diri Anda menjadi tidak sempurna dan fokus pada kemajuan daripada kepatuhan yang kaku pada rutinitas.

Merasa Kewalahan dengan Tugas

Anda mungkin merasa kesulitan untuk mengelola tugas saat membangun kebiasaan baru untuk menanganinya. Itu bisa membuat Anda merasa kewalahan dan menyerah untuk membentuk kebiasaan baru.

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda menavigasi melalui tugas-tugas yang luar biasa:

  • Gunakan aturan 2 menit: Jika tugas membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk diselesaikan, segera tangani. Dengan menangani tugas-tugas kecil dengan cepat, Anda mencegahnya menumpuk dan berkontribusi pada kewalahan.
  • Latih pemblokiran waktu: Mendedikasikan waktu terfokus untuk mengerjakan aktivitas penting. Misalnya, Anda bisa gunakan aplikasi pemblokir waktu untuk memblokir periode khusus untuk pekerjaan yang dalam dan konsentrasi tanpa gangguan.
  • Mintalah bantuan atau delegasikan: Jangan ragu untuk menghubungi kolega, teman, atau anggota keluarga yang dapat membantu Anda dengan tugas tertentu.

Memulai Dengan ZTD

Meskipun hanya satu dari sepuluh kebiasaan, menerapkan Zen to Done dapat membantu Anda meningkatkan kinerja secara signifikan. Lakukan semuanya dengan perlahan, lakukan langkah demi langkah, dan bertahanlah cukup lama untuk melihat kemajuan.