Cara Menggunakan Template Asana untuk Proyek Apa Pun

Satu hal yang harus Anda pelajari tentang Asana adalah bagaimana menggunakan proyek untuk meningkatkan produktivitas di tim Anda. Dengan manajemen proyek Asana, Anda dapat menghindari spreadsheet usang, utas email yang panjang, dan rapat panjang yang mengulangi informasi yang sama.

Jika tim Anda sebagian besar melakukan banyak pekerjaan berulang, Anda tidak perlu membuat ulang tugas dan proyek tersebut di Asana setiap saat. Anda dapat menggunakan templat Asana untuk menghemat waktu, tidak hanya sekarang, tetapi juga untuk desain proyek selanjutnya.

Mari kita lihat cara menggunakan template Asana untuk hampir semua proyek yang sedang dikerjakan tim Anda.

Apa itu Template Proyek Asana?

Alih-alih memulai dari awal saat membuat papan kanban di Asana, desain template sudah mencakup semua bagian dasar yang sering digunakan tim. Daripada merencanakan proyek dari bawah ke atas, templat proyek Asana memberi Anda blok bangunan yang diperlukan untuk memulai.

Template pada dasarnya adalah peretasan manajemen proyek plug-and-play yang memungkinkan Anda untuk menstandarisasi proses dan mulai berjalan dengan setiap proyek baru. Jika Anda perlu melakukan perubahan agar sesuai dengan kebutuhan Anda, Anda juga dapat melakukannya.

Anda dapat menggunakan, membuat, dan menyimpan templat proyek Asana kustom atau bawaan untuk berbagai proses. Semua contohnya adalah proyek dengan tenggat waktu yang ketat (seperti peluncuran), proses yang sedang berlangsung (seperti penerimaan karyawan baru), dan pelacakan informasi.

Pengguna dengan akun gratis dapat mengakses templat gratis, tetapi paket Premium menawarkan lebih banyak opsi yang disesuaikan dengan industri tertentu. Contoh template Asana sertakan templat rencana penjualan, templat manajemen agensi, templat kalender konten, daftar periksa perekrutan baru, dan banyak lagi.

Asana juga mengatur template berdasarkan fungsi tim, seperti desain, TI, produk, kesuksesan pelanggan, operasi, dan sumber daya manusia. Jika Anda seorang manajer proyek yang tidak ingin membuang waktu untuk mengutak-atik papan kanban, cukup telusuri galeri, pilih deskripsi tim Anda, dan ambil template rencana proyek yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Sekarang mari kita lihat bagaimana menggunakan template manajemen proyek Asana.

Cara Menggunakan Template Proyek Asana

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menggunakan template:

1. Di sudut kiri atas aplikasi Asana Anda, klik oranye + tombol.
2. Pilih Proyek dari menu tarik-turun.
3. Selanjutnya, pilih Gunakan Template dari layar mulai Proyek.
4. Anda akan disambut dengan daftar templat yang dibuat Asana, sebagian besar disesuaikan dengan tujuan yang Anda tentukan untuk menggunakan Asana saat mendaftar. Anda dapat mengubah kategori template yang Anda lihat dengan mengeklik tombol tarik-turun di sebelah Jenis di sudut kanan atas layar Anda.
5. Anda dapat melihat pratinjau template untuk mengetahui bagaimana tampilannya dan bagaimana mereka akan menguntungkan tim Anda.
6. Untuk memulai proyek baru menggunakan template, klik Gunakan Template.
7. Di layar berikutnya, Anda akan mendapatkan kesempatan untuk menyesuaikan nama proyek dan mengubah izin. Klik Buat Proyek ketika Anda telah mempersonalisasi semuanya sesuai selera Anda.
8. Lihatlah BACA AKU dan SALIN SAYA tugas untuk instruksi dan saran.

Anda akan dapat menyesuaikan proyek yang dibuat dari template untuk memenuhi kebutuhan tim Anda. Untuk menyesuaikan proyek dengan alur kerja Anda, Anda dapat mengubah, menambahkan, atau menghapus apa pun di template.

Jika Anda meningkatkan ke Asana Premium, Anda akan dapat menambahkan lebih banyak bidang khusus ke proyek yang dibuat dari template, memungkinkan Anda untuk melacak informasi yang paling penting bagi tim Anda.

Terkait: Alternatif Asana Gratis Terbaik untuk Manajemen Proyek

Cara Membuat Template Kustom di Asana

Mungkin saja tim Anda memiliki alur kerja tertentu yang ingin Anda ambil dalam template. Dalam hal ini, Anda ingin dapat mengonversi proyek yang telah diselesaikan sebelumnya menjadi template sambil menyimpan beberapa detail, seperti tugas proyek, tonggak penting, dan fase proyek.

Berikut cara melakukannya:

1. Buat proyek baru (atau duplikat yang sudah Anda miliki) untuk menangkap urutan tugas yang diselesaikan tim Anda secara teratur. Pastikan Anda memiliki semua detail tugas yang siap digunakan.
2. Klik rincian, lalu tarik-turun tajuk proyek, dan pilih Konversikan ke Template. Pastikan untuk tidak menghapus atau mengarsipkan proyek.
3. Ulangi proses untuk sebanyak mungkin tata letak proyek yang Anda inginkan.

Untuk menggunakan salah satu template khusus Anda, cukup kembali ke + tombol di bilah atas dan buat proyek baru. Klik Template tab di layar proyek baru, dan template kustom Anda akan diatur oleh tim di tab dengan nama organisasi Anda.

Template ini dapat diperbarui saat proses Anda meningkat, dan Anda mendapatkan pengalaman dari proyek sebelumnya.

Terkait: Integrasi Asana Terbaik Yang Harus Anda Lihat

Bekerja Cerdas Dengan Proyek Asana

Templat proyek memudahkan untuk melacak lebih banyak pekerjaan Anda di Asana dengan menyediakan alur kerja terstruktur yang mudah dibuat dan disesuaikan untuk tim Anda.

Ada cara yang lebih inventif untuk mengotomatiskan tugas yang berulang dan memperjelas tujuan dan proses untuk tim Anda di Asana. Untuk lebih banyak ide, baca panduan mendalam kami untuk menggunakan Asana untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.

6 Cara Kreatif untuk Memaksimalkan Asana

Asana adalah salah satu alat paling populer untuk manajemen proyek. Tapi Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana Anda bisa menggunakannya dalam kehidupan sehari-hari Anda? Mencari tahu bagaimana!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis