12 Cara Terbaik untuk Meningkatkan Efisiensi Manajemen Proyek

Jika Anda adalah bagian dari tim manajemen proyek, tidak ada batasan atas produktivitas. Selalu ada beberapa ruang untuk meningkatkan efisiensi Anda.

Sementara berbagai alat dapat membantu Anda, semua orang yang terlibat dalam proyek harus mengikuti beberapa metode untuk menyelesaikan tugas dengan mahir. Gunakan praktik berikut hari ini untuk meningkatkan efisiensi Anda saat mengerjakan sebuah proyek.

1. Tahap Perencanaan Sangat Penting

Perencanaan adalah kunci untuk manajemen proyek. Sebuah proyek yang direncanakan dengan hati-hati tidak hanya akan memastikan keberhasilannya. Ini juga akan mengkonfirmasi bahwa setiap anggota tim melakukan tugas yang tepat pada waktu yang tepat.

Selama tahap ini, pertimbangkan semua persyaratan dari sisi klien untuk membuat tujuan tertentu.

Kemudian lanjutkan untuk menguraikan tugas Anda dan mengalokasikannya di antara rekan tim Anda. Sebelum memberikan tugas kepada anggota tim, periksa apakah mereka merasa nyaman dengan peran mereka.

Terkait: Aplikasi Gratis Terbaik untuk Perencanaan Tugas

2. Komunikasi yang efektif

Hanya ketika komunikasi antara pemangku kepentingan jelas, Anda dapat bekerja dengan efisiensi penuh. Pastikan anggota proyek berada di halaman yang sama dengan klien dan rekan tim mereka.

Tergantung pada persyaratan proyek, Anda dapat mengandalkan komunikasi yang disinkronkan atau real-time. Apakah Anda berkomunikasi secara verbal atau nonverbal, korespondensi harus jelas.

Setiap miskomunikasi dapat membahayakan produktivitas Anda dan menyebabkan keterlambatan dalam proyek. Anda dapat menggunakan Kendur untuk komunikasi yang transparan dan terdokumentasi.

3. Buat Basis Pengetahuan

Bahkan jika Anda memiliki komunikasi yang lancar di antara rekan kerja, beberapa rekan tim yang meminta informasi yang sama kepada seseorang akan menjadi kontraproduktif. Untuk mempermudah proses berbagi data, Anda harus membuat basis pengetahuan atau hub data di aplikasi seperti Bitrix24.

Kumpulkan semua data dan instruksi yang diperlukan dalam basis pengetahuan dan tawarkan akses ke setiap anggota proyek. Anda juga dapat membuat video pelatihan penjelasan untuk membantu anggota proyek baru tanpa membuang waktu.

4. Mengelola dan Menganggarkan Waktu Proyek

Waktu adalah esensi penting dari sebuah proyek. Penundaan proyek dapat membuat Anda kehilangan klien yang berharga dan berjangka panjang. Oleh karena itu, Anda harus menganggarkan waktu dengan tepat di awal proyek untuk memastikan efisiensi penuh tim.

Menggunakan Tepat waktu aplikasi untuk mencatat waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan setiap pencapaian dan tugas. Selain melacak efisiensi dan produktivitas, aplikasi ini juga dapat membantu Anda memberikan faktur kepada klien.

5. Jadikan File Proyek Dapat Diakses

Setiap proyek melibatkan pembuatan dan berbagi ratusan dokumen dan dokumen. Beberapa dokumen juga membutuhkan kerja kolaboratif waktu nyata. Anggota tim yang menunggu izin untuk mengakses file hanya akan menyebabkan penundaan dan inefisiensi.

Anda dapat menggunakan sistem manajemen konten apa pun seperti Microsoft SharePoint yang memungkinkan Anda menyimpan dalam satu repositori pusat. Pastikan sistem memiliki fitur seperti tingkat izin yang berbeda, kontrol versi, dan fasilitas audit.

6. Bersiaplah untuk Mengelola Risiko

Tidak ada proyek yang bebas dari potensi risiko. Masalah yang tidak beralasan selama pertengahan proyek dapat menghambat efisiensi. Oleh karena itu, adalah wajib untuk melalui proses penilaian risiko sebelum mengerjakan proyek.

Dengan aplikasi SWOT, Anda dapat mengidentifikasi risiko dan memahami kerusakan yang dapat ditimbulkannya. Diskusikan dengan penerima tugas untuk menemukan solusi untuk mengelola risiko jika itu terjadi.

7. Dokumentasikan Semua Data

Dokumentasi membantu Anda meningkatkan akuntabilitas dan efisiensi tim. Menghadiri rapat Zoom? Mengedarkan memo rapat dalam format tertulis. Mencapai keputusan secara lisan? Dokumentasikan itu dalam email dan kirimkan ke semua orang yang terlibat.

Dokumentasi membantu Anda mengetahui tantangan yang dihadapi tim selama proyek. Ini akan berfungsi sebagai panduan untuk proyek masa depan Anda juga. Anda dapat menggunakan asana sistem komentar tugas untuk secara sistematis menyimpan semua informasi yang terkait dengan tugas tertentu.

8. Pilih Tim Proyek dengan Bijak

Banyak orang mungkin menjadi bagian dari organisasi Anda, tetapi Anda harus menerima bahwa tidak semuanya cocok untuk setiap proyek. Proyek yang berbeda menuntut keterampilan dan pengalaman yang berbeda. Itulah mengapa memilih orang yang tepat untuk sebuah proyek akan membantu mereka melakukan upaya maksimal.

Jika Anda menyewa seorang penulis kreatif untuk proyek penulisan konten teknis, mereka tidak akan dapat bekerja secara efisien meskipun mereka menginginkannya. Memilih orang yang tepat akan memastikan bahwa seseorang dapat memanfaatkan bakat mereka.

9. Hadiahi Anggota Tim yang Berkinerja

Mencapai tonggak kecil dalam waktu membuka jalan menuju penyelesaian tepat waktu dari seluruh proyek. Hanya tim yang termotivasi dan produktif yang dapat membantu Anda mencapai pencapaian dan tujuan proyek.

Meskipun setiap orang dibayar untuk pekerjaan mereka, penghargaan dan penghargaan pasti dapat menginspirasi seseorang untuk bekerja lebih baik. Dengan memberi penghargaan kepada anggota tim setelah mencapai tonggak pencapaian, penerima tidak hanya akan termotivasi, tetapi anggota tim lainnya juga akan bekerja keras untuk mendapatkan hadiah di lain waktu.

10. Terbuka untuk Umpan Balik dan Saran

Umpan balik yang konstruktif dari rekan tim Anda dapat membantu Anda menemukan titik lemah yang tidak Anda sadari. Jika Anda serius ingin meningkatkan produktivitas, Anda harus bersikap positif terhadap kritik dan saran. Umpan balik dari orang yang berbeda akan membantu Anda meningkatkan diri.

Untuk mengumpulkan umpan balik secara diam-diam, membuat formulir survei anonim adalah ide yang bagus. Anda dapat membuat formulir survei secara gratis menggunakan Google Formulir dan mendistribusikan tautannya di antara rekan-rekan. Mereka dapat membagikan umpan balik dan saran mereka tanpa mengungkapkan identitas mereka.

Terkait: Google Formulir vs. Microsoft Forms: Mana yang Harus Anda Gunakan?

Mengotomatiskan tugas-tugas manajemen proyek dapat meningkatkan manifold efisiensi. Anda dapat menggunakan alat manajemen proyek apa pun yang tersedia di pasar. Sebelum memilihnya, pastikan aplikasi dapat memenuhi apa yang diminta proyek Anda.

Misalnya, jika tim Anda bekerja pada pengembangan perangkat lunak, Anda mungkin ingin menggunakan alat yang mendukung manajemen proyek yang gesit. Saat ini, sebagian besar proyek menuntut Anda untuk selalu tersedia saat bepergian. Oleh karena itu, alat yang Anda pilih untuk proyek harus memiliki versi seluler.

12. Ketahui Produktivitas dan Improvisasi Anda

Terakhir, Anda harus terus-menerus melacak produktivitas Anda untuk mempelajari kekurangan Anda dan memperbaikinya. Menggunakan alat manajemen tugas yang tangguh seperti Trello akan memberi tahu Anda kemajuan tugas individu dan proyek secara keseluruhan.

Pada saat yang sama, aplikasi dapat menunjukkan efisiensi anggota individu dengan membandingkan jam yang mereka habiskan untuk mencapai tujuan. Seseorang juga dapat melakukan penilaian diri untuk mengetahui area yang perlu diperbaiki.

Selesaikan Proyek Anda Secara Efisien

Sekarang setelah Anda mengetahui beberapa metode terbaik untuk meningkatkan efisiensi, penerapan ini akan menunjukkan peningkatan produktivitas. Proyek modern membutuhkan efisiensi maksimum dari anggota tim mereka.

Sangat bermanfaat untuk membangun budaya pembelajaran berkelanjutan untuk mempersiapkan tim Anda menghadapi tantangan proyek masa depan. Paparkan anggota tim Anda ke basis pengetahuan internal atau pembelajaran manajemen proyek online untuk keuntungan bersama.

8 Kursus Manajemen Proyek Online Terbaik

Jika Anda ingin meningkatkan keterampilan dan mempelajari sesuatu yang baru, berikut adalah delapan kursus manajemen proyek online gratis dan berbayar terbaik.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis