9 Cara Terbaik Menggunakan Aplikasi Google Workspace untuk Manajemen SDM

Bekerja sebagai manajer atau eksekutif SDM dapat membuat Anda kewalahan karena ada banyak tugas dalam daftar tugas Anda. Selain itu, banyak tugas menuntut pengoperasian beberapa jendela/halaman web perangkat lunak, yang pada akhirnya membuat Anda merasa lelah atau kehilangan produktivitas.

Namun, jika Anda dapat membawa semua tugas manajemen sumber daya manusia ke dalam satu ruang kerja, itu akan meningkatkan alur kerja dan produktivitas Anda secara tajam. Baca terus untuk mengetahui bagaimana aplikasi Google Workspace memungkinkan Anda mencapainya.

1. Dokumentasikan Deskripsi Pekerjaan dengan Benar

Menjadi manajer perekrutan atau rekanan SDM, merekrut kandidat yang tepat untuk posisi yang kosong dapat menjadi tantangan. Alur kerja perekrutan dimulai dengan pembuatan dokumen deskripsi pekerjaan.

Anda dapat menggabungkan Google Documents dan Formulir untuk membuat deskripsi pekerjaan yang unggul dan menarik kandidat yang tepat. Dokumen memungkinkan Anda mengembangkan konten melalui kolaborasi waktu nyata, sedangkan Formulir adalah alat yang ampuh untuk mengumpulkan harapan seperti keterampilan, kualifikasi, portofolio, dll., dari operasi.

Melalui pembuatan konten real-time di Google Documents, Anda dapat menambahkan umpan balik dan komentar pada konten deskripsi pekerjaan yang dibuat oleh anggota tim HR. Oleh karena itu, tim perekrutan dapat membuat konten yang diperlukan lebih cepat tanpa menunggu persetujuan supervisor.

2. Jadilah Bagian dari Berbagai Pameran Karir Sekaligus

Sebagai manajer SDM, sulit untuk menghadiri setiap pameran karir yang terjadi secara global. Itu akan menimbulkan biaya besar pada tim Anda, dan Anda juga tidak bisa berada di dua tempat secara bersamaan. Di sini, Anda dapat memanfaatkan fitur konferensi online canggih dari Google Meet.

Untuk pameran karir fisik, Anda dapat merekrut agen manajemen acara lokal mana pun untuk menghadiri pameran atas nama Anda, sementara Anda dapat mewawancarai kandidat potensial di acara tersebut secara virtual.

Terkait: Apa Itu Google Meet dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Fitur Google Meet seperti perekaman, berbagi layar, papan tulis, dan pengawasan langsung, akan membantu Anda memilih pelamar kerja yang tepat.

Karena Google Meet hadir dengan fitur peserta tanpa batas, Anda atau manajer perekrutan Anda dapat mewawancarai ribuan kandidat di berbagai pameran karir dari seluruh dunia.

3. Sederhanakan Wawancara melalui Kolaborasi

Karena tim perekrutan Anda perlu mengisi posisi pekerjaan yang berbeda, mereka perlu mengelola banyak kandidat untuk berbagai peran tersebut. Selanjutnya, prosesnya menjadi lebih kompleks ketika banyak pewawancara perlu berinteraksi dengan satu kandidat dalam beberapa hari.

Google Workspace aplikasi seperti Spreadsheet, Dokumen, dan Kalender memungkinkan Anda menghindari kebingungan dan membersihkan kekacauan dengan merampingkan seluruh proses. Anda dapat membuat database di Spreadsheet dengan nama kandidat, resume, nama pewawancara dengan dokumen komentar, dan jadwal Kalender.

Setiap pewawancara akan mengakses dokumen yang ditunjuk selama wawancara sesuai dengan jadwal dan meninggalkan catatan. Sekarang, tim perekrutan Anda memiliki semua yang mereka butuhkan untuk memindahkan kandidat ke level berikutnya hanya dengan meninjau database.

4. Memastikan Integritas Tes Online

Anda dapat memilih untuk melakukan ujian wawancara online melalui Google Meet. Fitur berbagi layarnya memungkinkan Anda melihat seluruh layar perangkat dan setiap jendela yang dikunjungi kandidat.

Jadi, jika Anda tidak dalam posisi untuk membeli aplikasi pengawasan khusus, manfaatkan Google Formulir untuk membuat kuis canggih dan pantau sesi ujian melalui Google Meet.

Anda juga tidak harus berada di sana saat kandidat mencoba kuis. Tempatkan sesi Google Meet pada mode perekaman dan tinjau rekaman video saat Anda menilai kiriman.

5. Jadikan Wawancara Berwawasan

Anda dapat berhasil melakukan wawancara dengan melakukan semua penilaian selama tahap awal daripada menunggu untuk menilai kandidat lagi di kantor Anda.

Proses ini bermanfaat untuk posisi pekerjaan yang datang dengan demonstrasi keterampilan online seperti pengkodean, penulisan konten, desain grafis, desain situs web, dan sebagainya.

Terkait: Peluang Karir Ramah Jarak Jauh Terbaik Yang Harus Anda Pertimbangkan

Anda dapat dengan mudah berbagi tantangan pengkodean atau tugas menulis di Google Documents sambil meninjau keterampilan pemecahan masalah dan proses berpikir secara real-time.

Anda bahkan dapat mengajukan pertanyaan untuk mengukur pengetahuan mendalam mereka selama demonstrasi keterampilan praktis. Selama sesi, Google Meet akan membantu Anda memantau kemajuan kandidat.

6. Lacak dan Publikasikan Status Orang yang Diwawancarai

Anda akan menemukan Google Spreadsheet sangat membantu untuk pelacakan akurat status orang yang diwawancarai. Dalam skenario perekrutan volume tinggi, banyak tim perekrutan sering menghadapi tantangan untuk mewawancarai kandidat yang sama beberapa kali, karena mereka tidak memiliki pembaruan waktu nyata di seluruh tim.

Anda dapat membuat dan mendesain database spreadsheet canggih yang berisi detail kecil tentang status kandidat. Bagikan lembar dengan tampilan yang dilindungi sehingga sumber daya yang relevan hanya dapat melihat status dan menghindari wawancara duplikat.

Anda juga dapat memanfaatkan Google Sites untuk mempublikasikan status kandidat, sehingga pelamar dapat memeriksa fase lamaran pekerjaan mereka dengan mudah secara online. Dengan demikian, Anda akan menghindari mengirim email ke setiap kandidat secara manual.

7. Orientasi Virtual

Penerimaan rekrutan baru adalah peristiwa penting yang memungkinkan karyawan mempelajari kebijakan dan prosedur Anda. Anda dapat dengan mudah melantik individu yang baru direkrut melalui Google Sites untuk posisi pekerjaan jarak jauh atau di tempat.

Buat situs baru untuk orientasi karyawan dan tempatkan secara strategis semua sumber daya pelatihan, pedoman karyawan, akses penyimpanan formulir permintaan, manajemen proyek/prosedur akses aplikasi komunikasi, dan sebagainya sehingga para anggota baru dapat memulai lebih cepat.

Anda juga dapat mengunggah video utama di situs web untuk menghindari pengaturan pertemuan virtual antara pemangku kepentingan dan anggota baru.

8. Simpan dan Distribusikan Materi Pelatihan

Anda dapat mulai menggunakan Google Drive untuk penyimpanan dan distribusi materi pelatihan. Alih-alih melacak pembaruan kurikulum kursus atau materi pembelajaran secara manual, biarkan Google mengotomatiskan pekerjaan ini untuk Anda.

Buat ruang drive bersama di akun Google Drive Anda dan undang instruktur untuk mengedit dan peserta pelatihan untuk melihat sumber daya. Setiap kali instruktur membuat perubahan apa pun pada Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, Google mengirimkan notifikasi email ke semua peserta.

Instruktur Anda dapat menawarkan umpan balik yang konstruktif tentang materi pelatihan baru, sementara peserta pelatihan selalu belajar dari sumber daya terbaru.

9. Latih Tim Jarak Jauh atau Kantor

Anda dapat memanfaatkan Google Meet untuk melatih tim kantor dan jarak jauh. Dengan demikian, Anda tidak perlu berinvestasi dalam dua pelatih terpisah karena satu pelatih dapat mengelola semua peserta melalui pertemuan jarak jauh.

Manfaatkan fitur perekaman Google Meet untuk menyimpan sesi pelatihan dan mendistribusikannya di antara semua peserta baru untuk pembelajaran yang nyaman di rumah atau kantor.

Selama sesi langsung, gunakan teks bahasa Inggris atau teks terjemahan dalam bahasa Jerman, Prancis, Portugis, dan Spanyol untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja multibahasa Anda. Saat ini, fitur ini hanya tersedia untuk pelanggan berbayar Google Meet.

Fitur papan tulis Google Meet hanyalah pengganti virtual papan tulis kantor. Membuat Papan Tulis akan terbuka Sesi Jamboard untuk kolaborasi visual melalui peta pikiran, diagram alur, alur kerja, dan sebagainya.

Manajemen SDM Menjadi Mudah

Jika Anda menerapkan beberapa atau semua metode yang disebutkan di atas dalam alur kerja pengelolaan sumber daya manusia biasa, Anda akan mengalami perubahan dramatis dalam kualitas dan kuantitas kerja. Semua aplikasi Google Workspace terintegrasi dengan mudah dan populer di kalangan tenaga kerja digital saat ini.

Anda dapat mempercepat tingkat penyelesaian tugas tim Anda dengan memperkenalkan ruang kerja yang sudah dikenal seperti Google yang akan menghilangkan kurva pembelajaran dari alur kerja. Selain itu, mengakses file dan data terkait pekerjaan menjadi lebih mudah karena Google menyimpan pekerjaan Anda di Google Cloud.

11 Alat yang Harus Anda Gunakan sebagai Pakar Google Cloud

Baik Anda saat ini menjadi Pakar Google Cloud atau ingin menjadi Pakar Google Cloud, sebelas alat ini adalah yang harus Anda ketahui agar berfungsi lebih efektif.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis