Tantangan kritis namun sering diabaikan yang dihadapi pekerja jarak jauh adalah bekerja secara efisien di zona waktu yang berbeda. Perusahaan virtual sering menyewa di seluruh dunia. Meskipun berkolaborasi dengan para profesional global mendorong pertumbuhan karier, Anda juga harus mengikuti jadwal yang padat. Anda mungkin tidak dapat bekerja dengan shift 9-to-5 yang khas.
Berkoordinasi dengan individu di zona waktu yang berbeda itu sulit. Untuk membantu Anda mengelola hari kerja, kami akan membagikan delapan tips untuk kolaborasi yang lancar dengan mitra di luar negeri.
1. Informasikan Pihak Ketiga Tentang Lokasi Anda Sejak Awal
Segera ungkapkan zona waktu Anda. Sebutkan jadwal dan saluran komunikasi pilihan Anda saat memperkenalkan diri agar rekan kerja tahu cara menghubungi Anda. Juga, ambil kesempatan ini untuk menetapkan batasan. Jelaskan contoh langka di mana pesan dapat diterima bahkan setelah giliran kerja Anda berakhir.
Untuk mengomunikasikan jadwal Anda secara lebih efektif, tunjukkan pada profil online Anda. Lagipula, tidak semua orang akan mengingatnya. Menyertakan jam kantor Anda di tanda tangan email, profil obrolan kerja, akun LinkedIn, dan profil Google akan mencegah kesalahpahaman.
Pastikan untuk memperbaruinya kapan pun diperlukan. Apakah Anda bekerja dengan shift yang berbeda atau pulang lebih awal, berbagi perubahan dengan jadwal Anda adalah tanggung jawab Anda.
2. Unduh Pengonversi Zona Waktu Akurat
Menetapkan janji temu dengan tim jarak jauh memang rumit. Mereka tidak hanya mengikuti jadwal kerja yang tidak terkoordinasi, tetapi beberapa lupa menghitung perbedaan zona waktu. Penyelenggara rapat tidak bisa hanya menyediakan jadwal yang sama di 24 zona waktu.
Untuk memastikan bahwa setiap orang mengikuti jadwal yang sama, tim Anda harus menggunakan konverter zona waktu. Ada beberapa opsi yang tersedia. Anda bahkan dapat mengintegrasikannya dengan alat kerja untuk seluruh tim seperti sistem manajemen proyek dan aplikasi kalender.
3. Gunakan Waktu Militer dan Tentukan Zona Waktu Saat Menjadwalkan Rencana
Biasakan menggunakan waktu militer dan tentukan zona waktu saat menjadwalkan pertemuan. Jangan tinggalkan ruang untuk menebak-nebak. Anda bahkan dapat menyertakan pengingat yang memberi tahu penerima untuk mengonversi waktu yang ditunjukkan ke zona waktu lokal mereka. Dengan begitu, tidak ada yang mengabaikan singkatan zona waktu.
Untuk menghindari kebingungan, ikuti zona waktu yang paling sering digunakan di seluruh tim Anda. Katakanlah Anda dari New York. Meskipun akan nyaman untuk menggunakan zona waktu lokal Anda, rekan satu tim Anda dari negara bagian atau negara lain mungkin menganggap konversi yang sering itu merepotkan.
Sedangkan untuk freelancer, ikuti zona waktu yang menguntungkan klien Anda. Membuat penyesuaian di pihak Anda akan membuat Anda terlihat profesional dan anggun, membuat pasangan Anda memiliki kesan positif tentang Anda.
Saat memesan janji temu dengan pekerja jarak jauh, Anda akan melihat bahwa banyak waktu terbuang untuk menunggu konfirmasi. Perbedaan zona waktu menyulitkan untuk mendapatkan respons waktu nyata. Jika pihak lain tinggal di belahan dunia yang berlawanan, kemungkinan besar Anda tidak akan mendengar kabar dari mereka hingga hari kerja berikutnya. Bahkan beberapa email bolak-balik bisa memakan waktu seminggu.
Untuk merampingkan proses, gunakan a alat penjadwalan janji temu yang andal. Opsi yang banyak digunakan seperti Google Calendar dan Calendly secara otomatis menampilkan tanggal yang tersedia untuk semua pihak yang terlibat. Pengguna cukup memilih slot pilihan mereka. Setelah semua orang memilih tanggal, aplikasi akan menghitung hasilnya sehingga tuan rumah dapat memutuskan apakah akan melanjutkan rapat.
5. Mengalihdayakan atau Mengotomatiskan Proses Bisnis Tertentu
Jika Anda sering mengubah jadwal untuk tugas yang sensitif waktu namun berulang, pertimbangkan untuk mengalihkannya ke AI. Luangkan waktu Anda untuk proyek yang lebih kompleks. Sistem otomatis dapat menangani hal-hal yang membosankan seperti penjadwalan janji temu, pencatatan waktu, penyortiran email, dan pelacakan proyek.
Untuk tugas yang tidak dapat diotomatisasi oleh AI, pekerjakan pekerja lepas. Cari profesional yang terampil dan tepercaya yang dapat menggantikan Anda selama jam istirahat Anda. Namun begitu beban kerja tim Anda meningkat, mintalah departemen HR atau supervisor Anda untuk mendapatkan karyawan tetap.
6. Gunakan Platform Manajemen Proyek Terorganisir untuk Tim Anda
Meskipun penting, proses persetujuan menghambat penyelesaian tugas. Bahkan meninjau promosi penjualan atau proposal bisnis dapat menghabiskan beberapa hari jika para pihak membutuhkan waktu berjam-jam untuk membalas.
Untuk mempercepat proses, sederhanakan pelacakan tugas. Menggunakan program perangkat lunak manajemen proyek sebagai lokasi sentral untuk proyek seluruh tim di mana pengguna dapat menugaskan, mencentang, membatalkan, dan menyetujui tugas dengan kecepatan mereka sendiri. Di sini, pekerja jarak jauh dapat menyelesaikan tugas tanpa berkomunikasi jauh dari platform.
Tinjau fitur alat manajemen proyek prospektif Anda. Jika Anda bekerja di zona waktu yang berbeda, sebaiknya pilih program yang sudah dilengkapi dengan pengonversi zona waktu, teknologi pesan instan, dan penjadwalan janji temu.
7. Biasakan Diri Anda Dengan Hari Libur yang Diamati di Berbagai Negara
Karena Anda bekerja dengan tim jarak jauh di seluruh dunia, Anda harus membiasakan diri dengan liburan yang diamati di negara lain. Agama dan budaya memiliki kepercayaan yang berbeda. Tidak sopan meremehkan hari libur besar negara lain hanya karena Anda tidak mengikutinya.
Katakanlah Anda bekerja dengan orang India. Meskipun Thanksgiving adalah hari libur kecil bagi kebanyakan orang India, mereka sangat mementingkan Diwali, festival cahaya yang dirayakan sekitar bulan Oktober atau November. Tidaklah bijaksana untuk menetapkan tugas-tugas penting selama periode ini.
Juga, pantau negara-negara yang menerapkan waktu musim panas (DST). Orang-orang yang menggunakan DST memajukan jam mereka satu jam selama musim panas untuk menghemat listrik. Ini bukan hari libur. Namun, hal itu dapat menyebabkan kebingungan saat mengatur janji temu.
8. Cobalah Jadwal Kerja yang Berbeda
Sementara pekerjaan jarak jauh menawarkan fleksibilitas waktu, itu juga dilengkapi dengan jadwal yang tidak menentu yang membutuhkan penyesuaian rutin. Tim jarak jauh harus menemukan slot waktu yang cocok untuk semua orang. Anda kemungkinan besar akan bekerja dalam shift yang tidak Anda lakukan sebagai karyawan kantoran, jadi persiapkan beberapa trik untuk tetap terjaga di tempat kerja.
Tetap berpikiran terbuka untuk jadwal yang berbeda. Jika Anda telah bekerja pada shift yang sama sepanjang karier Anda, gunakan kesempatan ini untuk merombak rutinitas Anda. Misalnya, Anda dapat melakukan tugas dan latihan Anda di awal hari. Siapa tahu? Anda mungkin menemukan bahwa Anda lebih efisien dan produktif saat bekerja di luar jam kantor standar.
Bekerja Secara Efisien di Berbagai Zona Waktu
Bekerja secara efisien dengan mitra luar negeri memerlukan perencanaan yang cermat. Orang di ujung lain layar tidak tinggal di zona waktu yang sama dengan Anda, jadi sebaiknya Anda tidak memaksakan perubahan haluan yang cepat dan permintaan mendesak. Demikian juga, kelola beban kerja Anda sesuai dengan itu. Membongkar tugas penting yang memakan waktu seperti mengatur rapat, menyortir email, dan membuat pengumuman ke sistem AI.
Jika tugas harian Anda melibatkan pengelolaan tim jarak jauh, pertimbangkan untuk membuat jadwal seluruh tim untuk diikuti. Ya, orang memiliki preferensi shift yang berbeda. Sebanyak yang Anda inginkan untuk mengakomodasi mereka, pekerja Anda mungkin tidak menyelesaikan banyak hal jika mereka jarang mengerjakan jadwal yang sama.
