Pembaca seperti Anda membantu mendukung MUO. Saat Anda melakukan pembelian menggunakan tautan di situs kami, kami dapat memperoleh komisi afiliasi. Baca selengkapnya.

Microsoft Forms memiliki antarmuka pengguna yang lengket dan pengalaman yang mulus. Kecil kemungkinan Anda akan membuangnya setelah mencobanya untuk pertama kali. Meskipun antarmuka penggunanya komprehensif, Anda masih memerlukan beberapa kiat profesional untuk menggunakan Microsoft Forms secara lebih produktif.

Berikut adalah cara terbaik untuk memanfaatkan Microsoft Forms untuk kebutuhan survei dan bisnis Anda.

1. Bagikan Formulir Anda

Berbagi formulir adalah tujuan akhir survei Anda. Ini mudah:

  1. Klik Kumpulkan respons di kanan atas formulir Anda.
  2. Pilih preferensi grup penerima Anda dengan memilih Siapa pun dapat merespons, Hanya orang di organisasi saya yang dapat merespons, atau Orang tertentu di organisasi saya dapat merespons.
  3. Klik Persingkat URL kotak centang untuk URL formulir yang lebih pendek (opsional). Kemudian klik Salin untuk mulai membagikan survei Anda dengan target peserta Anda.
instagram viewer

Bagikan Dengan Orang Tertentu Menggunakan Undangan Khusus

Saat berbagi formulir, Anda dapat mencadangkannya dengan pesan undangan khusus agar lebih profesional:

  1. Klik Kumpulkan respons tab di kanan atas formulir Anda.
  2. Pilih preferensi penerima Anda.
  3. Masukkan alamat email, nama, atau grup penerima Anda di bidang kontak. Anda dapat memasukkan banyak penerima.
  4. Isi bidang teks dengan pesan khusus Anda.
  5. Terakhir, klik Mengirim. Peserta Anda sekarang akan mendapatkan pesan khusus yang mengarahkan mereka ke halaman formulir.

2. Lihat Respons di Excel secara Real-Time

Saat menyusun respons Microsoft Forms, Anda biasanya harus mengunduh salinan Excel dari data Anda. Data yang diunduh tidak diperbarui dengan kiriman baru. Karenanya, Anda mungkin perlu mengulang pengunduhan secara berkala untuk memperbarui data yang ada di drive lokal Anda.

Untuk mencegah beberapa unduhan interval ini, Anda mungkin menunggu hingga responden Anda menyelesaikan survei sebelum mengekspor tanggapan mereka ke Excel.

Namun terkadang, Anda ingin melihat bagaimana tanggapan orang secara real-time—terutama jika surveinya ekstensif. Mudah; akun Microsoft 365 Business memungkinkan Anda lihat respons Microsoft Forms di Excel secara real-time. Anda dapat melakukannya secara langsung menggunakan Formulir bawaan untuk Excel atau melalui Power Automate.

3. Cegah Respons Formulir Duplikat

Microsoft Forms memungkinkan seseorang merespons beberapa kali secara default. Anda dapat menyetel formulir agar hanya mengizinkan satu respons per orang.

Ketika kamu melarang orang mengirimkan beberapa kali, mereka harus masuk ke akun Microsoft mereka untuk menanggapi survei Anda. Dengan demikian, formulir tersebut akan mencegah akun yang sama mengakses survei dua kali.

4. Sematkan Microsoft Forms iFrame di Situs Web Anda

Jika Anda ingin orang masuk ke situs web Anda untuk mengisi survei, Anda dapat memasukkan formulir sebagai bingkai di situs web Anda. Yang Anda lakukan hanyalah menyalin salinan iFrame dari formulir yang telah Anda siapkan dan menempelkannya ke HTML situs web Anda. Untuk melakukannya:

  1. Buka formulir Anda dan klik Kumpulkan respons di kanan atas.
  2. Klik ikon kode di kanan bawah sidebar yang terbuka.
  3. Salin kode semat dengan mengklik Menyalin.
  4. Tempelkan kode yang disalin ke file HTML situs web Anda.

5. Gunakan Kode QR untuk Berbagi Formulir

Anda juga dapat mengunduh dan mengirim kode QR formulir Anda ke responden. Ini adalah cara alternatif untuk membagikan URL survei Anda dengan grup fokus. Untuk mengunduh kode QR formulir Microsoft Anda:

  1. Pergi ke Kumpulkan respons tabat kanan atas.
  2. Klik ikon kode QR di bagian bawah sidebar (di sebelah kiri ikon kode).
  3. Klik Unduh untuk menyimpan gambar kode QR ke drive lokal Anda.
  4. Anda sekarang dapat membagikan gambar QR yang diunduh dengan grup target Anda.

6. Tetapkan Durasi Penyelesaian Formulir

Anda mungkin tidak menjalankan kuis, tetapi Anda tetap ingin responden mengisi formulir Anda dalam durasi tertentu. Misalnya, Anda ingin pelamar kerja menanggapi formulir lamaran sebelum tanggal tertentu. Anda dapat mengikat tanggapan mereka dengan tenggat waktu.

Anda dapat melakukan ini dengan mengutak-atik pengaturan formulir:

  1. Klik tiga titik menu horizontal di kanan atas.
  2. Pergi ke Pengaturan.
  3. Klik Mulai tanggal. Lalu klik Data akhir untuk menyelesaikan durasi survei Anda.
  4. Anda juga dapat mengatur waktu formulir dengan mengklik Tetapkan durasi waktu; ini memulai pengatur waktu setelah seseorang mulai mengisi formulir.

Jika Anda telah mengatur waktu survei, responden Anda akan mendapatkan peringatan yang memberi tahu mereka bahwa ini adalah survei berjangka waktu sebelum memulai.

7. Membuat dan Menyesuaikan Kuis di Microsoft Forms

Seperti Google Formulir, Anda juga dapat membuat kuis di Microsoft Forms. Untungnya, kuis mudah dibuat seperti formulir biasa. Untuk membuat kuis di Microsoft Forms:

  1. Klik Kuis Baru dari dasbor Microsoft Forms Anda.
  2. Isi bidang judul dengan nama kuis Anda. Kemudian masukkan deskripsi opsional di bawah bidang ini jika Anda memilikinya.
  3. Klik Tambah baru.
  4. Anda akan melihat opsi kuis yang tersedia di bilah yang ditampilkan. Misalnya, Anda dapat memilih Pilihan untuk pertanyaan pilihan ganda.
  5. Klik Tambah baru untuk menambahkan pertanyaan baru.

Tetapkan Visibilitas Hasil Kuis

Anda mungkin juga ingin mencegah peserta melihat hasil tes setelah pengiriman:

  1. Klik tiga bilah menu horizontal di kanan atas.
  2. Pergi ke Pengaturan.
  3. Nonaktifkan Tampilkan hasil secara otomatis.

8. Unggah dan Sesuaikan Tema Formulir

Selain UI-nya, dengan Microsoft Forms, Anda dapat menentukan UI yang dilihat responden Anda saat mereka membuka survei Anda. Ini adalah cara terbaik untuk menampilkan profesionalisme Anda. Meskipun Microsoft Forms menyediakan tema bawaan, Anda juga dapat mendesain dan mengunggah tema kustom.

  1. Dari formulir Anda, klik Tema di kanan atas.
  2. Pilih dari tema yang terdaftar.
  3. Untuk mengunggah tema khusus, klik tanda silang (+) di kanan bawah bilah tema.
  4. Klik ikon gambar di menu berikut.
  5. Selanjutnya, unggah tema dari Bing atau OneDrive. Atau Anda bisa klik Mengunggah untuk memilih tema dari drive lokal Anda.

9. Izinkan Orang Lain Menggunakan Templat Formulir Anda

Jika Anda telah membuat tema yang menarik dengan pertanyaan survei yang inklusif dan relevan, Anda dapat mengizinkan orang lain untuk menggunakannya. Saat Anda mengizinkan orang lain menggunakan template Anda, Anda akan membagikan duplikatnya. Oleh karena itu, responden Anda dapat menggunakannya sebagai template untuk survei mereka.

Buka formulir Anda dan ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Klik tiga titik menu horizontal di kanan atas.
  2. Klik Berkolaborasi atau Duplikat.
  3. Di bagian Bagikan sebagai template, klik Dapatkan tautan untuk menggandakan.
  4. Salin tautan yang dibuat dan bagikan dengan peserta Anda. Meskipun mereka masih dapat mengisi dan mengirimkan formulir, mereka juga dapat menggandakannya dan menggunakannya sebagai Templat untuk survei mereka jika mereka memiliki akun Microsoft 365.

10. Sesuaikan Pesan Perpisahan

Anda juga dapat menghargai peserta Anda karena telah meluangkan waktu untuk menanggapi survei Anda. Pesan ini muncul setelah mereka mengirimkan formulir Anda.

Pesan seperti itu bisa sangat membantu dalam membangun hubungan dengan peserta. Misalnya, Anda dapat menggunakan kesempatan ini untuk mengingatkan responden bahwa Anda akan menanggapi masukan mereka pada waktu tertentu. Untuk menyesuaikan pesan perpisahan:

  1. Klik tiga titik menu horizontal di kanan atas formulir Anda.
  2. Pergi ke Pengaturan.
  3. Klik Sesuaikan pesan terima kasih kotak centang.
  4. Kemudian isi kolom dengan pesan Anda.

Orang-orang sekarang akan menerima pesan Anda setelah mengirimkan formulir.

11. Dapatkan Notifikasi Email dari Setiap Respons

Anda bisa mendapatkan notifikasi email setiap kali seseorang merespons survei Anda. Meskipun ini mungkin bukan praktik yang diinginkan dalam survei ekstensif, ini membantu Anda melacak respons—terutama jika Anda memiliki lebih sedikit peserta. Untuk melakukannya:

  1. Klik tiga bilah menu horizontal di bagian atas. Lalu pergi ke Pengaturan.
  2. Klik Dapatkan notifikasi email dari setiap respons kotak centang.

12. Buat Salinan Formulir Sebelumnya

Saat mengedit formulir sebelumnya dan menggunakannya untuk survei lain membuat pekerjaan Anda lebih cepat, Anda akhirnya menimpa kontennya. Gandakan formulir yang ingin Anda buat dan edit yang kedua sebagai gantinya:

  1. Buka dasbor Microsoft Forms Anda.
  2. Setelah Anda menemukan formulir sebelumnya yang ingin Anda buat, klik tiga titik horizontal di kanan bawah spanduknya.
  3. Pilih Menyalin untuk menggandakannya. Anda sekarang dapat mengedit ekstra.

Bagikan Survei Anda Secara Profesional

Alat survei online seperti Microsoft dan Google Forms memudahkan hidup. Namun, meskipun Anda dapat memanfaatkan kesederhanaannya untuk survei yang dilokalkan dan ekstensif, mengetahui cara Anda menangani kasus penggunaan profesionalnya akan semakin menyederhanakannya.

Meskipun Anda telah mempelajari tentang tips dan trik untuk menggunakan Microsoft Forms dalam artikel ini, Anda mungkin juga ingin melihat beberapa penggunaan Google Forms secara profesional.