Saat ini, email sangat penting untuk kehidupan yang produktif. Mereka memungkinkan Anda berkomunikasi, mendaftar ke layanan, menjaga keamanan akun, dan banyak lagi. Ini juga berarti bahwa kotak masuk Anda dapat dengan mudah menjadi kewalahan, yang merupakan masalah saat Anda menggunakan email untuk bekerja.
Gmail sangat kaya akan fitur dan gangguan, tetapi ada beberapa cara untuk mengelola akun Anda dan diri Anda sendiri sehingga Anda tidak melakukan banyak tugas lagi. Mampu fokus pada satu pekerjaan pada satu waktu adalah masalah organisasi dan disiplin. Mari kita telusuri apa artinya ini.
1. Atur Email Anda
Pertama-tama, Anda dapat mengklik bintang atau label ikon di sebelah email apa pun untuk menandainya sebagai Berbintang atau Penting. Ini akan mengirimkannya ke folder masing-masing di panel samping Anda, sementara juga meningkatkan kemungkinan Gmail secara otomatis menandai email penting di masa mendatang.
Anda bisa melangkah lebih jauh dengan membuat label berkode warna di Gmail dan mengarsipkan email dalam urutan yang logis alih-alih harus melalui dinding email yang bercampur, beberapa yang menarik, yang lain spam.
Jadi, ketika sekumpulan email baru masuk, baca sekilas dan tandai sesuai dengan itu. Kemudian, misalnya, Anda dapat fokus pada email di Penting folder terlebih dahulu dan biarkan yang Anda beri label "Pribadi" untuk nanti.
2. Gunakan Fitur Snooze pada Email yang Bisa Menunggu
Alat lain yang dapat membantu Anda memprioritaskan email mana yang menjadi fokus disebut Tidur sebentar.
Pilih atau arahkan kursor ke email, dan Anda akan melihat ikon yang terlihat seperti jam. Klik, dan Anda dapat memilih panjangnya Tidur sebentar.
Apa pun pilihan Anda, email akan hilang dari kotak masuk Anda dan kembali pada waktu yang ditentukan. Namun, Anda dapat mengaksesnya sebelum itu, hanya dengan membuka Ditunda map.
3. Ubah Jenis Kotak Masuk Anda
Ada banyak cara untuk menyesuaikan dasbor Gmail Anda sehingga menghentikan Anda dari multitasking. Milikmu Pengaturan Cepat menawarkan metode yang sangat mudah dan praktis.
Klik gigi ikon di bagian atas halaman untuk membuka Pengaturan Tidak bisa. Temukan Jenis Kotak Masuk bagian dan lihat opsi Anda:
- Bawaan
- Penting dulu
- Belum dibaca dulu
- Dibintangi dulu
- Kotak masuk Prioritas
- Beberapa kotak masuk
Setiap jenis menyusun kotak masuk Anda secara berbeda. Anda juga akan menemukan fitur ini di Pengaturan Cepat > Lihat semua pengaturan > Kotak Masuk.
Untuk mengubah tata letak Gmail Anda lebih jauh, gabungkan tata letak yang paling produktif dengan filter yang mengurutkan kotak masuk Gmail Anda. Dengan perencanaan yang matang, Anda dapat memastikan perhatian Anda selalu tertuju pada email yang paling penting bagi Anda.
4. Ubah Kepadatan Kotak Masuk Anda
Buat kotak masuk Anda semudah mungkin dilihat, dan menemukan email penting akan lebih mudah. Anda juga tidak akan cepat lelah saat bekerja di Gmail.
Fitur lain di Anda Pengaturan Cepat dapat membantu Anda mencapai ini. Dibawah Kepadatan, ada tiga opsi untuk seberapa dekat email Anda seharusnya:
- Bawaan
- Nyaman
- kompak
Lihat mana yang memungkinkan Anda menelusuri kotak masuk dengan cepat dan mudah.
5. Ubah Ukuran Halaman Maksimum Akun Gmail Anda
Gmail memberi Anda kontrol lebih besar atas tata letak kotak masuk Anda, termasuk berapa banyak email yang harus dicantumkan per halaman. Untuk menemukan fitur ini, buka Pengaturan Cepat > Lihat semua pengaturan > Umum.
Di tab ini adalah milikmu Ukuran halaman maksimum bagian, di mana Anda dapat memilih jumlah percakapan yang akan ditampilkan di setiap halaman. Opsi pra-setel Anda berkisar dari 10 hingga 100, sehingga Anda benar-benar dapat menyebarkan email atau menggabungkannya.
Putuskan tata letak apa yang paling membantu Anda fokus pada tugas, sambil memanfaatkan alat pemfilteran dengan baik.
6. Pisahkan Panel Baca Anda
Anda dapat menghentikan multitasking dan memusatkan perhatian pada satu email pada satu waktu dengan fitur Gmail lainnya. Di atas email Anda adalah Alihkan mode panel terpisah ikon.
Jika Anda mengkliknya saat dasbor Anda dalam bentuk standar yang tidak dapat dipisahkan, Pemisahan vertikal akan aktif, artinya email Anda mendapatkan panel di sampingnya untuk menampilkan konten setiap percakapan yang Anda pilih. Ini memungkinkan Anda melihat apa yang ada di email Anda tanpa harus membukanya sepenuhnya. Selanjutnya, Anda bisa mendapatkan melalui kotak masuk Anda lebih cepat.
Jika Anda mengklik panah di sebelah Alihkan mode panel terpisah ikon, Anda akan menemukan Pemisahan horizontal pilihan juga.
Semua ini juga tersedia di Pengaturan Cepat > Lihat semua pengaturan > Kotak Masuk.
Namun masih banyak lagi yang dapat Anda lakukan dengan menyesuaikan setelan Gmail Anda, seperti menyiapkan penjawab kala libur berulang. Jelajahi apa lagi yang bisa menguntungkan tugas tunggal Anda.
7. Mulailah Membaca Email Baru Dari Bawah
Ketika berbicara tentang kebiasaan pribadi yang dapat menjauhkan Anda dari multitasking, salah satu metode yang pasti adalah membaca email Anda dengan tujuan atau urutan yang logis.
Misalnya, dalam daftar email standar, yang terbaru akan berada di atas, jadi masuk akal untuk memulai dari bawah setiap percakapan yang belum dibaca, menangani yang terlama terlebih dahulu.
Mereka mungkin memiliki tenggat waktu atau informasi penting yang relevan dengan email selanjutnya. Jika hanya untuk berada di sisi yang aman dan menjaga diri Anda tetap fokus, tingkatkan email Anda.
8. Hapus Email Termudah Terlebih Dahulu
Dengan panel terpisah Gmail, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi email yang tidak menarik bagi Anda atau dapat ditangani dengan cepat. Buka kotak masuk Anda dan selesaikan tugas yang paling mudah terlebih dahulu, singkirkan tugas tersebut. Kemudian, Anda dapat memprioritaskan email yang lebih rumit.
Ini adalah strategi sederhana, tetapi yang membersihkan kotak masuk Anda dengan cepat dan konstruktif tanpa membebani Anda.
Akun Gmail Anda memiliki dua fitur bawaan yang berguna untuk mengatur tugas dan membuat catatan.
Mari kita mulai dengan Google Tugas, ditandai dengan memeriksa ikon di bilah sisi Anda. Klik di atasnya dan kemudian Tambahkan tugas, jika Anda belum memilikinya. Anda dapat memberi setiap tugas judul, deskripsi, tanggal, dan subtugas. Hiasi mereka sebanyak yang diperlukan untuk menjaga diri Anda tetap teratur.
Tepat diatas Tugas adalah Google Keepbolam ikon, yang membuka panel yang mencantumkan entri Keep yang ada di bawah Ambil catatan tombol. Gunakan itu untuk membuat catatan tentang email klien tertentu, misalnya, atau untuk membuat catatan selama sesi Google Meet.
Kedua alat ini dapat mengingatkan Anda tentang pekerjaan penting yang harus Anda selesaikan, sekaligus menawarkan cara untuk menjadi lebih produktif dengan setiap tugas yang Anda fokuskan.
10. Gunakan Ekstensi Peramban
Jika Anda menyukai dukungan alat praktis, lihat add-on browser yang meningkatkan efisiensi Anda dengan menyusun alur kerja Anda atau memecahnya menjadi beberapa bagian yang dapat Anda tangani dengan lebih mudah.
Mencari tahu bagaimana Todoist dapat meningkatkan produktivitas Anda, misalnya, melalui kekuatan manajemen tugas yang cerdas. Anda dapat menyinkronkannya dengan akun Gmail Anda dan menyederhanakan setiap pekerjaan penting.
Kemudian, Anda memiliki Urutkan Kotak Masuk Gmail, ekstensi yang menambahkan filter ke opsi Gmail standar Anda. Anda dapat mengurutkan email berdasarkan kontak, perusahaan, lampiran, dan lainnya.
Jika Anda menggunakan Google Spreadsheet dengan email Anda, pertimbangkan Penyorot Baris, yang melakukan persis seperti namanya: ini menyoroti baris pada spreadsheet, sehingga Anda dapat membacanya lebih cepat.
Bahkan sesuatu seperti Monotab bisa sangat berharga bagi pekerja online. Ini adalah ekstensi yang menyimpan tautan dalam satu tab sehingga Anda tidak berakhir dengan beberapa membuka dan memperlambat browser Anda.
Pada akhirnya, Anda memerlukan alat organisasi, serta disiplin, untuk menghentikan konsentrasi Anda terpecah menjadi beberapa arah dan mengacaukan produktivitas Anda.
Kiat dan alat di atas dapat menempatkan email Anda dan pekerjaan lain apa pun yang Anda lakukan di Gmail dalam urutan yang logis dan bahkan menyenangkan. Anda akan dapat mendedikasikan diri untuk tugas yang Anda inginkan dan berhenti menyimpang.
Seperti yang telah disebutkan, kontrol diri Anda memainkan peran besar dalam menghentikan diri Anda dari multitasking, tetapi memiliki banyak dukungan digital juga sangat membantu. Jadi, lihat apa lagi yang bisa ditawarkan Google di platformnya, dari akun Gmail Anda hingga browser Chrome Anda.