Anda mungkin membuka Outlook dan menggunakan beberapa fitur bagusnya seperti menandai, mengkategorikan, dan mengarsipkan setiap hari. Meskipun fitur-fitur ini telah mempermudah pengelolaan email Anda, ada alat Outlook lain yang tersedia yang dapat meningkatkan pengaturan email Anda.
Dalam posting ini, kami akan memberi tahu Anda tujuh tip dan trik lanjutan Outlook yang mungkin ingin Anda periksa saat berikutnya Anda membuka kotak masuk.
1. Jawab Email Berulang Dengan Bagian Cepat
Apakah Anda mendapati diri Anda mengetik konten email yang sama berulang kali? Mungkin rekan kerja Anda sering mengajukan pertanyaan yang sama, atau Anda selalu membuat pengumuman yang sama setiap bulan. Dalam hal ini, Bagian Cepat akan menjadi teman terbaik Anda.
Kumpulan konten yang dapat digunakan kembali, Quick Parts, adalah salah satu yang terbaik cara untuk meningkatkan alur kerja Anda di Outlook. Anda dapat mengakses fitur ini dari Menyisipkan tab setiap kali Anda membalas (atau membuat baru) email.
Untuk menambahkan cuplikan baru ke Bagian Cepat, cukup buka email baru, ketik pesan atau frasa Anda, dan sorot teksnya. Lalu, pergi ke
Sisipkan > Bagian Cepat > Simpan Pilihan ke Galeri Bagian Cepat. Anda dapat mulai menggunakan cuplikan ini kapan pun Anda mau.2. Gunakan Kembali Pesan Sering Dengan Template Email
Mirip dengan Bagian Cepat, templat email di Outlook membantu Anda menghemat waktu dengan menggunakan kembali pesan yang dibuat sebelumnya. Anda tidak perlu lagi mengetik email yang sama lagi, karena Anda hanya perlu membuka template email yang telah dibuat sebelumnya. Keunggulannya dibandingkan Quick Parts adalah Anda juga dapat mengisi subjek dan penerima, bukan hanya isi.
Untuk membuat template email, cukup buat email baru dan ketik pesan Anda. Anda dapat memilih untuk mengosongkan penerima dan baris subjek. Lalu, pergi ke File > Simpan Sebagai. Simpan email sebagai Templat Outlook di folder bawaan.
Untuk menggunakan template, klik Barang baru dari kamu Rumah tab. Pilih Lebih Banyak Item > Pilih Formulir, dan ubah Lihat kedalam bidang ke USer Template di Sistem File. Di sana, Anda dapat memilih template email yang telah Anda buat sebelumnya.
3. Sederhanakan Tindakan Sering Dengan Langkah Cepat
Langkah Cepat dikirim dari surga untuk orang-orang yang terus-menerus melakukan rangkaian tindakan yang sama pada email yang mereka terima. Misalnya, ketika Anda menerima email mendesak dari seorang kolega setelah jam kerja, Anda menandainya, mengubah statusnya menjadi sangat penting, lalu mengirimkan balasan yang mengatakan, "Saya akan menghubungi Anda lagi besok."
Ini bisa terlalu membosankan jika Anda tidak suka menghabiskan lebih dari 30 detik untuk menghadiri email seperti ini. Jadi daripada melakukan langkah-langkah di atas secara manual, Anda bisa mengotomatiskan tindakan Anda dengan Langkah Cepat.
Anda dapat dengan mudah menemukan fitur ini di Rumah tab aplikasi Outlook Anda. Sudah ada Langkah Cepat default yang tersedia di sini, seperti "Selesai" yang menandai email sebagai selesai, memindahkannya ke folder, dan menandainya sebagai telah dibaca. "Kepada manajer" yang meneruskan email ke manajer Anda; Dan "Balas & Hapus" yang mengirim balasan dan menghapus pesan asli. Namun, Anda juga dapat menyesuaikan rangkaian tindakan Anda sendiri.
4. Buat Aturan untuk Pengelolaan Email yang Lebih Baik
Aturan agak mirip dengan Langkah Cepat, karena aturan juga memungkinkan Anda menangani email masuk (dan keluar) dengan cara tertentu. Misalnya, Aturan dapat memindahkan email dari John Doe ke folder Arsip dan menandainya sebagai telah dibaca. Anda juga dapat menggunakan Aturan untuk secara otomatis CC atau BCC sendiri di Outlook.
Namun, tidak seperti Langkah Cepat, di mana Anda harus memilih Langkah Cepat tertentu sebelum dapat diterapkan ke pesan, Aturan bersifat otomatis. Segera setelah Anda menerima email yang sesuai dengan ketentuan yang Anda tetapkan dalam aturan, tindakan yang Anda pilih akan diterapkan secara otomatis. Ini membuat pengorganisasian kotak masuk Anda jauh lebih mudah. Anda dapat membuat aturan Anda sendiri dengan menavigasi ke Beranda > Aturan > Buat Aturan.
5. Kirim Balasan Otomatis Di Luar Kantor Saat Anda Pergi
Kecuali jika Anda gila kerja dan takut ketinggalan, Anda mungkin tidak suka memeriksa email saat sedang berlibur. Namun, Anda juga tidak suka membiarkan rekan kerja dan klien Anda menggantung. Itulah mengapa penting untuk mengatur Balasan Otomatis hingga Anda kembali ke mode kerja.
Balasan Otomatis persis seperti namanya. Saat diaktifkan untuk durasi tertentu, orang yang mengirimi Anda email selama jangka waktu tersebut akan secara otomatis menerima balasan dengan pesan yang Anda buat di setelan Balasan Otomatis. Untuk membuatnya, navigasikan ke File > Info > Balasan Otomatis.
6. Urutkan Dengan Mudah Melalui Kotak Masuk Anda Dengan Pembersihan
Hal terakhir yang ingin Anda lihat setelah kembali dari liburan adalah kotak masuk yang penuh dengan ratusan email yang berlebihan. Meskipun Anda tidak dapat mencegah hal ini terjadi, ada satu cara yang dapat Anda lakukan membuat Outlook tidak terlalu mengganggu: fitur Bersihkan.
Tindakan ini akan menghapus pesan yang berlebihan dari utas email, sehingga Anda dapat membaca lebih sedikit pesan tetapi tetap memahami keseluruhan percakapan. Misalnya, Anda dan Claire menerima email dari Louie. Claire menjawab dan menyertakan pesan asli Louie dalam balasannya. Clean Up kemudian akan menghapus email Louie karena isinya sudah bisa ditemukan di reply Claire.
Jika Anda khawatir fitur ini dapat menghapus email penting, Anda selalu dapat membuka folder Item Terhapus, tempat pesan duplikat dipindahkan. Untuk menggunakan Pembersihan, buka Rumah tab dan klik Membersihkan dalam Menghapus bagian.
7. Gunakan Pemformatan Bersyarat untuk Menyoroti Pesan Penting
Jika Anda adalah seseorang yang menerima ratusan email dalam sehari, Anda akan mudah kehilangan jejak email terpenting, seperti email dari atasan atau klien Anda. Di sinilah pemformatan bersyarat berperan.
Fitur Outlook ini memungkinkan Anda menyesuaikan email tertentu agar muncul dari kotak masuk Anda. Misalnya, Anda dapat membuat format bersyarat untuk mengubah font email bos Anda menjadi Comic Sans. Anda juga dapat membuatnya sedemikian rupa sehingga setiap pesan dengan "Rapat" di baris subjek menjadi warna merah jambu yang cerah. Anda dapat menemukan pengaturan pemformatan bersyarat di Lihat > Lihat Pengaturan.
Jadilah Microsoft Outlook Pro Dengan Tip dan Trik Ini
Ketujuh tip dan trik lanjutan ini hampir tidak menggores permukaan fitur Outlook. Semakin banyak Anda menggunakan aplikasi, semakin banyak Anda pasti akan menemukan fitur baru dan berguna yang dapat membantu meningkatkan manajemen email Anda.