Cara Menggunakan Validasi Data di Google Spreadsheet

Jika Anda ingin mengurangi kemungkinan kesalahan dalam spreadsheet Google Spreadsheet Anda dengan hanya menerima data yang valid, maka validasi data adalah yang Anda cari. Dengan validasi data, Anda dapat menginstruksikan Google Spreadsheet untuk hanya menerima jenis atau rentang data tertentu untuk sel, atau untuk memperingatkan pengguna saat mereka memasukkan data yang tidak valid.

Validasi data mudah digunakan, tetapi membutuhkan pemahaman konsep untuk digunakan dengan benar. Baca terus untuk mengetahui apa itu validasi data dan bagaimana Anda dapat menggunakannya di Google Spreadsheet untuk meningkatkan spreadsheet Anda.

Apa itu Validasi Data di Google Sheets?

Validasi data adalah fitur Google Spreadsheet yang memungkinkan Anda membatasi jenis input yang dapat dimasukkan pengguna di sel tertentu. Anda dapat menggunakan validasi data untuk memberikan peringatan kepada pengguna saat mereka memasukkan data yang tidak valid, atau untuk menolak data yang tidak valid sama sekali.

Dengan bantuan validasi data, Anda dapat meningkatkan spreadsheet yang dimaksudkan untuk digunakan orang lain. Anda dapat memberikan batasan pada nilai yang dapat mereka masukkan, atau misalnya, membuat daftar drop-down item yang dapat mereka pilih. Pada akhirnya, Anda juga dapat memasukkan formula khusus sebagai kriteria validasi data. Dengan cara ini, Google Spreadsheet akan menolak nilainya jika tidak memenuhi persamaan khusus.

Cara Menggunakan Validasi Data di Google Spreadsheet

Validasi data mudah dioperasikan di Google Spreadsheet. Langkah-langkah dasar untuk menggunakan validasi data adalah sebagai berikut:

1. Pilih sel atau rentang sel tempat Anda ingin menggunakan validasi data.
2. Pergi ke Data menu lalu pilih Validasi data.
3. Masukkan kriteria Anda.
4. Klik Menyimpan.

Sebelum kita beralih ke contoh di mana kita menerapkan validasi data, mari kita lihat lebih detail elemen validasi data.

• Rentang sel: Ini adalah kisaran di mana data input akan melalui kriteria validasi data. Ini bisa berupa sel tunggal atau rentang sel.
• Kriteria: Ini adalah kriteria di mana Anda menunjukkan jenis data yang valid. Tipe data yang valid dapat berupa angka, teks, tanggal, daftar, kotak centang, atau formula khusus.
• Pada data yang tidak valid: Ini menunjukkan reaksi Google Spreadsheet terhadap data yang tidak valid. Anda dapat memilih untuk membiarkan data yang tidak valid lewat dan menampilkan peringatan, atau menolak data yang tidak valid dan menampilkan peringatan.
• Penampilan: Di sini, Anda dapat memasukkan teks bantuan validasi. Teks ini akan muncul ketika pengguna memasukkan data yang tidak valid dalam sel.

Sekarang setelah Anda mengetahui tentang apa itu menyiapkan validasi data, mari kita lihat validasi data beraksi dengan beberapa contoh.

Contoh Validasi Data 1: Menetapkan Batas Nilai Angka

Dalam contoh ini, kami memiliki contoh spreadsheet yang dirancang untuk mengumpulkan informasi tentang buku mana yang paling disukai pengguna. Spreadsheet termasuk kolom yang berisi nama-nama buku, dan kolom lain menunggu input pengguna. Pengguna seharusnya menilai setiap buku dari 10.

Karena peringkat berada pada skala 10, dan kami tidak punya waktu untuk memeriksa setiap masukan, sasarannya adalah membatasi nilai yang dapat dimasukkan pengguna menjadi 1-10. Pengguna seharusnya tidak dapat memberi peringkat buku di bawah 1, atau di atas 10. Ini membutuhkan validasi data.

1. Pilih sel tempat Anda ingin menerapkan validasi data. Itu akan menjadi sel B2 ke B7 dalam contoh ini.
2. Pergi ke Data menu dan pilih Validasi data. Ini akan memunculkan jendela Validasi data.
3. Untuk Kriteria, Pilih Nomor dan di antara.
4. Masukkan batas jumlah pilihan Anda. Untuk contoh ini, kita akan memasukkan 1 dan 10.
5. Memeriksa Tolak masukan. Ini akan memaksa pengguna untuk memasukkan data yang valid.
6. Memeriksa Tampilkan teks bantuan validasi.
7. Masukkan teks bantuan validasi untuk memberi tahu pengguna jenis data apa yang diharapkan.
8. Klik Menyimpan.

Sekarang tabel Anda siap untuk data pengguna. Sebagai ujian, coba beri peringkat salah satu buku dengan nilai lebih tinggi dari 10, atau kurang dari 1. Anda harus mendapatkan kesalahan dan data Anda harus ditolak. Sekarang, jika Anda memasukkan nilai antara 1 dan 10, input tersebut akan diterima. Ini seperti jarum jam!

Contoh Validasi Data 2: Membuat Drop-Down List

Salah satu kegunaan validasi data yang populer adalah membuat daftar drop-down di Google Spreadsheet. Anda dapat membuat daftar drop-down untuk memberi pengguna pilihan antara item yang telah Anda putuskan sebagai data yang valid.

Dalam contoh ini, kami memiliki nama beberapa siswa dalam spreadsheet dan tujuannya adalah untuk membuat daftar drop-down di mana pengguna dapat memilih jurusan mereka.

1. Pilih sel tempat Anda ingin memiliki daftar turun bawah. Itu akan menjadi sel B2 ke B7 dalam contoh ini.
2. Pergi ke Data menu dan pilih Validasi data. Menu validasi data akan terbuka.
3. Dalam kriteria, pilih Daftar barang.
4. Di kotak teks, masukkan daftar item. Anda dapat memisahkan item dengan koma (,). Untuk contoh ini, kami telah memasukkan item di bawah ini:

   Kedokteran, Farmasi, Biologi, Matematika Terapan

5. Memeriksa Tampilkan daftar tarik-turun di sel.
6. Memeriksa Tolak masukan.
7. Memeriksa Tampilkan teks bantuan validasi.
8. Masukkan teks bantuan validasi.
9. Klik Menyimpan.

Anda akan melihat panah kecil di setiap sel. Anda sekarang dapat mengklik sel untuk memilih dari daftar dropdown. Jika Anda mencoba mengetikkan nilai yang tidak ada dalam daftar, nilai Anda akan ditolak. Padahal, Anda masih bisa mengetik item dari daftar.

Jika Anda ingin menambahkan poin-poin ke item dalam daftar Anda, baca artikel kami di cara menambahkan poin-poin di Google Spreadsheet.

Contoh Validasi Data 3: Menetapkan Batas Panjang Teks

Anda dapat menggunakan validasi data dengan rumus khusus untuk mencapai segala macam hal di Google Spreadsheet. Rumus khusus memungkinkan Anda menetapkan kriteria yang tidak termasuk dalam jenis kriteria apa pun yang ada dalam validasi data di Google Spreadsheet.

Sebagai contoh, mari kita buat sel yang hanya mengizinkan 5 karakter atau kurang di dalamnya. Kita akan melakukan ini dengan menggunakan validasi data.

1. Pilih sel. Itu akan menjadi D1 dalam contoh ini.
2. Pergi ke Data lalu pilih Validasi data.
3. Dalam kriteria, pilih Formula khusus.
4. Untuk rumus khusus, masukkan rumus di bawah ini:

   =LEN(D1)<5

   Rumus ini menggunakan fungsi LEN untuk menghitung karakter dalam sel dan mengembalikan nilai true jika panjangnya kurang dari 5 karakter.
5. Memeriksa Tolak masukan.
6. Klik Menyimpan.

Sekarang, jika Anda memasukkan nama yang panjangnya lebih dari 5 karakter, Google Spreadsheet akan menolaknya, dan Anda harus mencoba lagi. Anda dapat menggunakan fungsi pengisian otomatis untuk menerapkan validasi data ini ke sel lain.

Validasi Data Anda Dengan Google Spreadsheet

Validasi data adalah alat yang memungkinkan Anda membatasi apa yang dapat Anda atau pengguna lain masukkan ke dalam sel tertentu. Dengan cara ini, validasi data dapat berguna dalam membuat survei untuk hanya menerima data yang valid, atau dalam spreadsheet Anda sendiri untuk meningkatkan akurasi.

Ada banyak jenis kriteria yang dapat Anda atur menggunakan validasi data di Google Spreadsheet, dan jika datanya jenis yang Anda inginkan tidak dibangun ke dalam validasi data di Google Spreadsheet, Anda dapat menetapkan kriteria dengan custom rumus. Sekarang Anda tahu cara menggunakan validasi data di Google Spreadsheet. Yakinlah bahwa lebih sedikit data yang tidak valid akan membuat analisis Anda lebih mudah dan akurat!

8 Cara Terbaik Menggunakan Google Spreadsheet Seperti Profesional

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis