Jika Anda memerlukan seseorang untuk membantu mengelola kalender, anggaran, dan rapat Anda, pertimbangkan untuk menggunakan Alexa sebagai asisten virtual Anda.
Bekerja dari rumah hadir dengan banyak keuntungan dan serangkaian tantangan unik yang setara. Jika Anda seorang pekerja lepas atau pekerja jarak jauh, maka Anda tahu ketakutan akan meningkatnya disorganisasi — rasa bersalah dan kabut otak yang muncul karena tidak produktif dalam keseharian Anda.
Bukankah lebih bagus lagi jika Anda memiliki asisten virtual untuk membantu Anda tetap pada jalurnya—seseorang yang membantu Anda mengelola kalender, tagihan dan pengeluaran, serta proyek? Meskipun mempekerjakan asisten virtual mungkin tidak sesuai anggaran untuk solopreneur, kemungkinan besar Anda sudah memilikinya: Alexa.
Alexa adalah AI yang dikontrol suara Amazon yang tersedia di banyak perangkat, termasuk speaker pintar Amazon Echo. Berkat keterampilan Alexa ini (pada dasarnya aplikasi), Anda dapat meningkatkan kemampuan Alexa dan mengubahnya menjadi asisten virtual yang andal.
1. Kalender
Saat menghubungkan kalender Google, Microsoft, atau Apple, Anda dapat menggunakan Alexa untuk mengelola acara. Ini akan mengingatkan Anda tentang acara mendatang, dengan opsi untuk menonaktifkan notifikasi di luar jam kerja Anda.
Ini adalah kemampuan terintegrasi, jadi Anda tidak perlu mengunduh keterampilan. Untuk menggunakannya:
- Buka aplikasi Alexa dan pilih Lagi tab di bagian bawah.
- Mengetuk Kalender.
- Pilih ikon roda gigi di pojok kanan atas.
- Untuk menambahkan akun kalender Anda, ketuk ikon tambah.
- Sesampai di sana, pilih penyedia mana yang ingin Anda sambungkan dan ikuti petunjuknya.
2. Pengingat
Dengan kemampuan terintegrasi ini, Alexa dapat mengingatkan Anda untuk melakukan sesuatu yang tidak ada di kalender Anda kapan pun Anda tentukan. Ucapkan, "Alexa, tambahkan pengingat" untuk memintanya.
Anda juga dapat menambah dan mengedit di dalam aplikasi Alexa, di bawah Pengingat dalam Lagi tab.
Ini adalah sebuah perintah suara Alexa yang penting. Ini menggantikan kebutuhan akan catatan tempel yang mengotori ruang kerja Anda sehingga Anda bersumpah akan membersihkannya.
Misalnya, minta Alexa untuk mengingatkan Anda agar menelepon klien Anda dengan mengatakan, "Alexa, ingatkan saya untuk menelepon Bob pada pukul 13.30." Anda juga dapat memintanya untuk mengingatkan Anda untuk berpindah tugas, atau bahkan untuk makan dan pergi ke kamar mandi. Hei, kita semua begitu asyik bekerja sehingga terkadang kita melupakan hal-hal sederhana ini!
Todoist adalah alat manajemen proyek yang mudah digunakan (gratis untuk individu) yang bisa sesederhana atau serumit yang Anda inginkan, dan terintegrasi dengan Google Kalender.
Setelah Anda menghubungkan akun Todoist Anda ke keterampilan Alexa, Anda dapat mengelola daftar tugas Anda, menambahkan tugas, atau meminta Alexa membacakannya untuk Anda dengan perintah seperti:
- "Alexa, tambahkan telepon Jane besok jam 1 siang ke daftar tugasku."
- "Alexa, tambahkan kabel HDMI ke daftar belanjaanku."
- "Alexa, apa yang harus saya lakukan?"
Bergantung pada perintahnya, tugas ditambahkan ke daftar tugas atau daftar belanja Alexa Anda, yang dapat Anda akses dan edit di browser atau aplikasi Todoist. Cukup minta Alexa untuk menambahkan tugas ke salah satu daftar ini.
Butuh waktu lama untuk memfokuskan kembali setelah gangguan. Pencatat adalah teman yang sempurna ketika Anda memiliki ide yang perlu Anda tulis di tengah-tengah proyek, sehingga Anda tidak merusak aliran Anda.
Setelah mengaktifkan keterampilan, cukup minta Alexa untuk "ambil catatan saya", dan itu akan menanyakan apa yang Anda ingin catatan itu katakan.
Ini ideal untuk ide cepat, karena waktu perekaman tidak lama. Tanyakan, "Apa catatan saya?" untuk memilikinya membacakan catatan Anda untuk Anda. Untuk menghapus atau mengedit, Anda harus membuka aplikasi Alexa untuk mengelola perekat tertentu.
Pekerja jarak jauh sering berinteraksi satu sama lain dan bisnis dari berbagai negara. Dalam beberapa kasus, mengonversi zona waktu adalah tugas yang sederhana, tetapi saat Anda bekerja dengan seseorang di belahan dunia lain, perbedaan waktu dapat menjadi sulit diukur tanpa bantuan.
Daripada membuang waktu memeriksa beberapa jam dunia ponsel Anda, dapatkan bantuan Alexa. Minta Alexa untuk mengonversi waktu sekarang di New York ke waktu Tokyo, atau dari Waktu Standar Timur ke Waktu Standar India. Anda bahkan dapat secara spesifik menanyakan perbedaan waktu pada tanggal dan waktu tertentu.
6. Perhitungan Matematika
Alexa cepat menggambar ketika datang ke perhitungan matematika. Dengan menggunakan keterampilan terintegrasi ini, mintalah untuk menambah, mengurangi, mengalikan, dan membagi, atau menyelesaikan persamaan kompleks tanpa menggunakan tangan saat Anda bekerja. Ini akan menghemat banyak waktu daripada meraih kalkulator.
Sebagai contoh, Alexa dapat membantu Anda membuat faktur lebih cepat—mintalah untuk melipatgandakan jam kerja Anda dengan tarif per jam Anda. Ini sangat berguna jika tarif per jam Anda berbeda untuk setiap jenis layanan yang Anda berikan, atau jika tarif Anda berbeda antar klien.
YNAB (Anda Membutuhkan Anggaran) adalah a layanan penganggaran yang fantastis yang disinkronkan ke rekening bank Anda dan mencatat transaksi Anda, sehingga Anda dapat melihat ke mana uang Anda pergi. Ini tidak gratis, tetapi memiliki paket bulanan dan tahunan dengan harga terjangkau.
Anda dapat menghubungkan akun YNAB Anda ke Alexa dan menggunakannya untuk mencatat pengeluaran, memeriksa pengeluaran, melihat berapa banyak uang yang tersisa dalam kategori tertentu, dan banyak lagi.
Untuk memulai, daftar/masuk ke YNAB dan bangun anggaran Anda. Kemudian:
- Aktifkan keterampilan YNAB Alexa melalui aplikasi Alexa atau browser Anda.
- Tautkan akun YNAB Anda.
- Otorisasi anggaran yang Anda ingin Alexa lacak.
Setelah selesai, Anda siap untuk pergi. Cobalah perintah seperti, "Alexa, tanya YNAB berapa saldo Transportasi?" atau "Alexa, tanya YNAB berapa banyak uang yang tersisa untuk saya belanjakan di kategori Gas."
Zoom Room memberikan pengalaman ruang konferensi jarak jauh; mereka menyatukan tim dan sangat berguna untuk pekerja lepas atau pekerja jarak jauh yang berkolaborasi dengan banyak orang dalam suatu organisasi.
Untuk menggunakan keterampilan ini, aktifkan dan tautkan akun bisnis Zoom Anda. Kemudian, gunakan untuk memulai, mengakhiri, dan bergabung dalam rapat. Misalnya, katakan, "Alexa, mulai rapat."
Keahlian ini hanya mendukung Ruang Zoom, bukan rapat Zoom biasa. Ini membutuhkan akun bisnis Zoom.
Kapan Memilih Alexa Daripada Asisten Manusia
Alexa adalah asisten virtual yang luar biasa untuk beberapa tugas dasar, seperti mengelola kalender atau membuat catatan. Ketika kebutuhan Anda melampaui ini, mungkin sudah waktunya untuk mempertimbangkan untuk mempekerjakan asisten virtual manusia. Mereka dapat membantu Anda dengan desain grafis, pengeditan video, manajemen media sosial, dan banyak lagi.