5 Tips Terbaik untuk Menulis Pernyataan Tujuan Proyek yang Membunuh

Tahukah Anda bahwa pengeluaran fisik, mental, dan emosional akan lebih sedikit jika Anda menguasai seni merancang pernyataan tujuan proyek (PPS)? Itu tidak semua. Hanya dengan beberapa penyesuaian dan secangkir kopi, Anda dapat menjadikan perjalanan PPS Anda sebagai kebiasaan kedua menuju kesuksesan.

Ketika Anda mengadopsi pendekatan yang tepat untuk belajar dan memahami PPS, Anda dapat melipatgandakan harga diri Anda dalam waktu satu tahun.

Tidakkah Anda ingin membaca untuk mempelajari lebih lanjut tentang mengapa Anda memerlukan pernyataan tujuan proyek dan beberapa tip untuk menulis yang konsisten dan dapat ditindaklanjuti? Mari kita pergi.

Apa itu Pernyataan Tujuan Proyek?

Pernyataan tujuan proyek (PPS) adalah cetak biru yang diartikulasikan dengan baik, dirancang untuk mempersiapkan, memberi energi, dan memandu tim dengan peta jalan untuk menyelesaikan proyek langsung. PPS mengeluarkan informasi spesifik tentang bagaimana, apa, kapan, dan mengapa proyek berjalan seperti yang mereka lakukan.

Pernyataan tujuan Anda juga merupakan rencana proyek Anda. Untuk hasil yang sukses, ini mengidentifikasi persyaratan umum dan khusus proyek Anda. PPS yang ditulis dengan baik menyoroti detail tersembunyi dan terbuka tentang proyek Anda secara eksplisit. Hal ini membantu untuk menghindari kesalahpahaman, salah tafsir, atau misrepresentasi yang mungkin timbul.

Mengapa Anda Membutuhkan Pernyataan Tujuan Proyek?

Menyebarkan proyek yang sukses bisa menjadi pengalaman lereng yang licin, dengan tim yang kewalahan oleh dilema ruang lingkup proyek. Namun, agar sebuah proyek dapat mencapai tujuannya tepat waktu, penting untuk mengidentifikasi pencapaian tertentu di setiap titik. Di sinilah pernyataan tujuan proyek sangat membantu.

PPS yang menyeluruh harus, antara lain, membantu Anda dan tim Anda dalam menghindari penundaan proyek. Mirip dengan proposal proyek yang merangkum semua aspek proyek Anda, ini juga berfungsi sebagai platform untuk mempertahankan kepatuhan yang ketat terhadap pedoman proyek yang penting. Ini akan, tidak sedikit, membantu tim Anda dalam memastikan tenggat waktu terpenuhi, dan kegiatan yang dapat ditindaklanjuti tetap dalam anggaran yang ditentukan.

5 Tips Terbaik untuk Menulis Pernyataan Tujuan Proyek yang Membunuh

Kebutuhan untuk menemukan strategi di mana Anda dapat berhasil menulis PPS yang baik dan dapat ditindaklanjuti tidak dapat dilebih-lebihkan. Untuk menghindari keraguan, berikut adalah beberapa tip berguna untuk membantu Anda menyusun PPS berikutnya.

1. Pernyataan Tujuan

Apa tujuan proyek Anda? Apa motivasi di balik usaha ini? Apa tujuan proyek Anda? Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini membantu Anda untuk mengidentifikasi keunikan pernyataan tujuan Anda dan bagaimana memenuhi tujuan proyek Anda.

Setiap proyek harus memiliki pernyataan tujuan yang dibagikan kepada seluruh tim. Itu harus beresonansi dengan anggota tim untuk memungkinkan mereka menerima gagasan itu.

Setiap fase perencanaan proyek harus mendukung tujuan dan sasaran proyek secara keseluruhan. Ini adalah area di mana para pemangku kepentingan diingatkan akan maksud dan tujuan proyek. Ini harus menjadi bagian berkelanjutan dari hasil proyek selama pertemuan pemangku kepentingan utama.

Anda harus mengingat kewajiban ini saat merencanakan dan menjadwalkan pernyataan tujuan Anda. Juga, berusahalah untuk memasukkan tugas yang diberikan kepada anggota untuk memenuhi setiap hasil proyek. Dan itu karena Anda tidak dapat melakukan proyek secara terpisah. Pencarian Anda untuk sukses sangat bergantung pada kontribusi tim untuk membuat kesuksesan konsisten.

2. Objektif

Pernyataan proyek tingkat atas berfungsi sebagai dasar dasar untuk keberhasilan tujuan tim kolektif Anda. Menyelaraskan tujuan proyek dengan tujuan Anda menumbuhkan rasa konsistensi. Ini pada akhirnya sejalan dengan profitabilitas target proyek.

Mengetahui tujuan Anda sejak awal memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang tindakan yang harus diambil untuk mencapai tujuan akhir Anda. Anda dapat dengan mudah mengetahui kapan Anda keluar jalur jika tindakan Anda tidak sesuai dengan tujuan Anda.

Tujuan juga menjamin kualitas proyek dan standar kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang ditangani oleh Anda dan tim Anda sepanjang umur simpan proyek. Ini termasuk tugas pengawasan dan koordinasi. Namun, dalam mengenali tujuan Anda, yang terbaik adalah memanfaatkan Pendekatan CERDAS: Spesifik, Measurable, Achievable, Relevan, dan Time-bound.

3. Ruang Lingkup

Sangat penting untuk menguraikan dengan tepat apa yang akan menjadi bagian dari PPS dan apa yang tidak akan menjadi bagian darinya. Konsep menentukan apa yang membuat daftar Anda juga disebut sebagai ruang lingkup proyek.

Mendefinisikan ruang lingkup PPS Anda membantu Anda untuk mempertahankan fokus pada apa yang penting. Ada kecenderungan bagi Anda untuk menggigit lebih banyak daripada yang bisa Anda kunyah dalam upaya untuk mendetail. Dengan demikian, Anda mempermudah PPS Anda dengan informasi yang tidak relevan.

Item yang termasuk dalam proyek meletakkan dasar yang kuat untuk proyek masa depan. Anda ingin fondasinya sekuat mungkin. Pernyataan ruang lingkup harus mencakup informasi sebanyak mungkin tentang ruang lingkup proyek.

4. Kantong Uji Memori

Pekerjaan yang Anda lakukan akan berubah selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun, dan di sinilah tes memori berperan. Ide utamanya adalah tetap dapat menangkap ide inti dari tujuan proyek Anda. Menggali lebih dalam harus beresonansi dengan Anda dan tim Anda dengan cara yang selaras dengan nilai inti Anda.

Ingatlah bahwa pernyataan tujuan proyek Anda pada dasarnya adalah tulang punggung siapa Anda sebagai individu atau organisasi. Ini pada akhirnya akan membantu mendorong strategi Anda dalam menarik talenta yang tepat dan juga, memberi makna pada upaya Anda.

Jadikan ide PPS Anda berkesan dengan aplikasi storyboard untuk membantu tim Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa yang Anda pikirkan dan meninggalkan kesan abadi pada mereka.

5. Fleksibilitas Pilihan

Pernyataan perencanaan proyek Anda harus dimulai dengan fokus pada tugas-tugas yang disepakati yang diperlukan untuk memenuhi tujuan jangka pendek di setiap tahap. Kepraktisan pencapaian milestone proyek harus merata, dengan pola jeda tidak lebih dari lompatan lima sampai enam minggu antara setiap milestone.

Membuat rencana dengan cara ini tidak hanya berguna, tetapi juga membuat proses tujuan proyek didasarkan pada kenyataan saat ini, daripada membuat jadwal yang rumit untuk pertimbangan masa depan.

Singkatnya, pendekatan ini cukup mudah untuk dikelola dan, pada intinya, dapat diprediksi dan cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan keadaan proyek yang berubah. Anda dapat memanfaatkan alat pelaporan proyek untuk lacak aktivitas Anda dan ukur kemajuan Anda.

Ambil Satu Langkah Sekaligus

Ada kecenderungan bagi Anda untuk kewalahan dengan upaya PPS Anda, tetapi Anda tidak seharusnya demikian. Mulailah dengan satu atau dua sekarang. Cobalah, dan tambahkan lebih banyak saat Anda merasa nyaman. Setelah Anda melihat betapa mudahnya, Anda pasti ingin terjun langsung. Anda akhirnya akan membuat jenis proyek yang telah Anda baca atau impikan.

Jangan khawatir tentang menjadi sempurna atau menerapkan semuanya sekaligus. Cukup pilih satu atau dua poin favorit Anda dan konsistenlah dengan poin tersebut. Yang terpenting, jangan lupa untuk fokus pada semua kegembiraan dan kesuksesan yang datang dengan kesabaran dan ketekunan.

8 Jenis Laporan Manajemen Proyek Terbaik Yang Harus Anda Ketahui

Apakah Anda seorang manajer proyek atau bagian dari tim manajemen proyek, Anda perlu tahu tentang jenis laporan yang paling umum. Berikut adalah beberapa di antaranya!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis