Memilih alat manajemen proyek yang tepat untuk Anda dan tim Anda bisa merepotkan, terutama ketika Anda membutuhkan banyak kursi, tetapi tidak memiliki anggaran. Jika Anda belum siap untuk berinvestasi, atau Anda masih mencari, Anda dapat membangun papan manajemen proyek fungsional di Google Spreadsheet untuk sementara. Teruslah membaca untuk mempelajari caranya.
Memetakan Papan Proyek Anda di Google Spreadsheet
Hal pertama yang pertama, Anda harus menentukan kolom mana yang akan Anda gunakan di papan Anda. Untuk melakukannya, buat daftar informasi dasar yang perlu Anda sampaikan, seperti Nama Tugas, Tanggal Jatuh Tempo, Prioritas, Status, dan Catatan.
Kolom pemilik akan menunjukkan siapa yang mengerjakan tugas jika Anda berkolaborasi dengan orang lain. Jika beberapa orang mendelegasikan di dalam papan, Anda juga ingin menyertakan kolom yang menunjukkan siapa yang menugaskannya.
Selanjutnya, pikirkan informasi apa pun yang unik untuk alur kerja Anda. Tujuannya adalah untuk membuat ikhtisar singkat tentang tugas untuk Anda dan rekan kerja Anda. Beberapa contohnya adalah nomor ID klien, kode warna, informasi kontak, tautan, dll. Apa pun yang Anda pilih, pastikan Anda akan menggunakannya untuk sebagian besar tugas Anda sehingga kolom bukan sekadar langkah lain—atau lebih buruk lagi, berantakan.
Cara Membuat Papan Manajemen Proyek di Google Spreadsheet
Google Spreadsheet membuatnya cukup mudah untuk membuat papan manajemen proyek yang fungsional. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ambil:
1. Bekukan Baris Teratas Anda
Setelah Anda memiliki daftar kolom yang ingin Anda sertakan, ketikkan kolom tersebut ke dalam spreadsheet Anda di bagian atas dan bekukan baris di Google Spreadsheet sehingga tetap bersama Anda saat Anda menggulir. Untuk melakukannya:
- Sorot seluruh baris.
- Pergi ke Melihat di pojok kiri atas.
- Pilih Membekukan.
- Memilih 1 baris.
2. Tambahkan Pemformatan ke Kolom Tanggal Anda
Untuk membuat penambahan tanggal ke papan Anda konsisten, Anda dapat menetapkan pemformatan ke kolom tenggat waktu Anda. Untuk melakukannya:
- Pilih seluruh kolom.
- Pergi ke Format di menu atas.
- Pilih Nomor.
- Memilih Tanggal.
Anda tidak perlu melakukan apa pun pada kolom tugas dan catatan—cukup simpan dalam format teks. Untuk kolom prioritas, status, dan pemilik, dropdown akan berguna—Anda dapat membacanya di bagian selanjutnya.
3. Buat Kolom Status Fungsional di Google Spreadsheet
Dengan perangkat lunak seperti ClickUp dan Asana, Anda dapat dengan cepat mengatur status tugas dalam beberapa klik. Untuk melakukannya di Google Spreadsheet, Anda dapat menggunakan Validasi data untuk membuat menu terbang dengan beberapa kata untuk dipilih. Untuk melakukannya:
- Pilih sel di bawah judul Anda.
- Pergi ke Data di bagian atas layar Anda.
- Pilih Validasi data dari menu.
- Di samping Kriteria, memilih Daftar barang.
- Di sebelah kiri, masukkan kata yang ingin Anda sertakan, dipisahkan dengan koma.
- Memukul Menyimpan.
Anda dapat mengulangi langkah yang sama untuk menyisipkan menu tarik-turun di sel lain di bawah judul Anda.
Sekarang, menu tarik-turun akan muncul di sel. Dengan sel yang masih dipilih, Anda dapat menambahkan pemformatan bersyarat ke kode warna status Anda. Untuk melakukannya:
- Pergi ke Format di bagian atas layar Anda.
- Pilih Pemformatan bersyarat, dan menu samping akan muncul.
- Periksa kembali apakah sel yang Anda soroti dipilih di Terapkan ke rentang kotak.
- Dibawah Aturan format, klik tarik-turun di bawah ini Format sel jika… dan pilih Teks berisi.
- Masukkan status di bidang yang muncul di bawahnya.
- Dibawah Gaya pemformatan, mengubah latar belakang atau warna teks.
- Memukul Selesai.
- Ulangi dengan status yang tersisa.
Setelah Anda menambahkan kode warna ke setiap opsi, klik untuk memastikannya berfungsi sebelum Anda menyalin dan menempelkan dropdown ke seluruh kolom. Untuk menempel, pilih kolom menggunakan hurufnya di bagian atas dan batalkan pilihan sel judul dengan mengkliknya sambil menahan CMD atau CTRL sebelum memasukkannya.
4. Tambahkan Catatan ke Papan Proyek Anda di Google Spreadsheet
Menggunakan papan proyek seperti ini, Anda dapat menyimpan semuanya di satu tempat, termasuk catatan tugas Anda. Ini berarti Anda dapat menghindari memilah-milah komunikasi, dokumen, dan kertas di meja Anda untuk mengetahui detailnya. Selain itu, Anda dapat menghilangkan kebutuhan untuk mengirim catatan tugas melalui email ke rekan kerja Anda.
Dengan itu, Anda ingin menjaga catatan Anda tetap rapi untuk mencegahnya menjadi mengganggu atau kontraproduktif. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda memformatnya:
- Klik dua kali ke dalam sel untuk mengedit teks di dalamnya.
- Tambahkan jeda baris menggunakan Opsi + Masuk di Mac atau Ctrl + Enter pada Windows.
- Tambahkan poin-poin di depan teks Anda dengan menekan Opsi + 8 di Mac atau Alt + 0149 pada Windows.
- Salin dan tempel poin-poin tersebut jika Anda ingin menggunakannya lagi. Google Spreadsheet tidak mendukung yang sebenarnya.
- Tanda hubung juga berfungsi sebagai poin peluru untuk membuat segalanya lebih mudah.
- Setel Anda Pembungkus teks ke Klip, sehingga tidak akan keluar dari batas sel.
- Klip juga akan mencegah sel menjadi terlalu panjang.
- Klik dua kali sel dengan teks terpotong untuk melihat isinya.
Hal Lain yang Perlu Diperhatikan Saat Membuat Papan Proyek di Google Sheets
Berikut adalah beberapa hal lain yang dapat membantu Anda mengelola papan proyek Anda:
- Tandai rekan kerja Anda di mana saja, termasuk kolom pemilik Anda, menggunakan simbol @ diikuti dengan nama atau email mereka.
- Gunakan komentar untuk menjaga komunikasi di dalam papan Anda terpisah dari informasi tugas—cukup tambahkan satu komentar ke sel persis yang ingin Anda tanyakan.
- Untuk mengarsipkan tugas Anda yang telah selesai, tambahkan lembar baru dengan mengklik simbol tambah di sudut kiri bawah layar Anda, lalu salin dan tempel tugas Anda.
- Mengarsipkan atau menghapus tugas sebelumnya akan memastikan Anda memiliki informasi paling penting dan terkini di hadapan Anda—ditambah lagi, Anda akan dapat menemukan berbagai hal dengan lebih cepat.
- Jika Anda atau rekan kerja Anda secara tidak sengaja menghapus atau menimpa sesuatu, Anda dapat gunakan riwayat versi ditemukan di tengah atas Google Spreadsheet untuk kembali dan memeriksanya atau kembali ke penyimpanan sebelumnya.
Atur Proyek Anda Dengan Google Spreadsheet
Membuat papan proyek di Google Spreadsheet adalah solusi sederhana dan hemat anggaran bagi mereka yang ingin mengawasi tugas atau berkolaborasi dengan tim. Dengan beberapa perencanaan awal dan sedikit kerja, Anda dapat membangunnya yang memungkinkan Anda menambahkan informasi hanya dalam beberapa klik.
Manfaat tambahannya adalah selain membangun template, kurva pembelajaran bagi Anda dan rekan kerja Anda untuk mempertahankannya lebih sedikit jika Anda telah menggunakan perangkat lunak spreadsheet. Plus, Anda dapat menambahkan fitur sebanyak atau sesedikit yang Anda inginkan.
