Bukan rahasia lagi bahwa pencari kerja membutuhkan keterampilan komunikasi. Faktanya, keterampilan komunikasi secara konsisten merupakan salah satu kualitas yang paling diinginkan yang dicari oleh manajer perekrutan dalam kandidat pekerjaan. Seluruh proses ketenagakerjaan membutuhkan keterampilan komunikasi: menyusun resume Anda untuk menyelesaikan wawancara kerja itu, benar-benar mengerjakan pekerjaan itu, dan akhirnya mengundurkan diri (atau dipecat).
Sekarang kerja jarak jauh sedang meningkat; keterampilan komunikasi menjadi semakin penting untuk kesuksesan karier. Jika kesalahpahaman bisa terjadi dalam pertemuan tatap muka, apa lagi ketika kebanyakan interaksi dilakukan secara online? Berikut adalah keterampilan komunikasi teratas yang Anda butuhkan untuk berhasil dalam pekerjaan jarak jauh Anda.
1. Mencatat
Mencatat adalah keterampilan penting dalam dunia digital, di mana kita dipenuhi dengan informasi. Artikel Pew Research Center tentang efek negatif dari kehidupan digital mengutip seorang responden yang mengatakan:
“Salah satu dampak utama (kehidupan digital) adalah penurunan memori jangka pendek secara keseluruhan, dan… apa pertanyaannya?” - responden anonim, Pew Research Center
Menjadi sangat terhubung telah mempersulit untuk tetap pada tugas, yang menimbulkan masalah bagi pemberi kerja dan pekerja jarak jauh. Sebagai Memang mengatakan, pemberi kerja menginginkan anggota tim yang dapat menafsirkan instruksi dan menyampaikannya secara efektif kepada orang lain. Anda pasti tidak akan bisa melakukan ini jika Anda seperti responden anonim itu.
Jika Anda terus-menerus lupa akan tugas Anda, gunakan aplikasi pencatat. Ada banyak alat online yang dapat Anda gunakan, mulai dari aplikasi yang sangat sederhana seperti Catatan Tempel Microsoft ke yang lebih rumit Obsidian (untuk pencatat canggih tentang steroid) hingga yang populer Todoist, yang menempati sweet spot di antara dua yang pertama.
2. Daya tanggap
Di tempat kerja fisik, mudah bagi orang untuk mengobrol dengan Anda di bilik Anda atau saat jam makan siang, dan mendapatkan jawaban instan. Di tempat kerja virtual, Anda dapat dengan mudah mengabaikan atau lupa menjawab email, panggilan, atau pesan instan.
Jika Anda tidak ingin orang berpikir bahwa Anda bermalas-malasan dalam pekerjaan, lakukan yang terbaik untuk bersikap responsif (kecuali jika Anda sedang dalam keadaan darurat atau sedang berlibur). Anda dapat dengan mudah kehilangan kepercayaan tim atau klien jika Anda gagal membalas pesan yang paling penting. Cobalah praktik terbaik berikut untuk memastikan bahwa Anda tidak melewatkan komunikasi penting apa pun:
- Tetapkan jadwal untuk memeriksa pesan di siang hari (beberapa lebih suka melakukannya di sore hari dan menyisihkan waktu paling produktif di pagi hari untuk pekerjaan berat).
- Kelola notifikasi di jam tangan pintar Anda. Beberapa jam tangan pintar memungkinkan Anda mematikan notifikasi sementara saat Anda perlu melakukan pekerjaan yang terfokus.
- Hindari pemesanan ganda dan melewatkan janji temu penting dengan kalender online gratis terbaik.
- Beri tahu tim Anda tentang jam kerja Anda jika Anda bekerja di zona waktu yang berbeda atau memiliki jadwal yang berbeda.
- Siapkan penjawab otomatis liburan berulang di Gmail.
- Balas otomatis ke pesan teks di Android.
- Kirim pesan teks otomatis di iPhone.
Jika seandainya Anda melewatkan sesuatu, cepatlah meminta maaf dan menebus kesalahan.
3. Menyajikan Secara Daring
Memberikan presentasi online sangat berbeda dengan memberikan presentasi secara langsung. Anda biasanya perlu menyiapkan peralatan teknologi Anda sendiri, atau Anda harus berkoordinasi dengan orang lain yang berada di lokasi lain. Terhubung dengan audiens juga bergantung pada kontak mata, gerak tubuh, dan gerakan, yang sebagian besar hilang secara online.
Karena itu, pastikan Anda berinvestasi dalam peralatan dan alat online yang bagus, sehingga Anda terdengar profesional dan terlihat bagus di webcam. Berlatihlah dengan presentasi Anda—bahkan mungkin rekam diri Anda menggunakan Mesin tenun perekam layar—hingga Anda yakin dengan nada, volume, slide, dan penampilan Anda.
Karena audiens Anda akan sering berinteraksi dengan slide Anda, hindari menggunakan presentasi slide yang membosankan. Anda dapat mengunduh template yang menarik di situs seperti 24Slide Dan Power Pointify. Atau Anda bisa mencoba Presentasi Canva, yang memungkinkan tim berkolaborasi dalam presentasi, memungkinkan audiens mengajukan pertanyaan, dan memungkinkan beberapa penyaji mengontrol slide.
4. Menerima dan Memberikan Umpan Balik yang Konstruktif
Lebih sulit untuk mengetahui apa yang diinginkan klien dan pemberi kerja dari Anda tanpa kontak tatap muka. Juga lebih menantang untuk melaporkan kemajuan kerja dan harapan dalam pengaturan kerja jarak jauh. Anda bahkan tidak memiliki isyarat nonverbal untuk dijadikan bank, dan Anda tidak dapat benar-benar "menafsirkan" nada berdasarkan email.
Siapkan proses kerja Anda untuk menyertakan sistem umpan balik konstruktif yang akan memberikan kesempatan kepada anggota tim Anda untuk mengevaluasi satu sama lain secara jujur. Anda dapat melakukannya melalui:
- Formulir Umpan Balik: Sarankan menggunakan formulir umpan balik menggunakan templat yang dapat diedit dari Formstack atau 123FormBuilder.
- Pesan singkat: Ajukan pertanyaan klarifikasi melalui saluran pesan instan pilihan klien/bos Anda. Anda mungkin bertanya, "Jadi, berdasarkan email terakhir Anda, Anda ingin saya…" atau "Anda menyebutkan bahwa saya perlu…apakah ini benar?"
- Surel: Buat dan kirim rencana tindakan setelah Anda menerima umpan balik yang meminta Anda untuk meningkatkan pekerjaan Anda.
5. Penulisan Profesional
Sebagian besar komunikasi digital saat ini dilakukan secara tertulis, terutama untuk tim yang telah meninggalkan rapat video yang panjang dan tidak produktif. Kami mengobrol, mengirim email, dan mengirim dokumen formal, yang semuanya mengharuskan kami untuk menulis dengan jelas.
Keterampilan menulis tidak dapat sepenuhnya menangkap fitur komunikasi langsung, tetapi dapat secara efektif menginformasikan, membujuk, memotivasi, atau menyederhanakan kompleks jika dilakukan dengan baik. Tulisan yang baik juga dapat menciptakan ruang yang intim dan memberikan kesan kesegeraan (jika Anda berkomunikasi tepat waktu).
Untuk meningkatkan kecakapan menulis Anda, selalu edit dan koreksi pekerjaan Anda. Sangat mudah untuk menginstal pemeriksa tata bahasa seperti Tata bahasa atau Hemingway, dan gunakan tesaurus online untuk membantu Anda membuat dokumen bebas kesalahan. Untuk mempelajari gaya dan suara, Anda dapat mengunduh buku Kindle atau bergabung komunitas online terbaik untuk penulis.
6. Menggunakan Berbagai Saluran Komunikasi
Dengan banyaknya alat komunikasi yang tersedia saat ini, penting untuk mengetahui mana yang paling tepat untuk digunakan. Haruskah Anda mengirim email atau menggunakan pesan instan? Apakah Slack atau Microsoft Teams lebih baik? Email biasanya lebih baik untuk mengirimkan informasi mendetail, dan beberapa lebih menyukai pengalaman pengguna Slack, tetapi pemberi kerja dan klien Anda mungkin berpikiran berbeda.
Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menanyakan apa yang mereka sukai. Sementara yang lain mungkin melihat Skype sebagai kuno, beberapa klien masih lebih menyukainya. Mungkin mereka bahkan akan memilih panggilan telepon daripada panggilan video.
Segera setelah Anda mengetahui saluran komunikasi pilihan mereka, cobalah saluran ini sendiri. Baca FAQ dan tonton tutorial online jika platformnya tampak rumit. Dengan sedikit kesabaran, Anda akan dapat menguasai alat-alat baru dan lebih percaya diri.
Komunikator Terampil Menjadi Pekerja Jarak Jauh yang Lebih Baik
Komunikator yang terampil saat ini harus belajar bagaimana menulis secara efektif, mencatat, responsif, memberikan presentasi online, memberi dan menerima umpan balik, dan menggunakan saluran komunikasi yang berbeda. Mereka juga harus mengetahui alat komunikasi digital terbaik untuk digunakan, tergantung pada situasi atau preferensi pemberi kerja.
Kuasai keterampilan komunikasi penting ini untuk mendapatkan kepercayaan pemberi kerja atau klien Anda dan berhasil dalam pekerjaan jarak jauh. Apakah Anda mencari pekerjaan atau berharap untuk meningkatkan keterampilan Anda yang lain untuk bekerja? Anda mungkin ingin belajar tentang keterampilan yang Anda butuhkan untuk mendapatkan pekerjaan.