Berbagi file adalah praktik umum dalam kerja tim. Tapi itu kontraproduktif ketika file yang Anda bagikan tidak teratur dan mengotori sistem Anda. Hanya ada begitu banyak pekerjaan yang dapat Anda lakukan di tengah kekacauan.
Mengatur file bersama Anda adalah kunci untuk merampingkan alur kerja Anda. Jika Anda gagal melakukan ini, Anda bisa kehilangan file penting atau mencampurnya selama bekerja. Lihat cara efektif untuk mengatur file bersama Anda untuk meningkatkan produktivitas.
1. Tinjau File yang Ada
Meninjau file yang ada, secara berkala, diperlukan untuk menjaga sistem Anda tetap terorganisir dengan baik. Ada kemungkinan besar Anda memiliki beberapa file di sistem yang tidak Anda gunakan atau butuhkan lagi. File-file itu dapat tinggal di sana dan menempati ruang tanpa sepengetahuan Anda.
Selalu luangkan waktu untuk meninjau file Anda, sehingga Anda dapat menghapus file yang tidak diperlukan lagi dan memperbarui file yang sudah usang untuk mendapatkan nilai maksimal dari file tersebut. Meninjau file Anda sendiri mungkin sulit untuk diikuti. Didik dan ajari anggota tim atau karyawan Anda tentang pentingnya meninjau file yang ada. Tugas sederhana ini menciptakan ruang kerja yang bersih untuk efisiensi yang lebih tinggi.
2. Buat dan Beri Nama Folder Anda Secara Detail
Tidak ada yang lebih membingungkan daripada menghabiskan sebagian besar jam kerja Anda mencari file di sistem Anda. Selamatkan diri Anda dari masalah dengan membuat folder yang berbeda untuk file Anda sesuai dengan kategorinya.
menguasai cara mengatur folder Anda secara detail menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas. Anda dapat dengan cepat menavigasi file atau folder Anda tanpa membukanya untuk mengidentifikasi atau mengaksesnya. Demikian pula, membuat dan memberi nama folder Anda membantu anggota tim Anda mengidentifikasi file mana yang menjadi milik mereka untuk akses dan yang berisi informasi sensitif.
Saat memberi nama folder Anda, usahakan sebisa mungkin untuk menghindari penggunaan nama yang panjang dan rumit karena sulit diingat. Juga, hindari menggunakan karakter dan simbol khusus karena tidak hanya tidak terlihat, tetapi juga tidak berarti. Terakhir, jika Anda harus menggunakan spasi untuk memisahkan kata, gunakan garis bawah atau tanda hubung.
3. Batasi Folder Anda
Meskipun membuat dan memberi nama folder adalah praktik yang baik untuk mengatur file bersama, jangan berlebihan. Memiliki satu folder untuk setiap file yang Anda miliki akan membuat kekacauan. Anda akan memiliki terlalu banyak file di sistem Anda, dan itu bisa sangat melelahkan.
Jadi, alih-alih membuat folder untuk setiap file, gabungkan file ke dalam folder dengan konten serupa. Anda tahu persis di mana mencarinya saat mencari file dalam kategori yang sama.
4. Parit Penyimpanan Lokal
Penyimpanan lokal dulunya adalah in-thing, tetapi dengan digitalisasi, ada opsi yang lebih layak. Jadi, jika Anda masih menggunakan penyimpanan lokal untuk menyimpan file Anda, Anda terjebak di masa lalu. Selain mahal untuk dirawat karena membeli bandwidth yang lebih tinggi untuk menyimpan lebih banyak file, penyimpanan lokal menimbulkan risiko keamanan. Jika ada yang merusak perangkat penyimpanan Anda, Anda dapat kehilangan semua informasi yang Anda miliki di dalamnya.
Jadi, alih-alih penyimpanan lokal, gunakan penyimpanan cloud. Dengan penyimpanan cloud, Anda dapat mengakses file Anda dari jarak jauh, memiliki lebih banyak ruang penyimpanan, dan menerapkan keamanan yang lebih kuat. Lihat penyedia penyimpanan cloud termurah untuk menghemat biaya.
5. Mengadopsi Perangkat Lunak Dengan Kontrol Versi
Ada kemungkinan besar Anda perlu memodifikasi file Anda setelah Anda membuatnya. Kontrol versi membantu Anda melacak modifikasi yang dibuat pada file atau kumpulan file. Melacak perubahan secara manual itu menakutkan dan mungkin membingungkan Anda.
Sama seperti yang bisa Anda gunakan aplikasi kontrol versi untuk meningkatkan produktivitas Anda, Anda dapat menggunakan perangkat lunak pengorganisasian file dengan kontrol versi untuk melacak modifikasi yang Anda buat pada file, sehingga Anda tidak mencampuradukkannya.
Menjaga semua anggota tim pada halaman yang sama adalah peran sistem kontrol versi. Yang paling penting, ini memastikan bahwa semua orang di tim berkolaborasi dan bekerja pada proyek yang sama sambil memastikan mereka semua menggunakan versi file terbaru.
6. Buat Pintasan dan Favorit
Jika Anda memiliki anggaran terbatas atau membutuhkan tindakan cepat, sebaiknya buat pintasan dan favorit. Pintasan adalah referensi ke file hard drive. Program, file, atau folder dapat ditentukan oleh penunjuknya.
Karena berisi informasi tentang lokasi file asli, pintasan adalah file kecil yang menggunakan sangat sedikit ruang penyimpanan. Duplikat tidak sama persis dengan file asli. Dengan demikian, file asli masih utuh saat Anda menghapus pintasan.
Anda dapat menempatkan program dan pintasan folder yang paling sering digunakan di tempat yang mudah dijangkau seperti dasbor kerja atau bilah peluncuran cepat dengan bantuan pintasan.
7. Pra-Buat Template Folder
Cara lain untuk mengatur file yang Anda bagikan adalah dengan membuat template sementara terlebih dahulu. Anda dapat membuat template folder terlebih dahulu jika Anda tidak yakin template mana yang akan digunakan saat ini.
Pra-pembuatan template folder membantu Anda menyimpan beberapa file dalam folder, alih-alih meninggalkannya di mana saja di sistem Anda. Ini juga mencegah menjamurnya ruang. Jika Anda akhirnya menentukan pendirian Anda di folder yang telah dibuat sebelumnya, Anda mungkin atau mungkin tidak memindahkannya ke penyimpanan permanen Anda.
8. Manfaatkan Perangkat Lunak Pengorganisasian Otomatis
Salah satu cara paling efektif untuk mengatur file bersama Anda adalah dengan memasukkan perangkat lunak pengorganisasian otomatis ke dalam sistem Anda. Mengatur file secara manual tidak hanya membosankan, tetapi juga memakan waktu. Memindahkan file yang berbeda ke lokasi tertentu membutuhkan perhatian terhadap detail.
Meski begitu, ada kecenderungan hal-hal lolos dari celah. Tapi ini adalah permainan bola yang berbeda ketika Anda mengotomatiskan proses dengan mengatur perangkat lunak. Perangkat lunak pengorganisasian yang efektif akan menempatkan file bersama Anda di lokasi yang tepat dengan sedikit atau tanpa pengawasan. Anda dan tim Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas yang lebih penting untuk meningkatkan produktivitas Anda.
9. Hapus File Kedaluwarsa
File usang tidak berguna bagi Anda. Kecuali Anda berencana untuk memperbaruinya, mereka tidak memiliki bisnis di sistem Anda. Jika Anda menyimpan file Anda, Anda mungkin menemukan bahwa file yang tidak lagi Anda gunakan menghabiskan ruang penyimpanan yang signifikan. Menghapusnya akan memberi Anda lebih banyak ruang untuk membuat dan menyimpan file yang relevan.
Selain itu, meninggalkan file usang di file sistem Anda dapat secara tidak sengaja bergabung dengan file yang lebih baru atau saat ini, menyebabkan kebingungan. Skenario ini dapat terjadi ketika file-file ini berada di tangan karyawan baru atau yang tidak berpengalaman. Untuk mengotomatiskan proses ini, Anda dapat memilih perangkat lunak penghapus file seperti PrivaZer, Penghancur File, dan Utilitas Glary, diantara yang lain.
Mengatur File Bersama untuk Meningkatkan Produktivitas
Ruang kerja yang bersih meningkatkan produktivitas. Anda dapat dengan mudah mengakses dokumen apa pun yang Anda butuhkan dan memindahkan barang-barang tanpa halangan. Mengatur file bersama tidak hanya akan meningkatkan produktivitas Anda, tetapi juga membuat Anda lebih efisien, karena Anda akan lebih fokus pada tugas yang ada.
Menariknya, Anda tidak harus melakukan semuanya sendiri. Anda dapat memanfaatkan alat otomatis untuk melakukan pengangkatan dan penempatan, sehingga Anda dapat melakukan tugas lain yang memerlukan perhatian Anda.
