7 Alat Terbaik untuk Mengatur Email Anda dan Meningkatkan Produktivitas

Anda mungkin menerima beberapa email dari klien, teman, atau keluarga setiap hari. Mencoba mengatur kotak masuk email Anda bisa sangat melelahkan, terutama jika Anda memiliki kebiasaan yang tidak terkendali untuk menyimpan setiap pesan.

Berikut adalah beberapa tip dan alat untuk membantu Anda mengatur kotak masuk Anda, sehingga Anda dapat memiliki lebih banyak waktu untuk mengerjakan daftar tugas Anda.

Tips Mengatur Kotak Masuk Email Anda

• Luangkan beberapa menit setiap hari untuk menghapus email yang tidak Anda perlukan.
• Berhenti berlangganan dari langganan yang tidak perlu.
• Buat folder khusus untuk email kantor atau pribadi jika memungkinkan, dan urutkan pesan ke dalam folder ini segera setelah pesan masuk.
• Gunakan label untuk mengatur email masuk berdasarkan topik (yaitu, keuangan, perjalanan, dll.).
• Arsipkan daripada hapus pesan penting yang perlu Anda simpan untuk referensi di masa mendatang.
• Jika akun Gmail Anda ditautkan ke alamat email eksternal, sesuaikan pengaturan pemberitahuan Anda untuk menghindari kekacauan dengan pembaruan yang tidak perlu.
instagram viewer
• Gunakan alamat email utama Anda untuk pesan penting, dan buat akun lain untuk pesan yang tidak terlalu penting, seperti langganan email.

Kiat-kiat ini dapat meningkatkan produktivitas Anda secara signifikan. Namun, jika Anda memerlukan bantuan tambahan, Anda dapat menggunakan alat ini:

Shift memungkinkan Anda mengatur kotak masuk di satu tempat.

Kamu bisa atur kotak masuk Anda menggunakan filter, dibuat secara otomatis saat Anda mengirim email menggunakan program email yang berbeda seperti Gmail atau Microsoft Outlook. Dengan filter ini, Anda dapat mengatur email berdasarkan pengirim, daftar, topik, dan lainnya. Setelah Anda menerapkan kriteria filter ke sebuah pesan, pesan itu akan ditempatkan di folder tertentu dengan labelnya.

Shift juga dilengkapi dengan fungsi pencarian luar biasa yang berfungsi di semua akun Anda dan aplikasi lain seperti Slack dan Facebook Messenger, sehingga Anda dapat dengan cepat mengambil percakapan saat yg dibutuhkan.

Salah satu keuntungan utama menggunakan Shift adalah bahwa ia memusatkan semua alur kerja Anda, menghemat waktu beralih antara aplikasi dan akun email, dan meningkatkan produktivitas Anda.

Salah satu alasan Anda mungkin tidak ingin mengunduh aplikasi atau mendaftar ke situs web adalah karena Anda takut mereka akan terus-menerus membombardir Anda dengan email. Memiliki alamat email sementara dan sekali pakai adalah cara terbaik untuk mengatur kotak masuk Anda dan menghindari spam.

Alih-alih memberikan alamat email utama Anda, Anda dapat menggunakan MailDrop untuk membuat alamat sekali pakai gratis untuk aplikasi/situs web dengan reputasi keamanan yang buruk atau untuk menghindari iklan berisi spam.

Inbox by Gmail memberi Anda kategori yang dapat disesuaikan dan menyimpan email dengan topik tersebut di bagian atas kotak masuk Anda. Ini juga menawarkan fitur "tunda", yang memungkinkan Anda menyembunyikan email hingga tanggal atau waktu tertentu. Anda juga dapat menggunakan fitur “tambahkan ke tugas” untuk menautkan email penting ke Tugas Google daftar dengan cepat, di mana Anda dapat menambahkan catatan dan mengatur tanggal jatuh tempo.

“Bundles” adalah cara lain untuk secara otomatis mengurutkan pesan serupa dari buletin dan pembaruan media sosial ke dalam kategori yang mudah dikelola. Strategi ini membantu Anda mengatasi semua kekacauan itu—entah itu dari langganan atau tumpukan email kantor yang tak ada habisnya—dan langsung ke hal-hal yang penting.

Unroll.me adalah alat gratis yang memungkinkan Anda berhenti berlangganan buletin dan mengatur kotak masuk Anda secara bersamaan.

Berhenti berlangganan dari satu buletin mungkin tidak tampak seperti banyak tantangan, tetapi menjadi luar biasa ketika Anda harus berurusan dengan puluhan atau ratusan langganan.

Unroll.me mempermudah pengelolaan ratusan email secara bersamaan. Hanya dengan beberapa klik, Anda dapat berhenti berlangganan secara massal dari buletin secara keseluruhan, mengaturnya dengan label jika Anda mau, dan mencari pesan tertentu berdasarkan kata kunci.

Bagi mereka yang kewalahan oleh banyak buletin email, fitur "Gulung" di Unroll.me dapat membantu. Ini memungkinkan Anda untuk menggulung semua langganan email favorit Anda ke dalam daftar sederhana sekali sehari.

Dengan cara ini, Anda dapat langsung berlangganan daripada membuang waktu melalui kotak masuk setiap kali Anda menerima berita promosi.

Jika Anda adalah individu kompetitif yang senang melakukan sesuatu sendiri, maka Anda dapat mengubah kampanye berhenti berlangganan email massal menjadi permainan yang menyenangkan. Email Game adalah alat gratis yang mengatur proses membersihkan kotak masuk Anda.

Untuk mengelola kotak masuk email Anda, masukkan alamat email Anda dan mulai permainan. Tujuannya adalah untuk mengatur email sebanyak mungkin dalam jangka waktu tertentu. Anda mendapatkan penalti jika terlalu lama, tetapi Anda mendapatkan lebih banyak poin jika Anda mengelola pesan dengan cepat.

Email Game memberdayakan Anda untuk mengembangkan kebiasaan berfokus pada satu email pada satu waktu sebelum pindah ke email berikutnya, sementara pengatur waktu terintegrasinya meningkatkan produktivitas Anda.

InMoat adalah alat yang mengatur email sesuai dengan jenisnya, misalnya, keuangan, produktivitas, kesehatan, dll. Alat ini membantu meningkatkan produktivitas Anda dengan memilih dan menempatkan jenis email yang penting bagi Anda di bagian atas kotak masuk Anda, memberikannya prioritas di atas yang lain.

Setelah masuk ke akun Anda, InMoat akan meminta Anda untuk memilih industri dan pekerjaan untuk mengoptimalkan alur kerja Anda dan menetapkan prioritas. Anda dapat menggunakan opsi "Filter Cerdas" untuk memilih kategori email yang akan tetap ada di kotak masuk Anda. Ini akan memindahkan email yang kurang penting ke folder InMoat Anda untuk dilihat nanti sesuai keinginan Anda.

InMoat juga akan menganalisis jaringan Anda dan meminta Anda untuk memilih kontak tepercaya untuk memprioritaskan email mereka, sambil memindahkan pesan dari sumber yang tidak dikenal ke folder lain.

FollowUpthen adalah asisten pribadi Anda sendiri yang mengingatkan Anda untuk menindaklanjuti dengan email tertentu. Ini adalah penyelamat bagi orang-orang sibuk atau mereka yang sering lupa pesan penting.

Setelah Anda mengirim email dengan FollowUpKemudian, email akan kembali tepat pada hari dan waktu yang Anda tentukan ke kotak masuk Anda. Tidak ada lagi melupakan kesepakatan bisnis penting atau kencan dengan teman-teman.

Kotak masuk Anda dapat dengan cepat mengurangi produktivitas Anda karena banyaknya email yang Anda terima calon klien, teman, kolega, dan buletin sial serta berita promosi yang tidak pernah Anda tanyakan untuk!

Lain kali Anda merasa kewalahan dengan semua yang ada di kotak masuk Anda, tarik napas dalam-dalam, mulailah menerapkan kiat-kiat ini dan gunakan alat-alat ini untuk mengendalikan semuanya dan meningkatkan produktivitas Anda.

5 Alasan Menggunakan Alat Kolaboratif Daripada Email

Alat kolaborasi menawarkan alur kerja yang lebih terkoordinasi dari diskusi tim, berbagi file, manajemen tugas, dll. Inilah mengapa mereka lebih baik daripada email.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis