10 Praktik Terbaik Yang Harus Diketahui Setiap Pengguna SharePoint

SharePoint adalah bagian dari Microsoft 365 yang memungkinkan Anda mengelola dokumen dan konten secara profesional. Baik Anda seorang admin atau pengguna akhir, mengetahui dan menerapkan praktik terbaik akan memastikan bahwa setiap orang dapat menggunakan konten tanpa kesulitan.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari cara menggunakan SharePoint dengan paling efektif.

1. Bawa Konsistensi ke Nama File

Konsistensi adalah kunci sukses, dan itu benar bahkan dalam kasus SharePoint. Karena SharePoint dapat menyimpan banyak dokumen, Anda harus memiliki konsistensi dalam penamaan file.

Anda mungkin telah memperhatikan bahwa beberapa hasil pencarian berisi nama file yang tidak jelas. Akibatnya, Anda perlu membuka setiap file untuk menemukan yang Anda inginkan. Ini adalah pekerjaan yang melelahkan dan membuat Anda tidak produktif. Selain itu, menemukan file yang sesuai dari ribuan dokumen bisa menjadi hampir mustahil jika rekan tim yang berbeda mengikuti gaya penamaan yang berbeda.

Terkait: Apa itu Microsoft SharePoint? Fitur dan Manfaat Menggunakannya

Karena SharePoint adalah platform bersama, diskusikan dengan orang lain untuk memilih konvensi penamaan. Oleh karena itu, Anda dan rekan tim Anda dapat menemukan file atau dokumen apa pun dengan cepat.

2. Tandai Dokumen

Meskipun mengikuti konvensi penamaan tunggal, Anda dapat mengalami kesulitan menemukan dokumen yang diperlukan. Agar Microsoft Search menampilkan hasil yang lebih spesifik dan relevan, beri tag pada dokumen Anda. Penandaan bekerja mirip dengan genre film atau saluran serial TV.

Ini akan membantu Anda menemukan semua file yang termasuk dalam kategori yang sama. Untuk menambahkan tag, buka perpustakaan dan tambahkan bidang kategori baru seperti tanggal pembuatan, modifikasi terakhir, dll. Sekarang, untuk setiap dokumen, sertakan data terkait yang akan berfungsi sebagai tag. Dengan cara ini, Anda akan mendapatkan hasil yang tepat dari SharePoint.

3. Mengamankan Dokumen Menggunakan Fitur Kunci

Keamanan data SharePoint tidak hanya mengandalkan administrator infrastruktur TI. Sebagai pengguna akhir, Anda juga dapat memainkan peran Anda dengan mengunci dokumen. Fitur ini memastikan bahwa tidak ada orang yang tidak berwenang yang dapat membuat perubahan apa pun pada file atau dokumen yang dibagikan.

Dengan mengaktifkan fitur manajemen rekaman bawaan, Anda dapat mengunci dan membuka kunci dokumen. Juga, SharePoint akan menampilkan ikon di samping namanya sehingga semua orang tahu tentang status khususnya. Anda dapat menambahkan pengaturan ini ke alur kerja yang secara otomatis mengunci dokumen setelah disetujui.

4. Salin Daftar dan Perpustakaan dengan Cepat

Membuat daftar atau pustaka, menambahkan metadatanya, membuat tampilan—proses lengkap pembuatan pustaka atau daftar di SharePoint membutuhkan waktu berjam-jam. Tugas yang sibuk ini bisa menjadi hal biasa jika Anda harus membuat daftar atau pustaka ini beberapa kali.

Oleh karena itu, Anda harus tahu bahwa dimungkinkan untuk menyalin daftar dari situs SharePoint mana pun dengan akses yang tepat. Terlebih lagi, proses penyalinan sederhana, dan Anda dapat menyalin hampir konfigurasi lengkap. Menyalin pemformatan untuk pustaka atau daftar membantu Anda menghemat waktu pada proyek baru.

5. Belajar Mengembalikan Data Perpustakaan yang Hilang

Penghapusan data penting secara tidak sengaja dapat menyebabkan kerusakan yang tidak dapat diperbaiki pada tim Anda. Oleh karena itu, Anda harus mengetahui dasar-dasar memulihkan data yang dihapus dan hilang dari pustaka SharePoint Anda.

Terkait: Cara Memperbaiki OneDrive Saat Anda Tidak Dapat Membuka File Anda

Jika Anda mengetahui hal ini, Anda tidak perlu bergantung pada orang lain untuk pemulihan data. Dengan demikian, Anda akhirnya menghemat waktu Anda dan orang lain yang mungkin bekerja dengan Anda dalam tugas yang tidak produktif ini.

Pertama, buat kebijakan pemulihan data untuk SharePoint dan terapkan dengan benar. Proses pemulihan akan memungkinkan Anda memulihkan data untuk jangka waktu tertentu. Ingat bahwa memulihkan data dari waktu sebelumnya berarti Anda akan kehilangan perubahan yang Anda buat setelah waktu itu.

6. Kelola Permintaan Akses

Bayangkan Anda membagikan tautan dengan seorang kolega melalui email dan pergi untuk hari itu. Ketika orang itu mencoba membuka tautan, mereka menemukan bahwa mereka tidak memiliki akses ke file itu. Jelas, mereka dapat meminta akses file, tetapi mereka tidak tahu siapa yang dapat membagikan persetujuan dan waktu penyelesaian. Terkadang, beberapa pemilik situs tim bisa mendapatkan pemberitahuan tentang permintaan akses file.

Mungkin juga masing-masing dari mereka akan berpikir bahwa orang lain akan menerima permintaan itu. Akibatnya, orang yang meminta akses mungkin tidak pernah mendapat balasan. Untuk menghindari masalah tersebut, Anda dapat menyiapkan email dukungan khusus untuk menangani permintaan tersebut.

7. Batasi Izin Perpustakaan

Izin massal untuk mengakses perpustakaan berbahaya bagi keamanan data. Untuk menghindari skenario seperti itu, Anda perlu membatasi akses ke pustaka di situs SharePoint mana pun.

Jika Anda memiliki pustaka yang hanya perlu diakses oleh tim SDM, Anda dapat membatasi orang lain untuk mengakses situs SharePoint tersebut. Untuk itu, beri nama perpustakaan dan sebutkan status khususnya dalam deskripsinya.

8. Gunakan Situs Hub untuk Mengkategorikan Situs Tim

Mungkin sulit untuk menemukan situs dengan kategori serupa dari seluruh kumpulan situs SharePoint. Namun, Anda dapat mengelompokkan situs serupa atau terkait melalui grup virtual yang disebut situs hub.

Misalnya, jika Anda perlu berbagi satu situs dari setiap proyek dengan klien Anda, Anda bisa membuat situs hub dan mengelompokkan semua situs di dalamnya. Dengan demikian, mencari dan berbagi situs serupa menjadi mulus dan tidak memakan waktu untuk semua orang.

9. Ketahui Kapan Menggunakan Berbagai Jenis Situs

Saat menggunakan SharePoint, Anda akan menemukan dua templat situs utama. Ini disebut situs tim dan situs komunikasi. Kedua jenis memiliki penggunaan yang berbeda, dan Anda harus memilih salah satu dari ini berdasarkan proyek Anda.

Jika Anda ingin berbagi pengumuman atau promosi dengan rekan tim Anda, menggunakan situs komunikasi adalah ide bagus. Ini ideal ketika Anda memiliki lebih banyak pembaca/karyawan dibandingkan dengan kontributor.

Situs tim adalah cocok untuk kolaborasi proyek dengan tim kecil. Juga, gunakan ketika Anda memiliki banyak kontributor.

10. Menyiapkan Tampilan yang Dipersonalisasi

Salah satu fitur SharePoint yang mungkin Anda ketahui adalah membuat tampilan yang dipersonalisasi berdasarkan pilihan Anda. Selain itu, SharePoint menawarkan beberapa filter dan sakelar untuk manajemen dokumen. Ini memungkinkan Anda menampilkan detail metadata tambahan, memfilter file pilihan Anda, mengurutkan file dalam berbagai urutan, mengelompokkan file dalam satu atau beberapa grup, dll.

Setiap anggota tim dapat membuat tampilan pribadi yang hanya dapat diakses oleh mereka. Itu tidak menghambat tampilan perpustakaan untuk semua orang. Selain itu, Anda dapat membuat tampilan publik jika Anda memiliki rekan satu tim dengan persyaratan tampilan serupa.

SharePoint Menjadi Mudah

SharePoint adalah semua tentang manajemen konten, dan itu tidak boleh rumit dan biasa-biasa saja. Anda dan tim Anda bisa mendapatkan yang terbaik dari SharePoint dengan mengikuti praktik standar yang disebutkan di atas.

Jika Anda seorang pemula, ini adalah tip ideal bagi Anda untuk mulai menggunakan alat ini dengan cara yang produktif dan tidak berantakan. Selain itu, praktik terbaik SharePoint membantu Anda menyelesaikan berbagai hal dengan mudah.

Produktivitas 101: Cara Menggunakan Metode Getting Things Done (GTD)

Mendapatkan Hal Selesai oleh David Allen adalah salah satu pokok produktivitas pribadi dan profesional. Inilah cara Anda dapat menggunakannya.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis