Jangan pernah mengirim email yang dibangun dengan buruk. Struktur yang buruk tidak hanya mengacaukan pesan, tetapi juga memberi kesan negatif kepada penerima tentang etos kerja dan profesionalisme Anda. Keterampilan komunikasi yang baik sangat penting dalam industri apa pun.
Untuk menghindari kesalahan, baca ulang draf Anda. Perbaiki praktik buruk dan kesalahan yang sering diabaikan ini yang membuat email menjadi tidak profesional.
1. Baris Subjek Spam
Pemasar berpikir bahwa baris subjek penjualan-y tingkatkan tarif buka email; sayangnya, mereka menghasilkan hasil yang berlawanan. Penerima cenderung mengabaikan email promosi yang berlebihan. Kecuali mereka sudah mengenal Anda, mereka tidak berkewajiban untuk memeriksa pesan Anda.
Alih-alih menjadi sales-y, jadilah menarik. Menyusun baris subjek yang menarik perhatian terdiri dari kata-kata yang deskriptif dan merangsang pemikiran. Pique keingintahuan pembaca Anda. Anda dapat menggunakan pertanyaan dan saran terbuka—cukup pastikan itu relevan dengan pesan Anda. Jika tidak, penerima dapat memblokir Anda karena menyalahgunakan subjek clickbait.
2. Lelucon dan Komentar Cerdas
Pikirkan dua kali sebelum memasukkan lelucon ke email kantor Anda. Meskipun berbagi tawa dapat membantu Anda membangun hubungan dalam beberapa kasus, sering kali hal itu lebih berbahaya daripada kebaikan. Lelucon sulit disampaikan melalui email. Bahkan permainan kata-kata ringan dapat dianggap sarkastik atau ofensif jika pembaca salah memahami Anda.
Sebagai aturan umum, lewati lelucon. Alih-alih, jelajahi cara lain untuk meringankan suasana, misalnya, berbagi cerita pribadi atau mendiskusikan minat bersama. Menjadi mudah didekati dan ramah tidak membutuhkan lelucon.
3. Emoji dan Tanda Baca Berlebihan
Lebih banyak penyedia kotak surat mengakomodasi emoji saat ini. Platform seperti Outlook dan Gmail bahkan memungkinkan Anda memasukkan emoji ke baris subjek.
Meskipun menyenangkan dan kreatif, mereka tidak termasuk dalam email kantor. Orang-orang memandang emoji secara berbeda. Misalnya, saat Anda mungkin menggunakan emotikon wajah tertawa untuk mengekspresikan kegembiraan, orang lain mungkin melihatnya sebagai sarkasme. Smiley tidak selalu menyampaikan pesan yang Anda maksudkan.
Juga, pemasar yang teduh menyukai emotikon. Jika Anda sering menggunakannya, penerima mungkin mengaitkan Anda dengan serangan phishing, buletin penjualan, dan iklan promosi berlebihan.
4. Kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa
Kesalahan ketik tidak mengubah niat. Bahkan jika Anda salah mengeja setiap kata di email Anda, pembaca akan tetap memahaminya melalui petunjuk konteks. Kesalahan tata bahasa tingkat lanjut dapat menyebabkan kebingungan, tetapi teksnya tidak akan sulit dipahami.
Apakah ini berarti Anda dapat mengabaikan kesalahan ketik? Tentu saja tidak! Meskipun kesalahan ejaan dan tata bahasa tidak mengacaukan pesan Anda, mereka terlihat ceroboh. Apakah Anda sedang mempromosikan prospek atau memperbarui kolega, Anda akan kesulitan mendapatkan kepercayaan mereka dengan tulisan yang tidak profesional.
Pendekatan terbaik adalah memeriksa draf sebelum mengirimkannya. Jalankan teks Anda melalui a pemeriksa ejaan yang andal, hilangkan kata-kata yang tidak perlu, sesuaikan nada yang sesuai, dan tukar kata-kata kompleks dengan kata-kata yang lebih sederhana. Ulangi langkah ini sebanyak yang diperlukan.
5. Paragraf Panjang
Berhati-hatilah saat menyalin draf email dari Google Docs atau Microsoft Word. Pengolah kata memiliki pengaturan default yang berbeda. Anda tidak dapat mengharapkan email Anda terlihat seperti saat Anda mengetiknya. Mereka akan menyesuaikan dengan gaya font, ukuran teks, dan spasi program saat ini.
Sebagai praktik terbaik, salin-tempel tanpa memformat dengan menekan Ctrl/Cmd + Shift + V bukan hanya Ctrl/Cmd + V. Melakukannya akan menghapus perubahan format sebelumnya. Dan untuk menghindari blok teks yang panjang, pertahankan setiap paragraf menjadi dua hingga tiga kalimat.
6. Informasi yang berlebihan
Penjelasan yang luas bermanfaat, tetapi Anda harus mengatur waktunya dengan benar. Jangan hanya memberikan fakta acak. Pembaca kemungkinan besar akan menjauh dari email Anda jika Anda membebani mereka dengan informasi sejak awal.
Hanya bagikan apa yang dibutuhkan pembaca. Saat menjelaskan topik yang kompleks, lampirkan dokumen penelitian yang relevan, jadwalkan konsultasi virtual, dan tampung semua pertanyaan yang Anda terima.
7. Pernyataan Penutup Generik
Pernyataan penutup generik jauh. Mereka membuat Anda terlihat tidak profesional, ditambah mereka melemahkan kesimpulan email Anda. Anda akan memiliki lebih sedikit peluang untuk menutup dengan sukses. Saat mengakhiri email, gunakan yang lebih langsung, ringkas alternatif untuk "Saya menantikan kabar dari Anda".
Mereka sudah terlalu sering digunakan. Pembaca telah melihatnya ratusan kali sebelumnya—mereka tidak akan meninggalkan dampak positif. Alih-alih menggunakan garis generik, gunakan CTA yang kuat. Beri tahu pembaca pilihan mereka dan pandu mereka untuk menindaklanjuti email Anda.
8. Lampiran yang Tidak Perlu
Lampiran email memudahkan berbagi informasi. Alih-alih membebani pembaca dengan pesan yang panjang dan tidak diminta, arahkan mereka ke sumber daya yang relevan. Melakukan hal menghemat waktu untuk semua pihak yang terlibat.
Karena itu, Anda juga harus menahan diri untuk tidak mengirim file secara massal. Pengguna umumnya ragu untuk membuka lampiran karena dapat menyebarkan malware. Mengirim banyak file melalui email bahkan menimbulkan masalah keamanan.
Jika Anda harus mengirim beberapa dokumen secara bersamaan, gunakan alat berbagi file seperti Dropbox. Unggah file ke platform pilihan Anda, atur batasan privasi yang diperlukan, lalu kirim tautan akses melalui email.
9. Format “Kreatif”.
Hindari bermain dengan font yang berani. Anda dapat menggarisbawahi, memiringkan, atau menebalkan teks untuk penekanan, tetapi gunakan gaya, warna, dan ukuran font default.
Jenis huruf "kreatif" menghasilkan manfaat yang dapat diabaikan dalam lingkungan profesional. Mereka mengalihkan perhatian pembaca dari email Anda. Alih-alih memahami maksud pesan, pikiran mereka akan terfokus pada berbagai warna dan gaya yang Anda gunakan.
Juga, format aneh membuat Anda terlihat samar. Penyedia layanan surat bahkan mengirim email yang berisi desain dan warna yang keterlaluan langsung ke folder spam.
Hanya gunakan template materi iklan jika selaras dengan merek Anda. Misalnya, contoh di bawah ini menunjukkan caranya platform pertemuan virtual bernama Gather membagikan fitur-fiturnya tanpa mengorbankan profesionalisme.
10. Motif Tidak Jelas
Obrolan ringan mungkin membantu meringankan rapat yang canggung, tetapi jarang cocok dengan email kantor. Berhenti berbelit-belit. Kebanyakan orang akan mengklik jika mereka menganggap pesan Anda membosankan dan membingungkan.
Untuk menyampaikan maksud Anda, gunakan bahasa yang jelas dan ringkas. Pendahuluan harus singkat dan menarik perhatian, sementara tubuh harus membahas topik yang dibahas. Penjelasan yang tidak jelas pada akhirnya akan menyebabkan email tindak lanjut yang membuang-buang waktu.
Jika Anda tidak dapat mengompres topik menjadi satu pesan, selenggarakan rapat sebagai gantinya. Aplikasi pengaturan janji temu hilangkan email bolak-balik saat merencanakan panggilan. Cukup kirim email ke pihak lain tautan undangan dan tunggu tanggapan mereka.
Jaga Email Pekerjaan Anda Tetap Profesional dan Terhormat
Dengan jumlah email yang Anda kirim dan terima secara teratur, perkirakan beberapa kesalahan akan hilang. Kesalahan ketik sesekali bisa dimengerti. Namun, perhatikan bahwa penggunaan template di bawah standar secara konsisten akan berdampak buruk bagi Anda. Penerima bahkan mungkin merasa bahwa mereka tidak layak mendapatkan email yang dipikirkan dengan matang. Jangan pernah melewatkan tahap proofreading.
Untuk menulis email yang lebih baik lagi, pelajari email buruk yang Anda terima. Temukan kesamaan antara berbagai promosi penjualan, buletin, dan upaya phishing di folder spam Anda. Membuat kesalahan tata bahasa adalah satu hal, tetapi menggunakan alamat IP yang masuk daftar hitam, menyalahgunakan bahasa penjualan, dan mengirimkan tautan secara massal adalah hal lain.