Bagaimana Menguraikan Alur Kerja dalam Gagasan

Baik itu kreatif, konstruksi, administrasi, atau yang lainnya, Anda akan sering menemukan tugas berulang di lingkungan kerja apa pun. Menciptakan alur kerja yang mapan akan membantu Anda dan rekan kerja Anda mendapatkan ritme, terutama saat memperkenalkan seseorang yang baru.

Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda dalam menguraikan alur kerja di Notion sehingga Anda dan tim Anda mengetahui status dan langkah setiap tugas yang sedang Anda kerjakan.

Manfaat Menguraikan Alur Kerja dalam Gagasan

Menata alur kerja Anda di Notion akan membantu tim Anda memvisualisasikan dan mengingat langkah-langkah yang perlu mereka ambil saat memulai atau menyelesaikan tugas. Ini juga akan membantu semua orang mengetahui pada tahap apa tugas tertentu berada.

Misalnya, jika menulis posting blog adalah tugas yang berulang, Anda dapat membagi proses kreatif menjadi empat langkah: membuat draf, mengedit, gambar, dan mengunggah. Saat penulis di tim Anda menyelesaikan draf, mereka dapat menandai bagian tugas mereka sebagai selesai di papan tulis dan menetapkan orang yang bertanggung jawab mengedit sebagai penerima tugas.

Bahkan jika Anda bekerja sendiri, ini adalah cara terbaik untuk melacak kemajuan Anda karena Anda akan memiliki gambaran umum yang lebih rinci tentang beban kerja Anda. Ini juga membantu memecah tugas yang lebih besar menjadi item tindakan yang lebih kecil, yang dapat membantu mencegah kewalahan.

Menguraikan Alur Kerja dalam Gagasan Dengan Status

Menggunakan database tabel sederhana di Notion akan memberi Anda gambaran singkat tentang alur kerja Anda. Anda dapat dengan cepat melihat langkah mana yang dilakukan setiap tugas, membandingkannya dengan tanggal jatuh tempo, dan memeriksa siapa yang mengerjakannya tanpa harus banyak menggulir.

Dalam contoh ini, setiap kolom mewakili satu langkah dalam proses penulisan. Untuk memulai, putuskan langkah mana yang Anda inginkan untuk memecah tugas berulang Anda dan buat halaman baru dengan memilih opsi di sudut kiri bawah Notion. Setelah Anda berada di halaman baru Anda, alih-alih memilih template, buka perintah menggunakan garis miring dan pilih Database tabel - Sebaris.

Itu nama kolom akan menjadi tempat Anda meletakkan nama tugas Anda, dan kolom tambahan yang muncul dapat Anda hapus. Selanjutnya, tambahkan kolom baru dengan memilih simbol tambah di sudut kanan atas tabel, dan di jenis properti menu, pilih Pilih.

Klik ke sel di bawah ini dan ketik status yang ingin Anda gunakan, dan Notion akan memberi Anda prompt untuk mengubahnya menjadi pilihan. Dari sana, Anda dapat mengubah warna menggunakan tiga titik di sampingnya.

Buat semua status yang ingin Anda gunakan dengan mengikuti instruksi yang sama dan klik judul kolom untuk membuka menu dan duplikat hingga Anda memiliki satu kolom untuk setiap langkah. Beri nama mereka sesuai.

Sekarang, saat Anda dan rekan kerja Anda pergi, Anda dapat menggunakan status untuk mengomunikasikan langkah mana yang Anda ambil dan bagaimana perkembangannya. Jadi, alih-alih hanya menandai tugas sebagai selesai, Anda dapat menunjukkan kepada tim Anda bahwa Anda sedang mengerjakan suatu item tanpa benar-benar mengatakannya.

Contoh menggunakan melakukan untuk menunjukkan belum ada yang mengerjakannya, sedang berlangsung untuk mengatakan itu sedang berlangsung, menyelesaikan untuk menunjukkan sudah selesai, tertahan untuk memberi tahu orang lain bahwa itu dijeda, dan terjebak untuk menunjukkan penerima tugas membutuhkan bantuan.

Terkait: Pintasan Keyboard Notion untuk Windows dan Mac

Jika tim Anda perlu mengomunikasikan secara spesifik, mereka dapat mengomentari halaman tugas dengan mengklik namanya dan membukanya. Bidang kosong di bawah ini adalah tempat yang ideal untuk detail awal. Kolom komentar optimal untuk mengajukan pertanyaan, menyampaikan bahwa Anda menyerahkan proyek, atau memberikan saran.

Memiliki percakapan ini di Notion juga akan memberi semua orang akses ke informasi, alih-alih membatasi akses dalam pesan langsung atau tersesat dalam obrolan grup.

Bahkan jika Anda bekerja sendiri, menggunakan status dan meninggalkan komentar untuk diri sendiri sangat membantu saat Anda mengambil tugas cadangan.

Menguraikan Alur Kerja dalam Gagasan Dengan Daftar Periksa

Jika Anda penggemar membuatnya sederhana dan lebih suka memberi tahu orang lain bahwa tugas telah selesai, Anda dapat menguraikan alur kerja Anda menggunakan kolom daftar periksa. Melakukannya juga merupakan cara terbaik untuk menghemat ruang jika Anda perlu menyertakan banyak kolom dalam alur kerja Anda. Namun, yang terbaik adalah menjaganya seminimal mungkin jika Anda bisa.

Anda menambahkan kolom daftar periksa dengan cara yang sama Anda akan pilih kolom dengan mengklik tombol tambah di sudut kiri atas tabel Anda, dan yang perlu Anda lakukan hanyalah menamainya.

Dengan menggunakan ini, Anda masih akan mendapatkan gambaran umum singkat tentang di mana Anda dan tim Anda melakukan tugas, dengan tampilan teks yang sedikit berantakan di status. Ini sangat bagus untuk tim yang mungkin ingin tingkat prioritas menonjol di atas segalanya.

Terkait: KlikUp vs. Gagasan: Mana yang Lebih Baik untuk Kolaborasi Proyek

Selain itu, Anda masih dapat berkomunikasi dalam komentar, tentu saja, tetapi status setiap langkah bukanlah fokus—hanya selesai atau tidak.

Item Lain yang Mungkin Ingin Anda Sertakan dalam Alur Kerja Gagasan Anda

Beberapa kolom lain yang mungkin ingin Anda sertakan dalam alur kerja Notion Anda adalah: kolom tautan jika proyek Anda dalam drive atau perangkat lunak online atau a file dan kolom media jika Anda menyerahkan dokumen bolak-balik.

Jika Anda menemukan Anda tidak ingin properti tertentu untuk muncul sebagai kolom di database Anda, ingatlah bahwa Anda bisa menyembunyikannya dari tabel Anda, tapi itu akan tetap muncul di daftar properti saat Anda mengklik sebuah proyek.

Menambahkan catatan ke halaman di atas atau di bawah tabel Anda juga akan membantu Anda dan rekan kerja Anda mempelajari dan mengingat langkah-langkah dalam alur kerja Anda.

Melakukan hal ini sangat membantu untuk orientasi anggota tim baru, karena mereka akan mengetahui semua langkahnya, dan instruksi Anda akan memberi tahu mereka apa yang harus mereka lakukan ketika mereka mencapai yang berikutnya.

Dapatkan Irama Dengan Gagasan

Dengan menguraikan alur kerja di Notion, Anda menghilangkan dugaan dari suatu proses dan memecah proyek yang lebih besar menjadi pencapaian yang lebih kecil dan terorganisir. Dengan cara ini, Anda dan tim Anda akan memiliki semuanya di satu tempat, dan tidak ada yang perlu mencari.

Jika Anda belum memeriksa Notion, penyesuaian dan kesederhanaannya memungkinkan Anda mengelola proyek apa pun. Namun, jika Anda merasa buntu, Anda bisa mulai dengan beberapa dari banyak template dan belajar sambil jalan.

Bagaimana Memulai Dengan Gagasan: 7 Tip dan Trik Penting

Notion adalah salah satu alat produktivitas terbaik, dan berkembang pesat. Berikut adalah beberapa trik dan tips yang dapat Anda gunakan untuk memulai.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis