Cara Membuat Tenggat Waktu yang Benar-Benar Bekerja untuk Anda

Tenggat waktu harus lebih memotivasi dan tidak membuat stres, bukan sebaliknya. Kecuali tenggat waktu dapat menghasilkan yang terbaik dari Anda dalam waktu yang ditentukan, itu tidak ada gunanya. Oleh karena itu, Anda harus berhati-hati saat menetapkan tenggat waktu untuk sebuah proyek.

Lanjutkan membaca artikel ini untuk mengetahui bagaimana Anda dapat membuat tenggat waktu yang dapat Anda patuhi.

1. Pertimbangkan Tujuan dan Pedoman Proyek

Jika Anda ingin membuat tenggat waktu untuk proyek yang sedang Anda atau tim Anda kerjakan, Anda harus jelas tentang tujuan proyek. Terlepas dari tujuan yang luas, juga harus ada beberapa pedoman khusus.

Pertimbangkan semua ini untuk memahami perkiraan waktu penyelesaian sambil mematuhi aturan dan peraturan. Juga, pastikan semua orang mengetahui pedoman dan tujuan dari objek kolaboratif sebelum memulai sebuah proyek.

2. Pecahkan Tugas Menjadi Unit atau Subtugas yang Lebih Kecil

Untuk membuat tenggat waktu untuk sebuah proyek, Anda perlu memecahnya menjadi beberapa bagian yang lebih kecil. Porsi yang lebih kecil ini juga dikenal sebagai

tugas dan subtugas. Kemudian, buat tenggat waktu terpisah untuk setiap unit tugas terkecil.

Juga, pertimbangkan ketergantungan tugas sebelum menetapkan tenggat waktu akhir untuk keseluruhan proyek. Letakkan tenggat waktu untuk tugas-tugas independen lebih awal dan tugas-tugas dependen nanti.

Jelaskan ketergantungan kepada rekan satu tim. Dengan demikian, mereka akan memahami alasan di balik tenggat waktu yang berbeda untuk tugas individu.

3. Luangkan Waktu yang Cukup untuk Membuat Batas Waktu

Menetapkan tenggat waktu proyek tidak kalah pentingnya dengan tugas-tugas lain yang terlibat di dalamnya. Oleh karena itu, jangan pernah terburu-buru untuk membuat deadline. Ini mungkin tanpa sadar memaksa Anda untuk membuat yang tidak realistis yang pasti akan Anda lewatkan.

Selalu luangkan waktu yang cukup ketika Anda menyelesaikan tanggal jatuh tempo. Pastikan Anda tidak melewatkan poin penting pertimbangan saat sedang terburu-buru.

4. Pertimbangkan Kemungkinan Alasan Penundaan Proyek

Penundaan proyek telah menjadi hal yang lumrah akhir-akhir ini. Hampir semua tim memiliki catatan pengiriman proyek melewati tanggal jatuh tempo. Jika hal yang sama terjadi pada tim Anda juga, cari tahu alasan di balik penundaan proyek.

Jika tenggat waktu yang tidak realistis menyebabkan penundaan proyek terakhir kali, buatlah tenggat waktu yang lebih bebas untuk proyek Anda berikutnya. Jika ada alasan lain, tetapkan tenggat waktu ketika Anda memiliki cukup waktu untuk memperbaiki masalah itu jika itu terjadi lagi.

Jika Anda tidak memiliki pengalaman langsung penundaan proyek, pertimbangkan kemungkinan penyebab umum dan tetapkan tenggat waktu untuk menghindari semuanya.

5. Waspadai Prioritas yang Bertentangan

Di dunia yang kompetitif ini, kebanyakan orang mengerjakan banyak proyek pada saat yang bersamaan. Prioritas yang saling bertentangan ini dapat membuat tenggat waktu Anda tidak dapat dicapai. Untuk menghindarinya, periksa bandwidth kerja setiap anggota tim hingga batas waktu proyek Anda.

Setelah mempertimbangkan prioritas setiap anggota proyek, Anda dapat menentukan tenggat waktu yang layak. Anda mungkin perlu menghapus beberapa anggota dari proyek dan merekrut orang baru untuk menyelesaikan proyek dalam perkiraan waktu yang disediakan oleh klien.

Terkait: Teknik Terbaik Bagi Freelancer untuk Memprioritaskan Tugas Secara Gratis

6. Dapatkan Opini Dari Pemangku Kepentingan

Sebuah proyek yang sukses membutuhkan upaya kolaboratif dari semua orang yang terlibat, termasuk vendor pihak ketiga. Tidak menyenangkan mengetahui di tengah-tengah proyek bahwa salah satu sumber daya vital Anda tidak tersedia karena liburan.

Itu sebabnya Anda harus mendapatkan pendapat dari setiap pemangku kepentingan proyek tentang tenggat waktu. Tetapkan tanggal jatuh tempo tentatif dan tanyakan apakah mereka menemukan tenggat waktu yang masuk akal dibandingkan dengan beban kerja dan prioritas mereka. Anda mungkin memiliki beberapa pertemuan dengan klien Anda juga sebelum menyelesaikan tenggat waktu.

7. Ketahui Tingkat Stres Ideal Anda

Anda harus setuju bahwa jumlah stres yang ideal selalu berfungsi sebagai motivasi. Oleh karena itu, ketika kami mengatakan tenggat waktu tidak boleh membuat stres, itu tidak berarti menghilangkan urgensi sama sekali. Setiap tenggat waktu yang Anda buat harus mencakup tingkat stres sedang. Ini akan membangkitkan mental atau menginspirasi Anda untuk menyelesaikan pekerjaan.

Tingkat stres yang ideal bervariasi tergantung pada orang dan kesulitan tugas. Jadi, tetapkan tenggat waktu dengan mempertimbangkan tingkat stres yang tepat yang tidak hanya memungkinkan Anda menyelesaikan tugas tepat waktu, tetapi juga menghasilkan yang terbaik dari Anda.

Terkait: Keterampilan Manajemen Diri untuk Diperoleh untuk Produktivitas Pribadi dan Kehidupan Kerja

8. Alokasikan Waktu Ekstra untuk Perubahan Lingkup

Baik Anda bekerja untuk klien atau proyek internal untuk organisasi Anda, perubahan cakupan dapat terjadi. Karena tidak mungkin untuk memprediksi creep lingkup, lebih baik memiliki waktu untuk itu saat menjadwalkan tenggat waktu.

Sebuah tim dapat menghadapi perubahan ruang lingkup untuk proyek pada setiap titik kemajuan. Oleh karena itu, luangkan waktu untuk penyesuaian ruang lingkup saat membuat tanggal jatuh tempo. Anda juga dapat menjelaskan kepada klien Anda bahwa Anda telah menyesuaikan waktu ekstra untuk tujuan khusus ini.

9. Tetap Bersiap untuk Masalah Menit Terakhir

Tak seorang pun ingin melewatkan tenggat waktu. Oleh karena itu, pertimbangkan setiap kemungkinan yang dapat menyebabkan keterlambatan dalam proyek Anda, termasuk masalah menit terakhir. Terkadang, rekan satu tim mungkin menunggu hingga hari terakhir untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.

Pada hari terakhir, mungkin ada keadaan darurat—seseorang mungkin jatuh sakit atau mengalami masalah dengan komputer atau koneksi internetnya. Untuk menghindari masalah yang dapat dihindari seperti itu, buat tenggat waktu yang lunak satu atau dua hari sebelum tenggat waktu semula.

Ketika semua orang mengirimkan pekerjaan mereka sebelum batas waktu, penyerahan proyek dapat dilakukan tepat waktu. Jika seseorang melewatkan batas waktu lunak, Anda dapat mendelegasikan tugas untuk menyelesaikannya dalam batas waktu. Ini akan menyelamatkan Anda dari penundaan proyek yang tidak terduga.

10. Jaga agar Tenggat Waktu Tercapai

Setelah Anda mempertimbangkan semua faktor di atas, Anda harus membuat tenggat waktu yang dapat dicapai. Setelah menyelesaikan rekan satu tim dan memiliki gagasan lengkap tentang ketersediaan dan prioritas mereka, Anda harus dengan mulus menetapkan tanggal jatuh tempo yang nyaman bagi semua orang.

Jika Anda memiliki keraguan, Anda harus langsung meminta rekan Anda untuk mengklarifikasi. Alat manajemen proyek dapat membantu Anda melacak kemajuan proyek dan ketersediaan sumber daya jika Anda perlu menjadwal ulang.

Selesaikan Tugas Sebelum Batas Waktu

Hanya tenggat waktu yang dapat dicapai yang dapat memastikan Anda dapat menyelesaikan tugas dalam batas waktu tersebut.

Ingatlah untuk mengikuti tip yang diuraikan dalam artikel ini sambil membuat tenggat waktu untuk membuatnya realistis. Anda juga dapat mengembalikan proyek ke jalurnya jika terjadi keadaan yang tidak terduga.

Bagaimana Mendapatkan Proyek yang Tertunda dengan Cepat Kembali ke Jalurnya

Berikut adalah sepuluh cara efektif untuk mendapatkan jadwal proyek yang tertunda, memungkinkan Anda untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis