Pembaca seperti Anda membantu mendukung MUO. Saat Anda melakukan pembelian menggunakan tautan di situs kami, kami dapat memperoleh komisi afiliasi.
Bayangkan Anda harus mengirim email penting ke atasan, klien, atau bahkan teman. Anda mengetik surat yang sempurna dan menekan kirim, yakin Anda akan mendapat tanggapan sebelum tenggat waktu. Apa yang akan Anda lakukan jika email gagal terkirim beberapa menit sebelum tenggat waktu Anda?
Situasi di atas menggambarkan kekacauan email yang terpental. Artikel ini akan membahas apa itu email bouncing, jenis-jenis email bouncing, penyebab, dan cara mengatasinya.
Apa Itu Email Terpental?
Ketika kamu Kirim Sebuah email yang tidak terkirim, ini disebut email bouncing. Biasanya, ada email bounce-back message untuk memberitahu Anda. Dalam kebanyakan kasus, mereka juga memberi tahu Anda tentang penyebab pantulan email.
Ada dua jenis pantulan email–pantulan lunak dan pantulan keras. Mari kita periksa apa artinya.
Pantulan Lembut
Soft bounce adalah email yang tidak terkirim karena penyebab sementara. Penyebab soft bounce adalah kotak surat terisi, kotak surat tidak aktif, server mengalami downtime, dan pesan email terlalu besar.
Jenis pantulan ini kurang serius jika dibandingkan dengan pantulan keras. Seringkali, mereka tidak memerlukan tindakan apa pun dari Anda untuk diselesaikan. Mereka secara otomatis menyelesaikan sendiri setelah masalah yang menyebabkannya diselesaikan.
Pantulan Keras
Ketika email gagal terkirim secara permanen, itu diklasifikasikan sebagai hard bounce. Penyebab hard bounce mencakup alamat email yang salah eja, ID email yang tidak ada, dan server yang mogok. Anggap saja sebagai jenis situasi "tidak datar" atau "penolakan langsung"; email Anda tidak masuk, dan tidak akan pernah.
Kemungkinan Alasan Bahwa Email Mungkin Terpental
Langkah pertama untuk mengatasi email terpental adalah mengetahui penyebabnya. Berikut adalah beberapa kemungkinan alasan email terpental:
1. Alamat Email Salah Eja atau Tidak Ada
Beberapa email terpental ditandai dengan “alamat email tidak ada”; ini menunjukkan bahwa alamat email tidak ada. Seringkali, hal ini dapat dikaitkan dengan kesalahan pengejaan pada ID email, atau email mungkin telah dihapus jika milik anggota staf yang mengundurkan diri dari suatu organisasi.
Mungkin juga itu alamat emailnya palsu, atau email yang dibuat secara acak yang dibuat oleh orang-orang untuk mendeklarasikan email asli mereka. Dalam kasus ini, Anda tidak akan dapat mengirim email ke alamat tersebut.
2. Masalah Server
Beberapa email terpental mungkin ditandai "tidak terkirim"; ini dapat dilacak ke server email dari alamat email penerima. Biasanya, server kelebihan beban atau tidak tersedia karena pemeliharaan. Jika Anda menerima pemberitahuan ini berulang kali, server email mungkin telah dimatikan.
3. Kotak surat penuh
Email berfungsi dengan penyimpanan; cara yang sama Anda tidak dapat mengunduh aplikasi baru dari app store saat penyimpanan Anda hampir habis adalah cara yang sama penerima Anda tidak akan menerima email Anda dengan kotak surat yang terisi.
Ini bukan masalah besar jika penerima secara aktif menggunakan surat mereka karena mereka pada akhirnya akan membersihkan kotak surat mereka untuk memberi ruang bagi yang baru.
4. Ukuran Email
Alasan lain mengapa email Anda terpental adalah karena ukurannya terlalu besar. Ini biasa terjadi ketika email memiliki lampiran. Misalnya, Gmail tidak mengirim email dengan lampiran yang lebih besar dari 25MB. Sebagian besar penyedia email populer juga memiliki batasan yang sama.
5. Akun Diblokir
Jika penerima telah memblokir Anda untuk menghubungi mereka, semua email Anda ke alamat email tersebut akan dikembalikan, dan Anda akan menerima pemberitahuan tentang hal ini. Mereka mungkin juga memiliki filter spam tugas berat yang memblokir email yang mungkin tampak mencurigakan.
6. Liburan/Balasan Otomatis
Ketika orang pergi berlibur, mereka suka menjauh dari semua orang dan segalanya, memberikan akses hanya kepada sebagian kecil orang. Biasanya, mereka memiliki jalur atau email terpisah yang dapat digunakan untuk menghubungi mereka, sedangkan saluran kontak reguler dalam mode liburan.
Jika tetap dalam mode itu, pesan Anda ke alamat email itu akan terpental berulang kali.
Cara Mengatasi Email yang Terpental
Mengetahui bahwa email Anda terpental bisa membuat frustasi, terutama jika kontennya sensitif terhadap waktu atau penting. Untungnya, Anda tidak perlu melipat tangan dan melihat saat ini terjadi. Berikut adalah empat cara untuk mengatasi dan kemungkinan mencegah email terpental:
1. Gandakan/Periksa ID Email
Salah satu alasan paling umum email bouncing adalah ID email yang salah eja atau tidak ada. Merupakan praktik yang baik untuk memeriksa ulang ID email penerima Anda sebelum menekan kirim. Ketika Anda yakin Anda memiliki alamat yang benar, ini secara otomatis menghilangkan ini sebagai penyebab terpentalnya email.
Tidak ada salahnya juga untuk mengonfirmasi bahwa Anda memiliki alamat yang benar dari pemiliknya saat Anda menerimanya.
2. Perbarui Informasi
Biasakan memperbarui informasi kontak Anda. Situasi individu sering berubah, dan kontak Anda mungkin kehilangan akses ke alamat email mereka atau mengalihkannya. Hubungi kontak Anda secara teratur untuk memastikan bahwa informasi yang Anda miliki adalah yang terbaru. Ini akan mengurangi jumlah pantulan email yang Anda temui.
3. Ikuti Aturan Pengiriman
Sebelumnya, kami menyebutkan bahwa beberapa email gagal terkirim karena ukurannya sangat besar. Gmail membatasi ukuran lampiran Anda hingga 25Mb, dan penyedia email lainnya memiliki batasan serupa. Biasakan diri Anda dengan berbagai aturan yang memandu server email Anda.
Juga, perhatikan bahwa ada beberapa metode yang tersedia untuk Anda email lampiran besar dengan mulus.
4. Format Email Anda
Yang ini melewatkan pikiran kita semua, tapi penting agar email Anda tidak ditulis seperti email spam. Semua server email memiliki filter spam yang mencegah penggunanya dibombardir dengan konten yang tidak menjadi perhatian mereka.
Anda dapat menggunakan sumber online seperti tester.com dan isnotspam.com untuk meninjau email Anda dari konten spam.
5. Kirim Email Nanti
Dalam hal downtime server penerima, Anda harus menunggu beberapa saat untuk mengirim ulang email, dan jika server dicadangkan, email Anda akan dikirimkan. Jika ini berlangsung lebih lama, Anda mungkin harus menghubungi dukungan kontak penyedia email penerima untuk memberi tahu mereka tentang situasi Anda.
Pantulan Email Anda Bukanlah Akhir dari Dunia
Meskipun pantulan email tidak selalu menjadi penyebab alarm, hal itu masih bisa sangat mengganggu saat Anda mengirim email penting, dan tidak terkirim. Bahkan mungkin membuat Anda khawatir tentang apakah penerima menerima pesan Anda sama sekali atau tidak — tetapi jangan khawatir.
Anda dapat menyelesaikan situasi tanpa menyebabkan terlalu banyak kecemasan dengan perbaikan yang tercantum dalam artikel ini. Ada juga hal lain yang dapat Anda lakukan untuk melacak email.