Karena semakin banyak organisasi yang merangkul pekerjaan jarak jauh, mereka membutuhkan semua sumber daya yang dapat mereka kumpulkan untuk mengadakan rapat virtual yang produktif. Meskipun banyak perangkat lunak pertemuan virtual di pasar, beberapa tim bisnis belum menemukan yang tepat.
Microsoft Teams menciptakan lapangan permainan yang setara bagi tim kerja untuk terlibat dan berkolaborasi secara virtual tanpa menghabiskan banyak uang. Baca bersama saat kami membahas bagaimana Anda dapat meningkatkan produktivitas Anda dengan sistem.
1. Jadwalkan Rapat dengan Tepat
Penjadwalan adalah langkah pertama untuk mengadakan rapat di Microsoft Teams. Meskipun Anda dapat memulai rapat kapan saja, jika Anda ingin orang lain bergabung dengan Anda, Anda perlu memberi tahu mereka sebelumnya.
Saat menyiapkan rapat di Microsoft Teams, Anda harus mempertimbangkan zona waktu peserta. Jika Anda adalah tuan rumah, Anda dapat menjadwalkan rapat dengan zona waktu Anda, dan secara otomatis akan mencerminkan zona waktu peserta di dasbor mereka.
Untuk meningkatkan jumlah peserta rapat, jadwalkan pada waktu yang sesuai dengan sebagian besar peserta, jika tidak semuanya. Menjadwalkan rapat pada jam-jam ganjil dapat menghalangi anggota tim Anda untuk muncul. Bahkan jika mereka muncul, mereka mungkin tidak berpartisipasi secara optimal jika waktunya tidak tepat.
2. Pilih Moderator
Fakta bahwa Anda menyelenggarakan rapat di Microsoft Teams tidak berarti Anda harus menjadi moderator rapat. salah satu dari cara untuk mengadakan rapat tim jarak jauh dengan sukses adalah menunjuk seorang moderator, terutama jika Anda sudah memiliki terlalu banyak pekerjaan.
Percayakan moderator Anda dengan tanggung jawab untuk mengarahkan agenda rapat dan melibatkan peserta secara efektif. Moderator harus mengawasi perilaku peserta dan memastikan bahwa tidak ada yang mengganggu selama pertemuan. Berikan moderator akses dan kontrol yang memadai ke pengaturan rapat, sehingga mereka dapat memulai perintah bila diperlukan.
3. Optimalkan Pengalaman Online
Rapat online paling produktif dalam pengaturan yang tepat. Sebelum memulai rapat, temukan tempat dan posisi duduk yang cocok. Pastikan kamera perangkat komputer Anda dalam kondisi baik untuk kualitas gambar yang bagus. Hal yang sama berlaku untuk audio. Siapkan mikrofon dengan kualitas audio yang baik. Uji kamera dan mikrofon Anda sebelum rapat dimulai untuk menghindari kejutan yang tidak menyenangkan.
Sementara sebagian besar pembawa acara lebih suka duduk dengan nyaman dan menyampaikan pesan mereka dengan penggambaran yang rapi, yang lain lebih suka terhubung dengan peserta di stand. Microsoft Teams menawarkan beberapa latar belakang kustom untuk mempercantik ruang online Anda.
4. Ambil catatan
Mencatat adalah salah satunya cara menjalankan rapat virtual yang produktif. Saat Anda memproses banyak informasi, ada kecenderungan untuk melewatkan beberapa detail penting. Karena otak Anda hanya dapat menyimpan begitu banyak, Anda akan kehilangan informasi penting jika tidak membuat catatan. Itu sebabnya mencatat adalah kunci selama rapat.
Anda tidak memerlukan pena dan kertas untuk membuat catatan saat mengadakan rapat di Microsoft Teams. Alat ini menawarkan notepad tempat Anda dapat menulis dan menyimpan informasi dari rapat. Anda selalu dapat kembali ke catatan Anda untuk mengambil agenda utama rapat Anda.
5. Bisukan Peserta Non-Berbicara
Kebisingan menghambat produktivitas di tempat kerja. Jika Anda tidak menghentikannya sejak awal, itu bisa menghalangi pertemuan virtual Anda juga. Bahkan ketika Anda berusaha berada di tempat yang tenang untuk rapat Anda, peserta lain mungkin tidak melakukan hal yang sama. Microsoft Teams membantu Anda menghilangkan kebisingan dengan fitur bisunya.
Sebagai penyelenggara rapat, Anda tidak hanya dapat membisukan suara Anda sendiri, tetapi juga peserta lain dalam rapat di Microsoft Teams. Aturannya adalah membisukan peserta yang tidak berbicara setiap saat. Melakukan hal ini menciptakan ketertiban dan kesopanan. Peserta lain akan memahami pesan yang disampaikan oleh peserta yang berbicara.
6. Gunakan Jendela Obrolan untuk Penekanan
Rapat virtual harus menarik agar peserta tetap tertarik. Orang mudah bosan dengan pembicaraan panjang, jadi Anda juga perlu menggunakan jendela obrolan di Microsoft Teams untuk menjaga perhatian mereka.
Sebagai tuan rumah, Anda dapat membuat jendela obrolan tempat Anda dan peserta lain dapat memberikan komentar yang relevan tentang rapat. Ini adalah tempat yang baik untuk menulis informasi penting yang harus diketahui oleh para peserta. Moderator juga dapat meminta peserta untuk meninggalkan pertanyaan apa pun yang mereka miliki di jendela obrolan, sehingga semua orang dapat memahami pertanyaan dengan jelas.
7. Rekam Pertemuan
Satu kesalahan yang dilakukan oleh penyelenggara rapat virtual adalah gagal melacak semua aktivitas. Ketika mereka perlu merujuk kembali ke suatu topik, mereka tidak bisa. Microsoft Teams telah mempermudah proses perekaman dengan memperkenalkan fitur perekaman untuk memahami setiap detail kecil dengan cepat.
Membuat referensi adalah bagian dari proses pembelajaran, dan mencatat setiap pertemuan online sangat bermanfaat. Saat Anda merekam rapat di Microsoft Teams, Anda memiliki bukti nyata tentang detail rapat.
8. Kaburkan Latar Belakang Anda
Sama seperti lingkungan yang bising dapat menyebabkan orang lain melewatkan pesan yang disampaikan pembicara dalam rapat online, latar belakang yang bising juga dapat menyebabkan gangguan. Misalnya, lukisan yang indah dalam diri seorang peserta dapat mengalihkan perhatian Anda dari apa yang mereka katakan. Anda bahkan mungkin lupa jalan pikiran Anda.
Microsoft Teams memungkinkan peserta untuk mengaburkan latar belakang mereka, sehingga mereka dapat fokus pada diri mereka sendiri dan apa yang mereka diskusikan. Dengan fitur ini, Anda tidak perlu khawatir memiliki latar belakang yang sempurna untuk rapat Anda.
9. Gunakan Fitur Papan Tulis
Banyak pengguna yang tidak memanfaatkan fitur whiteboard di Microsoft Teams secara maksimal. Ini adalah kanvas online untuk menangkap pesan dan ide Anda dalam tindakan.
Papan tulis Microsoft Teams berguna saat Anda perlu menjelaskan ide kompleks kepada anggota tim Anda selama rapat. Ini menawarkan berbagai elemen sketsa untuk membantu Anda mengekspresikan pikiran Anda dengan jelas.
10. Aktifkan Berbagi Layar
Terkadang, menjelaskan ide dan konsep kepada tim dalam rapat virtual tidak cukup. Anda perlu menunjukkan kepada mereka informasi seperti yang ada di perangkat komputer Anda. Microsoft Teams memungkinkan hal ini dengan fitur berbagi layarnya.
Anda mendapatkan kesempatan untuk meningkatkan tingkat keterlibatan peserta dalam rapat online Anda dengan Microsoft Teams saat Anda mengaktifkan berbagi layar. Hal ini memungkinkan Anda untuk menunjukkan kepada orang lain apa yang Anda bicarakan dan bagaimana tepatnya di sistem Anda.
Jadikan Rapat Virtual Anda Bermanfaat Dengan Tim Microsoft
Pertemuan virtual telah datang untuk tinggal. Tim kerja membuat langkah besar dalam berinteraksi satu sama lain dari lokasi terpencil mereka. Namun agar hal itu terjadi, Anda harus sengaja memanfaatkan rapat dengan memanfaatkan banyak fitur di Microsoft Teams.
Jika Anda akan menjadi tuan rumah bagi orang-orang di sebuah pertemuan, buatlah itu bermanfaat dengan mengoptimalkan pengalaman. Ciptakan ruang bagi semua orang untuk berkontribusi dan berbagi ide. Ketika anggota tim Anda melihat nilai dalam rapat Anda, mereka akan bersemangat untuk bergabung setiap kali Anda menjadwalkan rapat.