Buang Daftar Tugas Anda: Cara Hidup di Kalender Anda untuk Manajemen Tugas

Semua orang pernah mendengar tentang daftar tugas, dan kebanyakan orang menggunakannya untuk melacak pekerjaan luar biasa yang harus mereka selesaikan. Namun, seperti halnya apa pun, daftar tugas dapat lepas kendali dengan cepat, dan pada akhirnya dapat menghambat produktivitas Anda.

Tinggal di kalender Anda berarti menghapus daftar Anda dan menjadwalkan tugas-tugas Anda yang tertunda ke dalam kalender Anda. Jika to-dos Anda menyebabkan Anda lebih banyak masalah daripada yang Anda inginkan, ini bisa menjadi solusi Anda.

Daftar Tugas vs. Tinggal di Kalender Anda

Tidak ada yang salah dengan daftar tugas itu sendiri, tetapi mereka membutuhkan banyak disiplin untuk menjadi efektif. To-dos sangat terbuka, dan Anda bertanggung jawab untuk membuatnya bekerja dengan benar. Ini hanya beberapa hal yang dapat membahayakan kegunaannya:

• Jika mereka terlalu lama, mereka bisa menjadi luar biasa.
• Mereka tidak memberikan konteks untuk prioritas.
• Mereka dapat terdiri dari banyak tugas yang tidak perlu.
instagram viewer
• Anda cenderung melakukan tugas yang lebih kecil dan lebih menyenangkan dan mengabaikan orang lain.
• Anda memerlukan aplikasi tambahan untuk membuat daftar tugas Anda mobile.

Di sisi lain, tinggal di kalender Anda mengatasi sebagian besar masalah ini karena cara kerjanya. Ketika Anda memiliki pekerjaan yang perlu Anda selesaikan, Anda melihat kalender dan jadwal Anda yang berfungsi sebagai janji di antara tanggung jawab Anda yang lain. Ini secara otomatis membuat Anda memprioritaskan tugas dalam konteks pekerjaan Anda yang lain.

Terkait: Cara Membuat Kalender Google Kalender Desktop Windows Anda

Selain itu, Anda cenderung melakukan tugas yang lebih sulit dan kompleks karena sudah dijadwalkan, yang mencegah penundaan. Ini semua mungkin tanpa daftar yang panjang dan membingungkan karena kalender Anda adalah pusat informasi yang berfungsi yang menyatukan semuanya.

Sebagian besar tempat kerja sudah menggunakan aplikasi kalender digital seperti Outlook atau Google Calendar. Ini berarti Anda dapat membawanya saat bepergian dengan menggunakan tautan web atau aplikasi di perangkat digital apa pun yang Anda butuhkan.

Hanya ada beberapa aturan langsung untuk tinggal di kalender Anda yang akan mengoptimalkan pengelolaannya, dan jauh lebih mudah daripada aturan daftar tugas.

Pemblokiran Waktu Adalah Teman Anda

Ini adalah sesuatu yang tidak dapat Anda hindari, terlepas dari media yang Anda gunakan untuk pelacakan tugas. Pemblokiran waktu berarti meluangkan waktu di awal minggu atau hari Anda untuk menulis pekerjaan apa pun yang perlu Anda lakukan.

Ini adalah inisiatif hemat waktu yang meningkatkan hasil kerja Anda secara signifikan. Dengan melakukan ini, Anda sudah tahu apa yang perlu Anda tangani sebelumnya, dan Anda dapat menghabiskan sisa minggu kerja Anda untuk menangani tanggung jawab Anda.

Terkait: Kiat Pemblokiran Waktu untuk Meningkatkan Fokus Anda

Sebelum Anda mulai bekerja, luangkan waktu 15-20 menit untuk mengisi kalender Anda. Dengan mempertimbangkan tenggat waktu, temukan waktu antara rapat, proyek, dan pekerjaan klien Anda untuk membuat janji temu untuk tugas Anda.

Jika salah satu tugas Anda melibatkan pengaturan rapat dengan rekan kerja, buat rapat di kalender Anda dan undang mereka. Pastikan untuk menyertakan tautan rapat dari aplikasi konferensi digital yang Anda gunakan, jika Anda ingin bertemu secara virtual.

Gunakan Tema untuk Mengelola Tugas Anda

Pengodean warna janji temu kalender Anda ke dalam kategori sangat membantu dalam membedakan antara tugas, rapat, pekerjaan proyek, dan tugas lainnya. Sekilas, Anda akan dapat mengetahui apa yang membentuk minggu Anda dan merencanakannya dengan tepat.

Untuk melakukan ini di Outlook, klik pada janji apa pun, dan pada pita, klik Kategorikan > Semua Kategori. Pilih Baru, ketik nama tema Anda, pilih warna, lalu klik oke.

Ulangi untuk tema sebanyak yang Anda suka. Anda kemudian dapat menetapkan kategori untuk setiap janji temu yang Anda buat. Di Google Kalender, klik kanan janji temu dan pilih dari salah satu warna yang muncul.

Terkait: Alat untuk Menyinkronkan Microsoft Outlook Dengan Google Kalender

Pastikan untuk memberi nama kategori sesuai dengan jenis pekerjaannya, dan pilih warna yang Anda tanggapi dengan baik. Beberapa contoh kategori dapat berupa:

• Pekerjaan proyek
• Admin dan Tugas
• klien
• Rapat
• Pelatihan

Bagikan Kalender Anda Dengan Kolega

Meskipun Anda dapat menggunakan aplikasi daftar tugas seperti Todolist untuk berbagi kemajuan Anda dengan staf lain, jika mereka tidak menggunakan perangkat lunak yang sama, mereka tidak akan dapat melihatnya dengan mudah. Di sinilah tinggal di kalender default kantor Anda memiliki keuntungan tambahan.

Dengan membagikan kalender Anda, kolega Anda akan dapat melihat kemajuan Anda hanya dengan melihatnya. Ini mencegah kotak masuk Anda tersumbat dengan email yang menanyakan tentang kemajuan Anda, dan Anda bahkan tidak perlu menandai mereka di dalamnya. Namun, pastikan untuk membuat mereka sadar bahwa inilah cara Anda bekerja.

Terkait: Pandangan vs. Gmail: Layanan Email Mana yang Lebih Baik?

Untuk membagikan kalender Outlook Anda:

1. Pada pita, klik Bagikan Kalender dan pilih yang ingin Anda publikasikan.
2. Klik Menambahkan untuk memasukkan alamat email tim Anda dan kemudian OKE.
3. Dibawah Izin, pilih salah satu Dapat melihat judul dan lokasi atau Dapat melihat semua detail.
4. Klik Berlaku dan OKE.

Untuk cara membuat kalender bersama di Google, Anda dapat menonton video resmi ini dari Google Workspace:

Jadilah Realistis Tentang Penjadwalan Anda

Meskipun tinggal di kalender Anda melewati banyak masalah prioritas daftar tugas dan manajemen waktu, Anda masih harus realistis dan cerdas tentang bagaimana Anda menjadwalkan tugas Anda. Untungnya, ada beberapa kiat yang telah dicoba dan diuji untuk mengelola ini secara efektif:

• Jika Anda tidak punya waktu untuk menyelesaikan tugas besar, jadwalkan dalam beberapa tugas yang lebih kecil.
• Beri diri Anda lebih banyak waktu daripada yang Anda pikir akan Anda butuhkan.
• Hindari melakukan tugas tepat sebelum rapat; beri diri Anda interval 30 menit di antara mereka.
• Jika ada tugas yang mendesak, putuskan apakah akan mengatur ulang hal-hal lain di kalender Anda.

Kemungkinannya adalah Anda akan menyelesaikan pekerjaan Anda dan memiliki waktu luang, yang berarti Anda mengejar email dan hal-hal kecil lainnya yang muncul sepanjang hari Anda.

Terkait: Tingkatkan Manajemen Waktu Dengan Fitur Penundaan Pengiriman Outlook

Hidup di Kalender Anda untuk Meningkatkan Produktivitas

Kalender Anda adalah alat praktis yang sudah memiliki semua sumber daya yang Anda perlukan untuk melacak pekerjaan Anda. Tinggal di kalender Anda memberikan pendekatan terintegrasi untuk mengelola beban kerja Anda, dan itu membuat semuanya di satu tempat.

Dengan menggunakan aturan yang disebutkan di atas, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan Anda akan lebih efektif saat melakukannya. Cobalah, dan Anda mungkin bertanya-tanya mengapa Anda pernah menggunakan daftar tugas di tempat pertama.

Cara Membuat Outlook Kurang Mengganggu Dengan Kiat Cepat Ini

Jika Anda pernah berpikir Outlook mengganggu, berikut adalah beberapa penyesuaian sederhana yang mungkin berguna bagi Anda.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis