8 Cara Terbaik Menggunakan Aplikasi Google Workspace untuk Manajemen Proyek

Banyak organisasi mengandalkan Google Workspace sebagai rangkaian kantor kolaboratif. Namun, mereka tidak menyadari bahwa aplikasi yang sama juga dapat berguna untuk manajemen proyek.

Dengan menggunakan aplikasi Google Workspace, Anda dapat memanfaatkannya sebaik mungkin dan tidak perlu menyertakan alat manajemen proyek tambahan. Artikel ini akan menjelaskan bagaimana Anda dapat sepenuhnya menggunakan aplikasi Google Workspace untuk manajemen proyek.

1. Kolaborasi dan Pelacakan Tugas Proyek

Sebagian besar proyek membutuhkan kolaborasi di antara rekan satu tim. Bahkan jika Anda memiliki tim terdistribusi yang mengerjakan proyek, berbasis cloud Aplikasi Google Workspace dapat membantu Anda berkolaborasi dengan mudah. Anda dapat menggunakan Spreadsheet untuk merencanakan proyek dan membuat bagan Gantt untuk mengelola tugas dan tenggat waktu.

Anggota tim perlu secara teratur memperbarui kemajuan mereka di spreadsheet. Dengan demikian, sheet selalu berisi informasi yang up-to-date. Ini juga dapat berfungsi sebagai alat pelacakan tugas atau pelacakan waktu untuk tim.

Dengan Google Kalender, cari tahu tentang jam bebas dan jam sibuk untuk setiap anggota tim. Berbagi catatan dengan rekan satu tim dan tetap teratur menggunakan a daftar tugas layak dengan Google Keep.

2. Komunikasi Tim yang Mudah

Tak perlu dikatakan bahwa Gmail adalah salah satu penyedia layanan email terbaik di dunia. Jika Anda menggunakan Google Workspace, Anda tidak perlu berpikir dua kali untuk memastikan komunikasi yang fleksibel dan jelas di antara anggota tim Anda. Gmail hadir untuk memfasilitasi komunikasi tim yang lancar.

Anda dapat membuat daftar email "Grup" dan menambahkan semua anggota tim di grup itu. Kemudian, Anda hanya dapat menggunakan satu alamat email untuk berbagi informasi, sumber daya, dan pembaruan dengan seluruh tim.

Orang yang mengerjakan beberapa proyek secara bersamaan dapat memberi label email yang terkait dengan proyek yang berbeda. Dengan demikian, email dengan label berbeda akan disimpan dalam folder terpisah. Anda juga dapat menandai email penting dengan tanda bintang untuk menemukannya dengan cepat.

3. Menjadwalkan Sumber Daya Tim Anda untuk Proyek

Manajer proyek sering merasa sulit untuk menetapkan dan menjadwalkan tugas kepada anggota tim untuk proyek baru saat proyek lain sedang berlangsung. Jika mereka menggunakan Google Workspace, aplikasi Kalender dapat menawarkan solusi mudah untuk masalah ini.

Anggota tim dapat menandai tugas dan jadwal mereka di kalender bersama. Dengan demikian, setiap orang akan tahu siapa yang diduduki sampai tanggal berapa dan menetapkan tugas baru yang sesuai. Tim dapat menggunakannya untuk memantau tenggat waktu dan pencapaian serta untuk mendapatkan pengingat.

Anda dapat membuat kalender tim terpisah untuk melacak liburan, rapat, dan sesi pelatihan.

4. Bagikan dan Simpan Data Digital

Proyek modern membutuhkan penyimpanan yang aman untuk file dan dokumen yang berisi data penting misi. Pada saat yang sama, anggota proyek harus memiliki akses ke sana 24/7. Aplikasi Google Drive hadir untuk menyimpan semua file, dokumen, gambar, dan video terkait proyek Anda.

Aplikasi penyimpanan file berbasis cloud ini dapat menyimpan file Anda dengan aman. Jika Anda membuat perubahan apa pun pada file, itu akan disinkronkan secara instan. Dengan demikian, setiap anggota tim lainnya dapat mengakses konten yang diperbarui.

Berbagi dan kontrol akses Google Drive membuat pekerjaan kolaboratif menjadi bebas repot. Misalnya, Anda dapat berbagi salinan draf file dengan klien untuk persetujuan dengan izin untuk melihat dokumen saja.

Selain itu, Anda dapat membuat drive bersama terpisah untuk tim proyek yang berbeda dan membagikannya dengan mereka untuk akses cepat.

5. Buat Laporan dan Presentasi

Apakah Anda mencari alat untuk membuat laporan yang menarik dan jelas? Apakah Anda ingin menyertakan berbagai bagan dan grafik dalam laporan tersebut? Google Spreadsheet adalah aplikasi untuk Anda. Ini membantu Anda berbagi semua jenis data numerik dalam gaya yang paling sesuai. Ini juga memungkinkan Anda untuk bekerja secara kolaboratif dalam sebuah laporan.

Presentasi adalah bagian penting lain dari proyek. Itu Google Slide app adalah alat pembuat presentasi yang sempurna dari Google Workspace. Anda dapat menggunakannya untuk membagikan visi Anda, menggambarkan kinerja tim, dan memvisualisasikan data penting.

Saat bekerja dari jarak jauh, Anda juga dapat membagikan presentasi Google Slides selama konferensi video menggunakan fitur berbagi layar Google Meet.

6. Mengambil Proyek Online

Sites adalah aplikasi Google Workspace yang digunakan untuk membuat situs berkualitas tinggi tanpa pengetahuan pemrograman atau desain. Anda dapat menggunakan Google Sites untuk proyek, acara, atau tim.

Anda dapat menggunakan Google Sites sebagai hub untuk menyimpan semua dokumen, pembaruan, garis waktu, kalender, dan hasil kerja. Ini akan memungkinkan semua rekan tim untuk mengakses semua informasi terkait proyek dari satu tempat.

7. Rapat dan Percakapan Tim

Tim yang mengerjakan proyek harus tetap berhubungan sepanjang waktu. Selain email, mereka dapat menggunakan Google Workspace Chat untuk pesan instan dan aplikasi panggilan video Google Meet untuk rapat virtual.

Selain pesan langsung ke anggota individu, Google Chat juga mendukung percakapan grup sehingga tim dapat berkolaborasi dengan lancar dari tempat yang jauh. Saat menggunakan Obrolan, Anda juga dapat berbagi file dengan orang lain dan mengerjakan tugas.

Google Meet mendukung panggilan audio dan video, sehingga Anda dapat terhubung dengan rekan kerja kapan pun Anda mau. Anda selalu dapat mengerjakan dokumen secara berdampingan saat rapat di Google Meet—yang membawa kolaborasi ke tingkat berikutnya.

Selama rapat, Anda juga dapat menggunakan aplikasi Keep untuk membuat catatan dan menulis notulen. Anda dapat dengan mudah membagikan catatan ini dan melampirkannya ke dokumen lain.

8. Manajemen dan Kolaborasi Dokumen

Tim yang mengerjakan proyek harus mengelola banyak dokumen. Situasi menjadi bermasalah ketika mereka perlu berkolaborasi pada dokumen-dokumen itu. Mendistribusikan dokumen secara manual dan mengeditnya secara terpisah dapat menghambat kinerja tim dan menyebabkan penundaan proyek.

Terkait: Alasan Mengapa Proyek Tertunda dan Cara Menghindarinya

Pengguna Google Workspace dapat mencoba Dokumen dan Spreadsheet untuk mengelola dokumen. Beberapa orang dapat mengakses dokumen ini dan mengerjakannya secara bersamaan. Apa pun perubahan yang Anda buat pada dokumen dan spreadsheet, itu akan terlihat secara real-time.

Anda juga dapat berkomentar dan menawarkan umpan balik pada dokumen yang sama. Dengan fitur riwayat versi, Anda dapat dengan mudah melacak siapa yang membuat perubahan pada dokumen dan kapan.

Manajemen Proyek Menjadi Mudah Dengan Google Workspace

Perusahaan sering menggunakan beberapa aplikasi dan alat untuk mengelola berbagai aspek proyek. Jika Anda sudah menggunakan aplikasi Google Workspace, ini juga dapat membantu Anda dengan manajemen proyek.

Sekarang setelah Anda mengetahui cara menggunakan aplikasinya untuk mengelola tugas terkait proyek, administrasi proyek akan menjadi lebih mudah. Namun, ada penyedia fasilitas ruang kerja lain selain Google yang mungkin ingin Anda periksa.

6 Ruang Kerja Terbaik Yang Bukan Dari Google atau Microsoft

Microsoft dan Google bukan satu-satunya perusahaan yang menyediakan fasilitas suite ruang kerja. Berikut adalah beberapa alternatif terbaik yang dapat Anda periksa!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis