Bagaimana Mengintegrasikan Microsoft To-Do Dengan OneNote

Jika pekerjaan Anda sangat terintegrasi ke dalam ekosistem Microsoft, To Do dan OneNote mungkin adalah alat paling populer untuk alur kerja Anda sehari-hari. Saat Anda menggunakan OneNote untuk merencanakan sebuah proyek, Anda akan mendapatkan item yang dapat ditindaklanjuti yang akan menyelesaikan apa yang sedang Anda kerjakan.

Menggunakan OneNote dan Microsoft To Do bersama berarti Anda akan menghabiskan waktu untuk beralih konteks, menyalin, atau meninjau data dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya. Akibatnya, Anda mungkin kehilangan fokus, membuat kesalahan, atau lebih buruk lagi, mengurangi kualitas pekerjaan Anda. Kami akan menunjukkan kepada Anda metode untuk mengintegrasikan OneNote dan To Do dengan mulus sehingga Anda menghabiskan waktu untuk memprioritaskan pekerjaan yang penting.

Menambahkan Tugas Dari OneNote ke Microsoft To Do

Dari setiap aplikasi Office, OneNote 2019 memiliki integrasi paling ketat dengan Outlook. Itu karena kedua aplikasi memiliki tujuan dan operasi yang sama. Anda dapat mengubah teks catatan apa pun di OneNote menjadi tugas daftar tugas otomatis di Outlook. Tapi tunggu, di mana Microsoft To Do masuk ke dalam sistem ini?

Kami akan membahas ini nanti, tetapi pertama-tama, pastikan OneNote 2019 dan Outlook terinstal di komputer Anda. Selain itu, Anda harus membuat buku catatan dan bagian tempat item yang dapat ditindaklanjuti berada. Jika Anda memulai, ikuti kami panduan tentang cara mengatur buku catatan di OneNote.

Pilih teks yang ingin Anda ubah menjadi Tugas Outlook. Klik Rumah tab lalu Tugas Outlook. Dari menu tarik-turun, pilih jangka waktu untuk tugas tersebut. Bendera menandai teks, dan OneNote menambahkan teks catatan sebagai tugas di Outlook. Anda dapat terus menambahkan lebih banyak catatan sebagai tugas jika diperlukan.

Beralih ke Outlook untuk melihat tugas di Tugas Saya.

Sekarang, ketika Anda beralih ke aplikasi "Microsoft To Do", Anda akan melihat tugas yang sama di bawah Tugas dengan tanggal jatuh tempo yang telah diisi sebelumnya dan tautan ke halaman OneNote untuk mengetahui lokasi tugas Anda.

Demikian juga, Anda dapat memilih Kebiasaan dan dari jendela baru yang muncul, masukkan Tenggat waktu, NS Mulai tanggal, dan pentingnya tugas menggunakan Prioritas bidang. Anda juga dapat memeriksa Mengingatkan kotak agar Outlook mengingatkan Anda tentang tugas tersebut, dan menambahkan catatan singkat.

Sekarang beralih ke aplikasi "Microsoft To Do", tetapi Anda tidak akan melihat tanggal saat tugas dimulai atau bidang prioritas di sini.

Mekanisme Latar Belakang Sinkronisasi Tugas

Aplikasi “To Do” bergantung pada Exchange Online untuk menyimpan dan menyinkronkan tugas, baik Anda menggunakan akun pribadi atau Microsoft 365. Kedua akun mengikuti protokol yang sama termasuk enkripsi data, kepatuhan, dan residensi data. Jika Anda menyelesaikan tugas di aplikasi "To Do", tugas tersebut akan diperbarui di Outlook Tasks dan OneNote.

Catatan: Aplikasi "To Do" tidak ada hubungannya dengan tag "To Do" di OneNote, meskipun menggunakan kapitalisasi yang sama. Ini penting karena orang mungkin bingung dengan terminologi dan menyatakan bahwa fitur ini tampaknya tidak berfungsi dengan baik.

Hal yang perlu diperhatikan adalah Anda hanya dapat memiliki satu tanggal jatuh tempo, bukan tanggal mulai dan tanggal akhir yang terpisah. Itu tidak mendukung status tugas seperti dalam proses atau persentase selesai, atau pentingnya tugas pada tingkat prioritas yang berbeda. Anda tidak dapat memulihkan tugas yang dihapus di “To Do”, tetapi Anda dapat menampilkannya di OneNote dan Outlook.

Bila kamu tahu cara kerja aplikasi Microsoft To Do, Anda dapat membuat beberapa daftar tugas. Jadi masuk akal untuk memindahkan tugas dari Tugas ke daftar pilihan Anda. Tetapi ketika Anda memindahkan tugas ke daftar lain, perubahan tersebut akan tercermin dalam kolom folder dari Tugas Outlook, tetapi saat Anda mengarahkan mouse ke bendera, Anda akan melihat pesan bahwa "tugas tidak ada."

Sinkronisasi Silang Tugas Anda Antara To Do dan OneNote

Dimungkinkan untuk menyinkronkan tugas Anda antara OneNote dan To Do dengan aplikasi sederhana bernama pleexy. Ini membawa tugas Anda dari email, catatan, manajemen proyek, dan alat kolaborasi ke pengelola tugas Anda.

Anda bahkan dapat mengatur sinkronisasi dua arah antara alat yang Anda gunakan sehingga perubahan yang dibuat di satu sisi akan langsung disalin di sisi lain. Jika tim Anda menggunakan Jira dan OneNote untuk mengelola proyek, maka Pleexy dapat menyalurkan semua tugas yang relevan dari aplikasi ini ke "To Do." Dan, saat Anda menyelesaikan tugas di “To Do”, tugas itu akan diperiksa di aplikasi sumber juga.

Memulai Dengan Pleexy

Daftar di situs web Pleexy menggunakan "Microsoft To Do" sebagai pengelola tugas Anda. Setelah Anda mengautentikasinya dengan akun Microsoft Anda, Anda akan diminta untuk memilih aplikasi yang ingin Anda hubungkan dengan "To Do." Pilih OneNote dan otorisasi Pleexy untuk mengakses akun OneNote Anda.

Beri nama koneksi Anda. Misalnya, katakanlah "ToDo with OneNote."

Langkah pertama adalah memberi tahu Pleexy buku catatan dan bagian mana yang akan dicari catatannya. Anda dapat memfilter catatan Anda berdasarkan jenis seperti To Do, Diskusi dengan orang, Prioritas To Do 1 dan 2, Permintaan klien, dan Jadwal pertemuan. Dan, abaikan catatan lama dalam rentang 1 hingga 180 hari. Pleexy akan mencari catatan yang memenuhi semua kriteria spesifik dan membuatnya di "Microsoft To Do."

Pada langkah berikutnya, kami akan menentukan templat judul untuk tugas Anda di "Microsoft To Do." Anda dapat mengikuti pola seperti “{section}: {page} - {todo}” di mana “{page}” adalah halaman OneNote Anda dan “{todo}” adalah OneNote tag yang harus dilakukan.

Sekarang Anda perlu menentukan daftar di mana Pleexy akan membuat tugas. Dalam contoh ini, kita akan memilih Satu daftar, dan tujuannya adalah Kerja.

Terakhir, pilih apa yang akan terjadi saat Anda membuat perubahan pada tugas Microsoft To Do atau OneNote. Untuk OneNote ke Microsoft To Do, Anda bisa mengontrol apa yang harus dilakukan dengan tugas saat sudah selesai atau dihapus di OneNote. Dan untuk Microsoft To Do ke ​​OneNote, pilih apa yang ingin Anda lakukan saat Anda menyelesaikan tugas di aplikasi "Yang Harus Dilakukan".

Simpan perubahan Anda dan aktifkan koneksi Anda. Pada tangkapan layar di bawah, Anda memeriksa integrasi, mengedit atau menjeda koneksi, dan menghapusnya.

Beralih ke aplikasi "Microsoft To Do" untuk melihat perubahannya. Saat Anda menyelesaikan tugas di sini, tugas itu juga akan diperiksa di OneNote.

Buat Beberapa Koneksi OneNote Dengan To Do

Di Pleexy, Anda dapat membuat beberapa koneksi antara dua aplikasi ini. Berikut adalah alasannya:

1. Jika Anda menggunakan akun OneNote terpisah untuk tujuan pribadi dan pekerjaan.
2. Siapkan aturan sinkronisasi yang berbeda untuk proyek tertentu di OneNote.

Misalnya, Anda mungkin ingin menyinkronkan tugas untuk posting blog di kedua aplikasi, tetapi Anda dapat membiarkan tugas tidak dicentang di OneNote, bahkan jika Anda telah mencentangnya di “To Do” untuk proyek lain. Kami akan membuat dua koneksi berbeda di Pleexy mengikuti prosedur seperti yang dijelaskan di atas.

Bawa Semua Tugas Anda ke Microsoft To Do

OneNote dan To Do adalah aplikasi yang rumit, tetapi semuanya berfungsi dalam kondisi alur kerja dan kebutuhan Anda yang berbeda. Dalam kasus sederhana, Anda bisa menambahkan tugas dari OneNote ke To Do, tapi tidak mulus dan rusak jika Anda memindahkan tugas ke daftar lain.

Pleexy memungkinkan Anda menyinkronkan tugas dengan dua cara apa pun daftar tugas Anda dan intuitif untuk disiapkan. Lihat halaman integrasi untuk daftar aplikasi yang didukungnya. Setelah Anda mulai menggunakannya, ikuti tips dan trik kami untuk menggunakan Microsoft To Do secara efektif.

10 Tips Microsoft To Do untuk Manajemen Tugas yang Lebih Baik

Lihat lebih dekat Microsoft To Do dan lihat beberapa tip tentang bagaimana Anda bisa mengubahnya menjadi pengelola tugas yang hebat.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis