Tingkatkan Komunikasi di Seluruh Tim Anda Dengan Tips Ini

Cara paling penting untuk menemukan kesuksesan dengan bisnis Anda adalah melalui komunikasi yang efektif. Tim Anda harus merasa bebas untuk mengajukan pertanyaan, memiliki pemahaman yang mendalam tentang tujuan perusahaan, dan mengetahui pemikiran mereka dihargai. Kebiasaan komunikasi yang kuat dalam tim Anda tidak terjadi dalam semalam. Dibutuhkan komitmen untuk menerapkan strategi yang berhasil dan pada akhirnya menciptakan lingkungan kerja yang terbuka.

Jika Anda berkomitmen untuk meningkatkan komunikasi yang efektif dengan tim Anda, baca terus tips yang perlu Anda terapkan untuk meraih kesuksesan dan membuat semua orang senang.

Berkomunikasi Melalui Peringkasan

Mendengarkan secara aktif dalam komunikasi adalah tentang berusaha untuk memahami. Sangat penting untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama. Miskomunikasi terlalu sering terjadi dalam bisnis dan dapat dengan mudah dikurangi dengan praktik ringkasan.

"Peringkasan atau parafrase adalah keterampilan mendengarkan aktif yang melibatkan pengulangan kembali apa yang telah dikomunikasikan seseorang," jelas Max Ade, CEO dari Picklehead. "Meskipun jenis komunikasi ini terasa berulang, ini adalah cara paling efektif untuk mencegah kesalahpahaman. Prosesnya melibatkan secara aktif mendengarkan seseorang berbicara, meringkas dan mengulangi kembali apa yang telah mereka katakan, dan menegaskan pemahaman di antara kelompok."

Bagaimana ini terlihat dalam praktiknya? Ian Heyman, Pendiri Perlindungan Tetes Pria berbagi, "Ini bisa terlihat berbeda untuk setiap orang, tetapi salah satu cara untuk mendekatinya adalah dengan memiliki basis kontak dengan tim Anda di mana Anda semua berlatih parafrase. Dengan mengulangi kembali bagaimana Anda masing-masing memahami suatu konsep atau percakapan, Anda dapat menghindari banyak miskomunikasi. Hal ini dapat membuat tim Anda menjadi lebih produktif karena semua orang mengetahui dengan jelas apa yang sedang Anda kerjakan."

Meringkas sebagai keterampilan komunikasi membutuhkan latihan. Bagi para pemimpin, yang terbaik adalah memimpin dengan memberi contoh dan memulai strategi ini. Butuh waktu untuk membuat semua orang bergabung dan terbiasa dengan metode komunikasi ini, tetapi secara keseluruhan akan sangat bermanfaat.

Tetapkan Agenda yang Jelas untuk Semua Rapat

Salah satu keluhan terbesar yang dimiliki banyak karyawan terkait rapat adalah terlalu banyak menyita waktu dan tidak efektif. Ini cenderung terjadi ketika rapat tidak direncanakan dan dilaksanakan dengan baik. Metode terbaik untuk memastikan rapat bermanfaat bagi tim adalah dengan memiliki agenda yang jelas yang diuraikan sebelumnya.

"Anda tidak akan pernah terlalu siap," kata Max Schwartzapfel, CMO dari Berjuang Untukmu. "Saat Anda mengadakan rapat, pertimbangkan menyusun agenda yang kohesif dan jelas setidaknya tiga hari. Melakukan hal itu dapat memberi tim Anda waktu untuk mempersiapkan kiriman, pertanyaan, atau pemikiran apa pun sebelumnya. Mencoba berkomunikasi di tempat dapat menyisakan ruang untuk informasi yang terlewatkan, dan tidak ada yang menginginkannya."

Seringkali sangat mudah bagi rapat untuk lepas kendali. “Pertemuan yang diatur waktunya dengan agenda yang ketat adalah cara yang bagus untuk memastikan Anda benar-benar menyelesaikan sesuatu,” ungkap Karim Hachem, VP of eCommerce di Maxine dari Hollywood. “Petakan garis waktu untuk setiap topik dan minta seseorang melacak waktu sehingga Anda tetap sesuai jadwal. Anda juga dapat menyisakan ruang di akhir rapat untuk pertanyaan; kali ini juga merupakan cara yang bagus untuk menentukan apakah suatu topik membutuhkan lebih banyak perhatian. Pengaturan waktu rapat membantu memastikan Anda mencapai semua yang ingin Anda diskusikan sambil mencari tahu apa yang perlu dikomunikasikan lebih lanjut."

Selama rapat, pastikan tim Anda merasa bebas untuk terbuka tentang apa yang terjadi dalam bisnis. Berikan ruang untuk pertanyaan, undang diskusi yang hidup, dan libatkan semua orang dalam percakapan. Ketika Anda memiliki kebijakan pintu terbuka, ini harus menjadi norma dan tim Anda akan bersemangat untuk membagikan pemikiran mereka.

Tuan Rumah Basis Sentuhan Berkala

Ketika tim Anda sibuk melakukan pekerjaan, komunikasi sering kali gagal. Tetapi tanpa komunikasi itu, pekerjaan akan menderita. Penting untuk menyisihkan waktu dalam beban kerja tim Anda untuk menyentuh dasar. Ini bisa dalam bentuk satu lawan satu, tim khusus proyek, tim penuh, atau lainnya. Frekuensinya adalah sesuatu yang dapat Anda tentukan untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda, selama Anda memastikan bahwa semua pertemuan basis kontak efektif dan tidak hanya menghabiskan waktu.

Christy Pyrz, Kepala Staf Pemasaran Peptida paradigma mengatakan, “Pertimbangkan untuk meminta para pemimpin bertemu dengan tim mereka secara empat mata setiap bulan. Anda tidak memerlukan agenda untuk pertemuan tersebut. Sebaliknya, Anda dapat menggunakannya sebagai periode komunikasi terbuka untuk membahas pekerjaan karyawan, kesehatan mental, pertumbuhan, dan gagasan umum bisnis."

Jika Anda melihat semangat tim menurun, pertimbangkan untuk menambahkan basis kontak untuk mendapatkan tim di halaman yang sama. "Melihat penurunan moral tim? Coba adakan pertemuan berbasis sentuhan,” ungkap Melissa Rhodes, CEO dari Paranormal1on1. "Mempertahankan grup basis sentuh tetap kecil—sekitar 5–6 orang—membuatnya menjadi proses yang lebih lancar. Setiap orang harus dapat berbicara dengan bebas tentang ide dan pemikiran mereka.”

Buat Zona Tanpa Penghakiman

Alasan utama banyak karyawan tidak merasa bebas untuk berbicara di tempat kerja adalah karena rasa takut. Mereka khawatir kata-kata mereka tidak dianggap serius atau mereka akan mengalami akibatnya. Jika Anda serius ingin meningkatkan komunikasi dengan tim Anda, Anda perlu menciptakan lingkungan bebas penilaian untuk melakukannya.

"Anda tidak ingin karyawan ditegur karena menggunakan suara mereka," jelas Mary Kay Bitton, Kepala Inovasi Produk di Flo Vitamin. "Sangat penting untuk menghargai pendapat semua orang dan memastikan setiap orang merasa aman untuk mengungkapkan pikirannya."

Jika Anda ingin membuat dan menumbuhkan zona tanpa penilaian dengan tim Anda, terapkan kebijakan pintu terbuka untuk mengundang tim Anda menyuarakan pemikiran mereka. Berikan ruang yang aman bagi mereka untuk melakukan itu, seperti dalam rapat atau satu lawan satu. Pertahankan setiap orang pada halaman yang sama dengan kebijakan dan pastikan semua orang mematuhi preseden. Anda ingin memastikan bahwa tidak ada yang terjadi di balik layar yang membuat tim Anda mempertanyakan apakah kebijakan ini memiliki nilai atau tidak.

Meskipun bisnis Anda mungkin memiliki kebijakan pintu terbuka, beberapa orang mungkin tidak ingin berbagi pemikiran secara terbuka dengan tim besar, jadi sebaiknya tawarkan solusi alternatif. "Faktor kunci dalam memastikan orang merasa senang berbicara adalah memberi mereka kesempatan untuk berbicara dengan cara yang dirasa aman bagi mereka. Anda dapat melakukan ini dengan mendorong orang untuk memesan pertemuan dengan seseorang yang ingin mereka diskusikan dengan topik pribadi. Anda juga dapat memiliki kotak saran online untuk memungkinkan karyawan menyampaikan kekhawatiran mereka secara anonim.”

Dengan kebijakan baru apa pun, implementasi membutuhkan waktu, dan membangun budaya akan membutuhkan konsistensi dan waktu. Terus lakukan itu, dan akhirnya, itu akan menjadi norma. “Penting bagi Anda untuk melanjutkan upaya Anda, bahkan jika Anda tidak segera melihat peningkatan,” kata Ryan Delk, CEO dari Primer. “Seperti kebanyakan dari kita tahu, hal-hal baik membutuhkan waktu, jadi teruslah maju, terutama saat terasa menantang.”

Selalu Beri Tahu Setiap Orang tentang Berita Perusahaan

Untuk membuat semua orang merasa seolah-olah mereka termasuk dalam perusahaan, Anda ingin mereka tetap mendapat informasi tentang semua kejadian – bahkan jika itu tidak secara langsung memengaruhi posisi atau peran mereka. Ini adalah strategi utama dalam membangun tim dan juga memastikan semua orang tetap mengetahui berita terbaru perusahaan, termasuk tujuan, pencapaian, dan bahkan hal-hal sulit.

"Cara yang bagus untuk memastikan semua orang mendapat informasi sambil tidak menjaga hal-hal terlalu serius adalah dengan memiliki buletin perusahaan," kata Justin Soleimani, Co-Founder of Jatuh. "Ini mungkin dimulai karena kebutuhan, tetapi dapat dengan cepat berubah menjadi cara untuk meningkatkan moral. Tentu saja, Anda tetap ingin membagikan kabar terbaru tentang bisnis, tetapi Anda juga dapat menyertakan kisah-kisah yang membangkitkan semangat tentang tim, merayakan pencapaian dan ulang tahun, dan banyak lagi.”

Manfaat lain dari buletin internal atau kumpulan email mingguan adalah mereka mengurangi rapat, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas. “Jika Anda merasa seperti Anda dan tim Anda menghabiskan terlalu banyak waktu dalam rapat, pertimbangkan untuk mencoba pertemuan email mingguan,” kata Brittany Dolin, Co-Fouonder dari Agen Buku Saku. “Banyak dari apa yang Anda liput dalam rapat mungkin dapat dikomunikasikan melalui email. Anda dapat mencoba mengirimkan pembaruan mingguan dengan ringkasan tentang apa yang terjadi. Ini cara yang bagus untuk berbagi berita sambil juga memberikan sesuatu yang konkret untuk referensi di masa mendatang jika diperlukan.”

Ketika Anda memiliki tim besar, khususnya, dan ingin memastikan setiap orang memiliki informasi yang mereka butuhkan tentang perusahaan, pertimbangkan untuk menemukan solusi untuk mendistribusikan informasi dengan detail lengkap yang dapat dilakukan direferensikan. Ini mengurangi gosip dan menghindari miskomunikasi.

Kesimpulan

Anda pasti tidak ingin mengambil jalan pintas dalam hal komunikasi tim. Ketika komunikasi yang buruk menjadi norma, dibutuhkan upaya ekstra untuk menghentikan kebiasaan buruk dan menerapkan solusi jangka panjang.

Cara terbaik untuk memulai adalah membangun gugus tugas kecil dengan anggota tim Anda dari semua tingkatan. Pikirkan rencana tentang seperti apa tujuan akhir komunikasi dan kemudian buat strategi langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya. Komunikasikan budaya baru ini dengan tim dan ajak semua orang bergabung. Ini adalah win-win untuk semua.