Cara Mudah Merencanakan Proyek Menggunakan Dropbox Paper

Perencanaan proyek bisa menjadi membosankan dan melelahkan, terutama ketika mengharuskan seluruh tim Anda untuk berkolaborasi dalam tugas terpisah, sesi curah pendapat, dan banyak lagi.

Untungnya, ada alat teknologi di luar sana yang dapat menyederhanakan proses perencanaan proyek. Dan yang terbaik dari semuanya, beberapa di antaranya gratis. Dropbox Paper adalah alat pembuatan dan pengeditan dokumen gratis yang ditawarkan melalui Dropbox. Yang Anda butuhkan hanyalah akun Dropbox.

Merencanakan Proyek Dengan Dropbox Paper

Kertas Dropbox fitur semua alat yang Anda butuhkan untuk dengan mudah dan cepat merencanakan proyek. Misalnya, Anda dapat menggunakan alat garis waktu untuk menetapkan tanggal tugas dan untuk visualisasikan seluruh proyek Anda.

Anda juga dapat membuat daftar tugas dan menandai anggota tim tertentu yang bertanggung jawab untuk setiap tugas. Bagian terbaik? Anda dapat melakukan semua ini dalam satu dokumen, membuatnya mudah untuk melacak semua detail.

Dropbox Paper Ramah terhadap Brainstorm

Sebelum kita menyelami, kami ingin membagikan ini: Anda tidak perlu mengetahui seluruh proyek Anda sebelum menggunakan alat ini. Juga, Anda mungkin ingin pelajari lebih lanjut tentang apa sebenarnya Dropbox Paper itu.

Sangat mudah untuk berkolaborasi dengan tim Anda untuk bertukar pikiran tentang proyek saat Anda merencanakannya. Semua anggota tim Anda dapat melihat dan mengedit dokumen Dropbox Paper secara bersamaan.

Mengembangkan Garis Waktu Menggunakan Garis Waktu Proyek

Pertama, mari kita buat timeline proyek dasar. Buka dokumen Dropbox Paper baru dan beri nama sesuai dengan proyek Anda. Kemudian, ikuti langkah-langkah ini:

1. Di bagian bawah dokumen, Anda akan melihat toolbar Dropbox Paper. Pilih ikon garis waktu, yang terlihat seperti kalender mini.
2. Garis waktu Anda akan muncul. Kemudian, pilih panah di sebelah 2 minggu untuk memilih panjang proyek Anda.

Menetapkan Tonggak

Langkah selanjutnya adalah mengatur tonggak proyek yang Anda ingin tim Anda selesaikan selama proyek berlangsung. Untuk melakukannya:

1. Arahkan kursor ke tanggal, dan Ikon bendera akan muncul. Pilih itu.
2. Beri nama tonggak sejarah Anda.

Jika Anda salah memasukkan tonggak sejarah atau hanya ingin menghapusnya, klik tonggak sejarah di garis waktu dan pilih ikon tempat sampah.

Menambahkan Tugas

Dengan semua pencapaian Anda telah dimasukkan, Anda sekarang ingin melewati dan menambahkan tugas-tugas tertentu pada tanggal jatuh tempo. Ini adalah tugas yang harus Anda selesaikan untuk mencapai setiap pencapaian.

1. Arahkan kursor ke ruang kosong di bawah setiap tanggal untuk membuat area abu-abu muncul. Pilih untuk membuka Jendela Item Baru.
2. Masukkan nama tugas Anda dan tambahkan deskripsi tugas jika perlu.
3. Tetapkan tugas dengan memilih Tetapkan ikon (tubuh dengan lingkaran di sekelilingnya).

Jika Anda ingin menarik perhatian pada tugas tertentu, Anda dapat memberi kode warna dengan memilih Ikon palet di kanan atas jendela. Misalnya, Anda dapat mewarnai tugas berprioritas tinggi dengan warna merah.

Mengatur Tugas Menggunakan To-Do List

Jika Anda ingin melupakan timeline, Anda dapat menggunakan alat To-Do List. Atau, Anda dapat menggunakan To-Do List dengan alat Timeline untuk mengatur tugas proyek lebih lanjut.

Misalnya, Anda dapat menempatkan tonggak penting di Timeline dan tugas Anda dengan tanggal di dalam To-Do List. Ketika tugas selesai, Anda cukup mencentang kotak di sebelah tugas.

Untuk menyiapkan Daftar Tugas:

1. Pilih Ikon Daftar Tugas (yang terlihat seperti tanda centang) di bilah alat di bagian bawah layar.
2. Masukkan nama tugas Anda.
3. Pilih tanggal dan masukkan tanggal.
4. Jika Anda ingin menetapkan tugas ke seseorang di tim Anda, pilih Tetapkan ikon dan masukkan nama atau email mereka.

Itu dia! Jika Anda ingin membuat komentar tentang tugas tertentu, Anda dapat melakukannya dengan memilih Ikon komentar (yang terlihat seperti gelembung ucapan) di sebelah tugas.

Fitur Tambahan untuk Perencanaan Proyek

Setelah mengisi jadwal proyek dan daftar tugas Anda, Anda sudah siap untuk merencanakan proyek yang sempurna. Jika Anda ingin membuat perencanaan proyek Anda lebih jauh, berikut adalah beberapa fitur tambahan yang mungkin bisa membantu.

Penandaan Dokumen

Apakah Anda memiliki banyak dokumen untuk setiap proyek yang sedang Anda kerjakan? Ini dapat dengan cepat menjadi membingungkan dan membuat frustrasi tim Anda. Cara paling sederhana untuk mengatur dokumen proyek Anda adalah melalui penandaan.

Pemberian tag (#) memungkinkan Anda untuk menempatkan tag pada dokumen dan file Anda, sehingga Anda dapat menemukannya dengan mudah dalam pencarian. Untuk menandai dokumen Anda:

1. Temukan dokumen atau file yang ingin Anda tandai di Dropbox dan pilih.
2. Di jendela di sebelah kanan, tambahkan tag ke dalam Tambahkan tanda kotak.
3. Gunakan tag yang deskriptif untuk proyek Anda. Misalnya, #March2022MarketingCampaign akan berfungsi dalam contoh ini.

Saat Anda ingin menemukan dokumen dengan tag Anda, masukkan tag di bilah pencarian Dropbox.

Template Perencanaan Proyek

Tidak ingin harus membuat proyek di dalam Dropbox dari awal? Dropbox mempermudahnya dengan Template Perencanaan Proyek yang dapat Anda temukan di sini.

Cukup pilih Gunakan Template, dan template akan terbuka di dalam akun Dropbox Paper Anda. Templat ini mencakup daftar tugas dan garis waktu, serta informasi lain seperti informasi proyek.

Isi informasi Anda, dan Anda akan baik-baik saja. Ini juga sepenuhnya dapat diedit, sehingga Anda dapat membuat perubahan agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.

Cara hebat lainnya untuk menyatukan file proyek Anda adalah dengan menautkan file tersebut ke dokumen proyek utama Anda.

Untuk menggunakan fitur ini, buka dokumen perencanaan proyek Anda. Kemudian, ikuti langkah-langkah ini:

1. Di bilah alat, pilih Masukkan ikon File Dropbox, yang terlihat seperti kotak terbuka.
2. Menggunakan bilah pencarian, cari file yang ingin Anda masukkan ke dalam dokumen Anda. Ini bisa berupa apa saja mulai dari kontrak hingga presentasi. Anda juga dapat mengunggah dokumen dengan memilih Unggah berkas.
3. Sorot dokumen dan pilih Memilih.
4. File, dokumen, atau gambar akan dimasukkan ke dalam dokumen Anda. Anda juga dapat mengklik file untuk membukanya lebih lanjut dan melihatnya dalam layar penuh.

Apa Lagi Yang Dapat Anda Lakukan Dengan Akun Dropbox Anda?

Dropbox Paper adalah alat yang hebat untuk segala hal mulai dari merencanakan proyek hingga membuat dokumen lengkap dengan visual. Jadi, apa lagi yang bisa Anda lakukan dengan akun Dropbox Anda? Langit adalah batasnya.

3 Penggunaan Unik & Kreatif Untuk Akun Dropbox

Akun Dropbox memiliki berbagai kegunaan unik yang dapat Anda nikmati dengan alat berbagi dan alat pihak ketiga. Berikut adalah beberapa untuk mencoba...

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis