Manfaat menggunakan perangkat lunak seperti ClickUp atau Asana adalah papan proyek out-of-the-box mereka yang membutuhkan penyesuaian minimal. Tetapi jika Anda adalah pengguna Notion, atau Anda menginginkannya, Anda dapat menggunakannya Proyek & tugas template untuk mendapatkan perencanaan dalam waktu singkat.
Tidak yakin cara kerjanya? Berikut panduan memulai cepat untuk membantu Anda memulai.
Templat Tugas dalam Notion Dijelaskan
Templat tugas di Notion pada dasarnya adalah daftar tugas yang diatur berdasarkan proyek. Proyek muncul sebagai grup di dalam database, dan baris, atau halaman, yang Anda lihat di dalam grup adalah tugas.
Di antara halaman tugas dan proyek, ini adalah tempat Anda akan melakukan sebagian besar pekerjaan. Saat Anda menambahkan grup dan tugas baru, mereka akan muncul di halaman proyek Anda, bersama dengan setiap perubahan yang Anda buat pada data dan properti saat ini.
Properti default pada halaman tugas Anda adalah Nama tugas, Status, Menetapkan, Jatuh tempo, Dan Proyek. Berikut ini ikhtisar singkat tentang apa yang masing-masing lakukan:
Nama tugas
Nama tugas membantu Anda mengidentifikasi tugas dengan cepat, jadi Anda ingin sedikit deskriptif dan membuatnya unik. Anda juga dapat mengklik nama tugas untuk melihat atau menambahkan informasi yang relevan. Jika Anda tidak ingin membukanya di layar terbagi, Anda bisa mengubah mode mengintip halaman Anda dalam pengaturan tata letak database Anda di samping Buka halaman di. Anda dapat menemukannya dengan mengeklik tiga titik di pojok kanan atas database.
Status
Status memberikan gambaran kemajuan cepat. Ada beberapa opsi status, dikategorikan berdasarkan Melakukan, Sedang berlangsung, Dan Menyelesaikan. Menyelesaikan tugas seperti Selesai Dan Arsip akan mengisi bilah kemajuan di halaman proyek Anda.
Tetapkan dan Jatuh Tempo
Menetapkan menunjukkan siapa yang memiliki tugas. Jatuh tempo mengomunikasikan tenggat waktu dan memungkinkan Anda melakukannya atur pengingat. Ini adalah penjaga yang pasti jika berkolaborasi dengan orang lain, mendelegasikan tugas, atau membuat papan tugas terbuka.
Proyek
Proyek adalah properti relasi yang menautkan tugas ke proyeknya masing-masing. Tugas hanya dapat ditautkan ke satu proyek. Jika menurut Anda kolom ini tidak relevan karena Anda telah mengelompokkan proyek, klik judulnya dan pilih Sembunyikan dalam tampilan untuk menyelipkannya. Menghapusnya akan memutus komunikasi antar halaman.
Tampilan Templat Tugas Notion
Di bagian atas database tugas Anda, di bawah judulnya, Anda akan melihat tampilan Berdasarkan proyek, Milikku, Dan Rakyat. Secara default, Anda berada dalam tampilan proyek, di mana Anda mengatur tugas berdasarkan proyek.
Itu Milikku view membuat daftar tugas dari semua tugas Anda, mengaturnya ke dalam daftar periksa. Satu-satunya properti yang tampaknya tidak tercermin di sini adalah Status, tetapi jika Anda melihat di atas kolom kotak centang, Anda akan melihat simbol yang sama dengan kolom status di tampilan lainnya. Dan ketika Anda mencentang sesuatu di sini, itu menandainya sebagai selesai di tempat lain.
Itu Rakyat view memberi Anda ikhtisar singkat tentang tugas yang Anda dan rekan tim Anda kerjakan. Ini adalah alat yang sangat baik untuk memeriksa satu sama lain dan memastikan beban kerja seseorang tidak terlalu berat.
Cara lain Anda dapat mengurutkan tugas adalah dengan menggunakan filter. Anda dapat menemukannya di bawah opsi tampilan di bagian atas database Anda dan menggunakannya untuk mengurutkan berdasarkan properti. Misalnya, melihat semuanya dengan a Belum mulai status atau hanya tugas yang diberikan kepada orang tertentu.
Templat Proyek dalam Notion Dijelaskan
Template proyek adalah tempat Anda akan menemukan ikhtisar singkat dari semua proyek Anda. Ini menggunakan tata letak papan yang lebih visual di mana Anda dapat menarik dan melepas item di antara status.
Sekilas, Anda dapat melihat beberapa spesifikasi dan kemajuan proyek aktif Anda berkat propertinya. Jika Anda mengisinya, mereka akan ditampilkan di papan tulis.
Jika Anda tidak melihat properti yang Anda perlukan, klik pada papan untuk membuka halamannya, dan Anda akan menemukan propertinya di bawah judul. Di sini Anda dapat mengubah statusnya, menambahkan orang ke proyek, melihat bilah progres, dan menambah atau mengedit garis waktu.
Di halaman proyek, Anda juga akan melihat grup tugasnya, tempat Anda dapat menambahkan informasi dan data lain yang relevan dengan proyek.
Cara Menyesuaikan Templat Tugas dan Proyek
Tentu saja, Anda ingin menyesuaikan template dan menjadikannya milik Anda sendiri. Inilah cara Anda dapat melakukannya.
Menambahkan Properti di Halaman Tugas
Untuk menambahkan properti ke halaman tugas Anda, klik simbol tambah di kanan atas grup. Melakukannya akan menarik daftar untuk Anda pilih, dan dari sana, Anda mengklik yang ingin Anda tambahkan. Setelah ada di database Anda, klik judulnya untuk memberinya nama yang Anda inginkan.
Mengubah Status di Halaman Tugas
Untuk mengedit atau menambahkan lebih banyak opsi ke kolom status Anda, klik status tugas untuk membuka menu dan memilih Mengedit properti di dasar. Dalam Mengedit properti menu, Anda akan melihat tiga kategori status—To do, In Progress, dan Complete. Anda dapat mengeklik opsi saat ini untuk mengedit nama dan warna atau memilih simbol tambah di samping judul kategori untuk menambahkan sesuatu yang baru.
Menambahkan Properti di Halaman Proyek
Cara tercepat untuk menambahkan properti ke halaman proyek Anda adalah dengan mengklik salah satu papan. Di bagian atas halamannya, Anda akan melihat opsinya # properti lainnya. Klik itu, dan opsinya Tambahkan properti akan muncul. Setelah menambahkan properti ke proyek, Anda juga akan melihatnya di semua proyek lainnya.
Mengubah Status di Halaman Proyek
Secara teknis, kolom properti bersembunyi di halaman proyek Anda, jadi tidak jelas cara mengeditnya. Tapi begitu Anda tahu ke mana harus mencari, itu mudah.
Klik tiga titik di kanan atas database Anda, pilih Properti, dan pilih Status. Anda sekarang akan berada di Mengedit properti menu, di mana Anda dapat mengklik opsi saat ini untuk mengeditnya dan mengklik simbol tambah untuk membuat yang baru.
Atur Tugas dan Proyek Anda Dengan Notion
Meskipun mungkin tampak rumit pada awalnya, saat Anda memecah Notion Proyek & tugas template menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan mengerjakannya, Anda akan tahu persis apa yang Anda lakukan dalam waktu singkat. Tempat terbaik untuk memulai adalah memahami template apa adanya dan menambahkan ekstra nanti.