5 Alat Kolaborasi Dokumen Terbaik untuk Kerja Jarak Jauh

Dengan berkembangnya budaya bekerja dari rumah, tim sangat bergantung pada alat kolaborasi untuk terus bekerja dari jarak jauh. Ada beberapa alat yang tersedia untuk mengelola tim jarak jauh, melacak kemajuan mereka, mengatur pertemuan virtual, dan tetap terhubung untuk membantu mereka tetap produktif.

Demikian pula, kolaborasi dokumen memegang tempat yang sama pentingnya untuk komunikasi yang efektif. Untuk membuat pembuatan, berbagi, dan kolaborasi dokumen lebih efisien, berikut adalah beberapa alat kolaborasi dokumen terbaik yang harus Anda coba.

Untuk kolaborasi dokumen, Google Documents adalah pilihan terbaik. Ini membantu tetap menjadi yang terdepan dalam permainan kolaborasi tanpa mengeluarkan biaya sepeser pun. Ini menghilangkan frustrasi pengirim dan penerima dengan menetapkan tautan unik untuk setiap dokumen dan memungkinkan pengguna membagikannya secara mulus dengan satu klik.

Fitur berbagi dokumen kolaboratif dari Google Documents memungkinkan banyak pengguna untuk mengedit dokumen yang sama, lacak dan terima saran, dan lihat perubahan yang disinkronkan secara real-time untuk tetap mendapatkan informasi terbaru Versi: kapan. Selain itu, ini memungkinkan editor untuk menambahkan komentar dan saran waktu nyata.

TERKAIT: Cara Memberikan dan Membatasi Izin di Google Documents

Sebagai pemilik dokumen, Anda dapat mengatur hak pengeditan sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda dapat menambahkan orang seperti editor atau pemirsa menggunakan alamat email mereka. Anda juga dapat menyetel dokumen ke “Hanya Lihat” atau “Dibatasi” sehingga hanya orang dengan ID email dari domain yang sama yang dapat mengaksesnya. Selain itu, Anda dapat mengontrol siapa yang dapat membagikan dokumen Anda dengan anggota tim lainnya.

Namun, kebanyakan orang mengalami satu masalah saat menggunakan Google Documents. Pengguna tidak mengetahui undangan dan opsi berbagi tautan di Google Documents. Penerima dapat mengunduh, mengedit, dan mengirimkan dokumen yang diterima melalui email jika mereka tidak tahu cara berkolaborasi di Google Documents. Oleh karena itu, jika mereka baru pertama kali menggunakannya, Anda mungkin perlu sedikit mengedukasi mereka.

Notion memberi Anda kendali penuh atas berbagi dokumen. Dengannya, Anda dapat dengan mudah mengontrol siapa yang dapat mengedit, melihat, mengomentari, atau membagikan halaman Notion Anda. Dokumen dapat dibagikan dengan satu orang atau seluruh tim sekaligus.

Dalam berbagi grup, Anda dapat membatasi siapa yang memiliki akses ke dokumen, baik seluruh tim atau hanya beberapa anggota dari seluruh grup. Anda dapat, misalnya, menempatkan wakil editor Anda dalam satu grup dan memberi mereka akses pengeditan ke informasi rahasia dalam satu klik. Atau, Anda dapat memberikan akses pengeditan ke beberapa editor sambil tetap berbagi dokumen dengan seluruh grup pengeditan.

TERKAIT: Tips dan Trik Penting untuk Memulai Dengan Gagasan

Di bilah sisi kiri, Notion menyimpan catatan halaman pribadi dan bersama Anda. Hasilnya, Anda dapat dengan cepat menarik dan melepas halaman dari satu bagian ke bagian lain sambil mengatur izin akses agar sesuai dengan yang sudah disetel di bagian halaman pribadi. Izin akses yang sama berlaku untuk halaman bersarang, tetapi nanti Anda dapat mengubahnya sesuai kebutuhan.

Selain itu, admin memiliki hak untuk mengubah izin dokumen dari dokumen yang sudah dibagikan ke beberapa anggota dari grup yang diundang atau menghapus seseorang agar tidak dapat mengaksesnya. Jika Anda mengacaukan izin untuk mengedit, yang perlu Anda lakukan hanyalah menekan Pulihkan. Oleh karena itu, Notion adalah pilihan yang baik untuk tim kecil dengan kontrol seperti itu atas berbagi dokumen.

Notion terintegrasi dengan Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp, dan banyak layanan lainnya untuk berbagi dokumen dengan mudah. Paket gratis dilengkapi dengan batasan, seperti jumlah tamu yang dapat Anda undang dan melacak sejarah. Untuk mendapatkan manfaat maksimal, pertimbangkan untuk meningkatkan ke paket berbayar. Lihat Halaman harga gagasan untuk lebih jelasnya.

Zoho Writer juga memungkinkan pengguna berbagi dokumen dengan lancar untuk kolaborasi, mirip dengan Google Documents. Berbagi dokumen dengan tim Anda untuk ditinjau sambil mengizinkan mereka mengomentari file secara real-time sangatlah mudah. Saat Anda meninggalkan saran di komentar, tim Anda tahu apa yang harus diedit dan dapat mengambil tindakan dengan cepat.

Anda bahkan dapat mengobrol tentang kemajuan Anda saat bekerja. Sebagai pemilik dokumen, Anda dapat mengaktifkan sakelar lacak perubahan sehingga setiap perubahan yang dilakukan pada dokumen mulai sekarang dapat dengan mudah diperiksa ulang. Selain itu, dengan Zoho Writer, Anda juga dapat berbagi dokumen secara eksternal dengan pelanggan yang tidak berada di ruang kerja Anda.

Dokumen disimpan di perpustakaan cloud yang terorganisir dengan baik dan dapat dicari dan diambil dengan cepat. Selain itu, Anda dapat dengan mudah mengintegrasikan Zoho Writer dengan aplikasi seperti Google Drive, Dropbox, Evernote, dan Zoho Mail. Selain itu, Zoho Writer memiliki antarmuka profesional dan tidak memiliki kurva belajar yang curam. Jadi, Anda tidak akan kesulitan untuk membiasakannya.

TERKAIT: Penulis Zoho vs. Google Documents & Microsoft Word Online: Apakah Saatnya Beralih?

Dalam hal harga, Zoho Writer gratis digunakan untuk individu. Namun, untuk menikmati fasilitas tambahan seperti ruang tambahan atau perlindungan kata sandi, Anda harus menggunakan paket berbayarnya. Periksalah Halaman harga Zoho Docs untuk lebih jelasnya.

Beberapa fitur praktis yang dapat Anda nikmati dengan Zoho Writer adalah:

1. Penghematan dokumen waktu nyata.
2. Mengunci data sensitif.
3. Asisten menulis bertenaga AI.
4. Menjadwalkan atau langsung menerbitkan artikel di WordPress.
5. Bekerja secara offline juga.

ClickUp Docs adalah alat lain yang sangat efisien untuk berbagi dokumen dari jarak jauh. Melalui antarmuka kolaborasi yang luar biasa, penuh dengan fitur, semua orang di Ruang Kerja dapat berkolaborasi, mengedit, dan mengerjakan tugas secara bersamaan.

Ini memungkinkan pengeditan kolaboratif dalam gaya Google Documents. Anda dapat melihat kursor bergerak saat seseorang mengedit dokumen, dengan nama mereka ditampilkan di atas kursor. Dengan mengklik ikon teropong kuning, Anda juga dapat melihat siapa yang melihat karya Anda.

Selain itu, perubahan waktu nyata disinkronkan di semua perangkat untuk memastikan bahwa setiap anggota tim dapat mengakses versi dokumen terbaru. Saat berbagi dokumen dengan tim Anda, Anda akan memiliki fleksibilitas untuk menjaga beberapa dokumen tetap pribadi sementara yang lain dapat diakses oleh semua orang.

Selain itu, dengan melindungi dokumen Anda, Anda dapat mencegah anggota tim tertentu mengakses dokumen tersebut tanpa meminta izin dari Anda. Bersarang adalah fitur unik ClickUp lainnya. Ini memungkinkan Anda untuk mengelompokkan halaman dalam dokumen, dan menggunakan fitur Hubungan, Anda dapat menautkan halaman terkait di dalam dokumen.

Anda juga dapat mengimpor pekerjaan Anda dari aplikasi lain, termasuk Evernote, Google Documents, dan bahkan dokumen Microsoft Word. Jika Anda mencari alat kolaborasi dokumen yang sangat responsif, Anda harus mencoba ClickUp.

Platform Dropbox Paper adalah opsi kolaborasi dokumen lanjutan lainnya yang tersedia untuk tim jarak jauh. Dengannya, Anda dapat berbagi dokumen dengan lancar dengan anggota tim sambil memberi mereka akses ke dokumen melalui alamat email.

Menugaskan tugas ke anggota tim Anda hanya dengan beberapa klik dan langsung membuat tenggat waktu tepat di sebelahnya membuat semua orang tetap terhubung. Selain itu, Anda dapat merencanakan rapat dengan menautkan acara kalender di dokumen bersama.

TERKAIT: Coba Fitur Terbaik Dropbox Paper ini

Sebagai kolaborator, Anda dapat dengan cepat menemukan tugas mana yang telah diberikan kepada Anda berdasarkan dokumen atau per dokumen, dan menavigasi tugas yang diberikan kepada orang lain dan yang sudah diselesaikan. Selain itu, berbeda dengan Google Docs, Dropbox Paper mendukung berbagi file multimedia, membuat kolaborasi menjadi lebih menarik.

Selain itu, Dropbox Paper memungkinkan Anda mengimpor dokumen Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint serta menautkan dokumen Google Documents, Spreadsheet, dan Slide. Jadi, jika Anda mencari alat kolaborasi kaya fitur untuk tim Anda, cobalah Dropbox Paper.

Tingkatkan Kolaborasi Dokumen Anda ke Tingkat Selanjutnya

Kolaborasi Dokumen telah ada selama beberapa dekade. Cobalah alat dalam daftar untuk meningkatkan kolaborasi dokumen dengan tim Anda. Untuk menentukan alat mana yang terbaik untuk tim, Anda harus menjalankannya oleh mereka dan memilih solusi yang sesuai dengan kebutuhan tim.

Apakah Anda memiliki anggota tim yang berbasis di berbagai belahan dunia? Menyiapkan pertemuan penting pasti akan menjadi tantangan jika Anda tidak tahu zona waktu. Jika ya, Anda harus memeriksa konverter zona waktu untuk mempermudah pekerjaan Anda.

10 Pengonversi Zona Waktu Terbaik untuk Tim Jarak Jauh Global

Apakah Anda perlu bekerja dengan orang-orang dari zona waktu yang berbeda? Gunakan alat pengubah zona waktu untuk kolaborasi tepat waktu.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis