6 Cara AI Digunakan untuk Merampingkan Kerja Jarak Jauh dan Hibrid

Munculnya model kerja jarak jauh dan hybrid telah melihat perubahan yang mengganggu dalam cara kita bekerja. Tapi itu bukan satu-satunya kekuatan yang mengganggu di blok itu. Peningkatan eksponensial dalam penggunaan AI telah mengubah cara kita berinteraksi dengan teknologi.

Alat seperti ChatGPT, Bing Chat, dan Google Bard adalah wajah publik AI. Namun di balik layar, AI diintegrasikan ke dalam banyak tugas dan proses sehari-hari. Mari kita lihat bagaimana dua pengganggu baru-baru ini bergabung untuk merampingkan kerja jarak jauh.

1. Meningkatkan Produktivitas Melalui Pemantauan Keterlibatan

Yang ini sepertinya tidak akan masuk dalam daftar favorit Anda, tetapi menggunakan AI untuk memantau alur kerja dan saluran komunikasi dapat meningkatkan produktivitas. Mengesampingkan implikasi moral, berikut adalah beberapa cara pemantauan keterlibatan menggunakan AI digunakan untuk mencapai hal ini:

• Mengidentifikasi inefisiensi: AI digunakan untuk memantau pekerjaan dan saluran komunikasi untuk mengidentifikasi potensi kemacetan.
• Rekomendasi yang dipersonalisasi: AI dapat memberikan rekomendasi yang dipersonalisasi untuk membantu karyawan mengoptimalkan hari kerja mereka dan meningkatkan produktivitas mereka secara keseluruhan. Misalnya, AI dapat menyarankan karyawan untuk beristirahat jika mereka bekerja terlalu lama tanpa istirahat.
• Komunikasi yang lebih baik: Anda dapat menghabiskan waktu membaca email, DM, dan komunikasi lain sebanyak yang Anda habiskan untuk pekerjaan produktif. AI dapat menganalisis saluran komunikasi terbaik untuk pesan tertentu dan mengidentifikasi di mana saluran komunikasi mengalami hambatan.
• Mengoptimalkan jadwal kerja: Dengan petunjuk Big Brother yang kontroversial, AI dapat digunakan untuk menganalisis data tentang kapan karyawan paling produktif. Termasuk menyarankan perubahan pada hari kerja karyawan berdasarkan pola produktivitas mereka.

Pemantauan keterlibatan mungkin bukan subjek favorit Anda, tetapi—baik atau buruk—itu semakin sering digunakan untuk merampingkan alur kerja jarak jauh.

2. Pembantu Virtual

Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan dengan bot obrolan AI seperti ChatGPT. Tetapi model bahasa besar di balik chatbots dapat sangat disesuaikan untuk fokus pada tugas tertentu. Ini berarti mereka dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam sistem kerja jarak jauh sebagai pembantu virtual.

Daftar fungsi potensial yang dapat mereka lakukan hampir tidak ada habisnya, tetapi berikut ini hanya beberapa yang umum:

• Menjawab pertanyaan umum: Chatbot dapat dengan mudah diprogram dengan semua informasi relevan yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan karyawan yang paling umum.
• Bantuan yang dipersonalisasi: Kemampuan chatbot untuk belajar adalah faktor penting di sini. Chatbots dapat mempelajari kebiasaan dan preferensi Anda dari waktu ke waktu untuk memberikan bantuan yang lebih personal.
• Memberikan umpan balik: Chatbots dapat digunakan sebagai editor “garis depan” untuk memberikan umpan balik awal pada draf dokumen, presentasi, dan karya tulis lainnya.
• Penjadwalan bantuan: Chatbots dapat membantu Anda menjadwalkan pertemuan dan janji temu, menghemat waktu dan mengurangi risiko konflik penjadwalan. Misalnya, chatbot dapat membantu menemukan waktu yang tersedia bersama untuk rapat dengan rekan kerja.

Ini hanyalah beberapa cara agar chatbot dapat membantu pekerja jarak jauh. Namun perlu diingat bahwa ini masih merupakan teknologi pemula dan alat seperti ini hanya akan menjadi lebih kuat.

3. Keamanan yang Ditingkatkan

Zaman di mana semua data perusahaan disimpan dengan aman di jaringan rumahnya sudah lama berlalu. Agar pekerjaan jarak jauh—bekerja—data harus tersedia secara bebas bagi karyawan menggunakan segala jenis perangkat dan seringkali melalui jaringan publik.

Bagi profesional keamanan, ini adalah skenario mimpi buruk. Mereka tidak lagi mampu membungkus semua data mereka dalam lapisan kapas pelindung. Sekarang mereka perlu mengambil ekstra tindakan keamanan titik akhir saat perangkat pribadi digunakan untuk mengakses data perusahaan.

Untuk membantu mengatasi hal ini, AI semakin diintegrasikan sebagai lapisan tambahan dalam tumpukan keamanan. Misalnya, keamanan adalah salah satunya cara mengejutkan bahwa visi komputer sedang digunakan.

Metode yang lebih “tradisional” melibatkan penggunaan AI untuk mendeteksi pola login yang tidak biasa atau aktivitas yang mencurigakan. Selain itu, AI dapat membantu organisasi mematuhi peraturan seperti GDPR atau HIPAA dengan mengidentifikasi dan melindungi data sensitif.

4. Memperlancar Sumber Daya Manusia

Orientasi dan pelatihan karyawan baru atau pekerja lepas dapat menjadi beban bagi departemen SDM. Tetapi AI semakin banyak digunakan untuk mengotomatiskan banyak proses yang, meskipun penting, memakan waktu dan seringkali membosankan.

Misalnya, chatbot yang didukung AI dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan umum dari karyawan baru, membebaskan staf SDM untuk fokus pada tugas yang lebih kompleks. AI juga dapat digunakan untuk memantau pelatihan karyawan dan menyesuaikan pelatihan di masa mendatang berdasarkan kemajuan karyawan.

AI juga dapat membantu departemen SDM dengan prosedur perekrutan mereka. Alat bertenaga AI dapat menganalisis resume dan aplikasi untuk mengidentifikasi kandidat yang paling memenuhi syarat.

5. Analitik

Penggunaan analitik untuk merampingkan praktik kerja bukanlah hal baru; itu telah bersama kita sejak dahulu kala. Meskipun akses ke analitik kompleks telah ada selama beberapa dekade, AI membawa analitik ke tingkat yang baru.

Namun, memahami apa yang terkandung dalam semua data itu dan apa yang dapat dilakukan dengannya merupakan sumber daya yang sangat berat. Tapi sekarang AI dapat digunakan untuk menganalisis analitik, data dalam jumlah besar dapat diaduk. Jumlah metrik yang diukur juga sangat meningkat.

Misalnya, AI dapat menganalisis data dari server dan bahkan komputer pekerja jarak jauh. Dengan menggunakan data ini, ia dapat mendeteksi potensi kegagalan perangkat keras sebelum terjadi. Sebagian besar penggunaan AI lainnya yang telah kita bahas dalam artikel ini juga sangat bergantung pada kemampuan AI untuk mengocok dan menganalisis data dalam jumlah besar.

6. Mengotomatiskan Alur Kerja

Kerja jarak jauh, terutama dalam tim, sangat bergantung pada kelancaran proses alur kerja. Ini perlu disetel agar sederhana dan produktif. Masalahnya adalah kriteria ini seringkali saling eksklusif. Alur kerja seringkali rumit karena kebutuhan dan akibatnya produktivitas dapat menurun.

Berikut beberapa contoh bagaimana AI dapat membantu dengan mengotomatiskan alur kerja.

• Melakukan tugas yang berulang: AI dapat membebaskan waktu Anda untuk berkonsentrasi pada tugas yang lebih penting dengan melakukan tugas yang memakan waktu. Ini termasuk contoh entri data, pemrosesan dokumen, dan organisasi file.
• Buat alur kerja yang dipersonalisasi: AI dapat digunakan untuk membuat alur kerja yang dipersonalisasi untuk masing-masing anggota tim. Ini dapat didasarkan pada faktor-faktor seperti keterampilan, preferensi, dan beban kerja mereka. Hasilnya adalah tim staf yang mengerjakan tugas yang paling sesuai dengan kekuatan mereka.
• Mengidentifikasi hambatan alur kerja: Algoritme pembelajaran mesin dapat digunakan untuk menganalisis pola dalam data alur kerja, mengidentifikasi potensi hambatan atau area di mana proses dapat ditingkatkan.

Dengan merampingkan alur kerja, AI dapat berperan besar dalam meningkatkan produktivitas tim jarak jauh.

AI dan Kerja Jarak Jauh: Perkawinan Semacam

Penyerapan dalam penggunaan alat AI sangat meroket. Kami baru mulai memahami bagaimana mereka akan menguntungkan (atau menghalangi?) masyarakat. Untuk tim jarak jauh, mereka pasti sudah sangat berharga, dan ketergantungan pada mereka ini hanya akan meningkat.

Saat AI menjadi lebih canggih, kita dapat mengharapkannya memainkan peran yang lebih besar dalam kerja jarak jauh, mengotomatiskan lebih banyak tugas, meningkatkan kolaborasi dan komunikasi, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Meskipun ada kekhawatiran tentang dampak AI terhadap pekerjaan, jelas bahwa dalam jangka pendek, AI memilikinya berpotensi memberikan manfaat besar bagi tim jarak jauh dengan merampingkan alur kerja dan memungkinkan pekerjaan yang lebih efisien dan efektif praktik. Secara keseluruhan, tidak diragukan lagi bahwa AI dan kerja jarak jauh adalah perpaduan yang akan terus berkembang dan membentuk masa depan dunia kerja.