Dengan Google Documents, berbagi dan berkolaborasi pada dokumen menjadi sangat mudah. Tetapi jika Anda bekerja dengan berbagai dari mereka, Anda akan menginginkan sejumlah cara untuk membagikan tautan Anda dan menyesuaikan izin.
Sangat mudah untuk menonaktifkan pengaturan ini sehingga siapa pun yang memiliki tautan dapat mengakses file dengan cepat dan mulai bekerja. Namun terkadang itu bisa berarti berbagi secara berlebihan atau mengizinkan orang untuk mengedit yang Anda tidak inginkan. Dalam artikel ini, Anda dapat membaca tentang berbagai cara untuk membagikan tautan ke Google Documents Anda dan cara kerjanya.
1. Gunakan Pengaturan Bagikan untuk Membagikan Google Documents Anda
Kecuali Anda bekerja di drive bersama, Google menyetel dokumen yang Anda buat ke Terbatas secara default. Itu berarti Anda harus menyesuaikan pengaturan berbagi sebelum orang lain dapat melihatnya menggunakan tautan. Jika tidak, pemirsa Anda akan datang ke halaman yang meminta mereka untuk meminta akses, yang bisa berarti banyak pekerjaan ekstra dan pemberitahuan untuk Anda dan menunggu mereka.
Untuk menyesuaikan pengaturan izin pada file Anda, klik Membagikan di sudut kanan atas layar Anda untuk membuka pengaturan berbagi. Dalam menu ini, Anda dapat melihat ikhtisar singkat tentang siapa yang memiliki akses ke dokumen. Anda juga dapat memberikan akses kepada orang lain. Inilah cara kerja setiap bagian dalam menu ini.
Tambahkan Orang dan Grup
Jika Anda ingin membatasi siapa yang memiliki akses ke Google Documents Anda, Anda dapat menambahkan orang tertentu menggunakan bidang ini di bagian atas menu. Ketik alamat email mereka di sini. Langkah selanjutnya adalah menetapkan peran mereka, memilih apakah Anda ingin memberi tahu mereka, dan menambahkan pesan opsional.
Mereka akan mendapatkan email yang memberitahukan bahwa Anda telah membagikannya dengan mereka, termasuk tautan yang akan mengarahkan mereka ke sana. Mereka juga dapat menemukannya lagi nanti di Dibagikan dengan saya tab di Google Drive mereka sendiri.
Orang Dengan Akses
Di bawah Orang dengan akses heading, Anda dapat melihat siapa yang memiliki akses ke dokumen. Anda juga dapat menyesuaikan peran mereka dengan mengklik panah di sebelahnya—ini adalah:
- Penonton—orang-orang ini dapat melihat dokumen, mengunduh, mencetak, atau menyalinnya.
- Komentator—mereka dapat berbagi dan menggunakan komentar atau saran untuk berkomunikasi dengan Anda.
- Editor—mereka memiliki kendali paling banyak kedua untuk Pemilik (Anda, jika Anda membuat dokumen). Mereka dapat mengubahnya, bekerja dengan saran orang lain, dan bahkan berbagi file dengan orang lain dan menyesuaikan izinnya.
Selain itu, Anda dapat menggunakan menu ini untuk Transfer kepemilikan file atau Hapus akses.
Anda dapat membuat penyesuaian tambahan pada setelan berbagi dengan mengeklik roda gigi di sudut kiri atas panel. Di sini Anda dapat mematikan kemampuan Editor untuk berbagi atau mengubah izin dokumen. Anda juga dapat mencegah pemirsa dan pemberi komentar mengunduh, mencetak, atau menyalin dokumen.
Akses Umum
Di dalam Akses umum, Anda dapat memutuskan apakah Anda ingin menyimpan dokumen tersebut dibatasi atau jika Anda ingin memberikan akses ke Siapa saja yang memiliki tautan. Untuk melakukannya, klik menu terbang di samping Terbatas dan lakukan pertukaran.
Setelah Anda beralih, Anda dapat mengedit pengaturan untuk mengizinkan mereka yang memiliki tautan untuk melihat, berkomentar, atau mengedit. Perlu diingat, bahwa jika Anda membuka file untuk mereka yang memiliki tautan, Anda tidak dapat mencegah orang lain membagikan tautan tersebut.
Saat Anda siap, Anda dapat dengan cepat mengambil tautan dengan mengklik Salin tautan di sudut kiri bawah panel. Sekarang Anda dapat menempelkannya di mana pun Anda mau. Untuk akses cepat, Anda bisa bookmark secara visual dan atur tautan Anda dalam perangkat lunak seperti Notion untuk membantu Anda menemukan dan membagikannya nanti.
Selain itu, Anda dapat menyalin tautan langsung dari bilah alamat. Sorot semuanya hingga garis miring setelah deretan panjang angka dan huruf untuk melakukannya.
Kamu bisa publikasikan Google Dokumen Anda bagi siapa saja untuk melihat dengan mengklik Mengajukan di pojok kiri atas layar Anda, arahkan kursor ke atas Membagikan, dan memilih Publikasikan ke web. Dari sana, yang perlu Anda lakukan hanyalah mengklik Menerbitkan tombol.
Ini mungkin tampak sama dengan mengatur pengaturan berbagi Anda ke Siapa saja yang memiliki tautan. Ya, kecuali bahwa informasinya hanya lihat, dan perubahan yang Anda buat pada dokumen tidak langsung. Jadi, setelah file Anda siap untuk dilihat, Anda dapat menekan publikasikan dan berikan akses kepada orang lain.
Tetapi jika Anda perlu terus mengerjakan dokumen, Anda dapat menyesuaikan pengaturannya sehingga tidak ada yang akan melihat perubahan Anda sampai Anda menekan Menerbitkan lagi. Untuk melakukannya, klik menu terbang di samping Konten & pengaturan yang dipublikasikan setelah Anda membuatnya menjadi publik, dan hapus centang Publikasikan ulang secara otomatis saat ada perubahan.
Setelah Anda memublikasikannya, Anda dapat membagikan tautan atau menyematkannya ke dokumen atau halaman web lain. Untuk menghapus file Anda, yang perlu Anda lakukan adalah kembali ke menu yang sama dan pilih Hentikan penerbitan. Ini adalah cara yang bagus untuk berbagi informasi tanpa membangun situs web atau mengkhawatirkan domain dan hosting.
Membuat bookmark di dalam Google Documents Anda akan membawa pembaca Anda ke tempat tertentu di laman. Untuk melakukannya:
- Tempatkan kursor Anda di tempat Anda ingin bookmark muncul.
- Pergi ke Memasukkan dan Penanda buku.
- Setelah Anda memilih Penanda buku, simbol akan muncul di dokumen Anda.
- Klik simbol untuk menyalin tautan atau menghapusnya.
Ingatlah, bahwa orang yang Anda bagikan tautan bookmark juga akan memerlukan akses ke dokumen lainnya. Ini juga berarti mereka dapat melihat semuanya.
Ada banyak cara bagi Anda untuk membagikan tautan Google Documents Anda:
- Dengan menggunakan setelan berbagi, Anda dapat membuatnya tetap eksklusif atau membuatnya dapat diakses secara luas oleh pemirsa, pemberi komentar, atau editor.
- Penerbitan memungkinkan Anda untuk membagikan karya Anda dalam format publik.
- Bookmark memungkinkan Anda menjadi lebih spesifik.
Yang Anda pilih terserah Anda dan jenis dokumen yang ingin Anda tautkan. Ingatlah untuk memeriksa ulang dokumen Anda sebelum berbagi.
