Apa Itu Shadow IT dan Bagaimana Cara Mengelola Ancaman Keamanan?

Kemajuan Teknologi Informasi (TI) telah menciptakan tempat kerja yang lebih produktif. Dan dengan seperti komputasi awan, akses ke alat kerja digital tidak pernah semudah ini.

Karyawan dapat mengakses perangkat lunak yang membuat mereka lebih efisien dalam pekerjaan mereka. Karyawan yang efisien membuat organisasi yang efisien, bukan? Tetapi ada implikasi keamanan siber juga.

Jadi apa artinya bayangan IT? Apa pro dan kontra dari itu? Dan bagaimana Anda dapat secara efektif mengelola ancaman yang mungkin ditimbulkannya terhadap perusahaan Anda?

Apa Itu Bayangan IT?

Shadow IT adalah penggunaan perangkat, alat, sistem, aplikasi, perangkat lunak, dan layanan teknologi lainnya, terutama oleh karyawan, tanpa persetujuan departemen TI.

Mayoritas karyawan yang menggunakan shadow IT tidak bermaksud buruk tetapi ingin meningkatkan efisiensi mereka. Namun, motif mereka dipertanyakan karena departemen TI tidak mengetahui apa yang mereka lakukan.

Apakah Shadow IT Baik atau Buruk?

Ada argumen tentang penggunaan bayangan IT di tempat kerja. Sementara beberapa orang berpendapat bahwa itu baik, yang lain berpendapat sebaliknya.

Sejujurnya, bayangan IT sebagian besar datang sebagai konsekuensi dari niat baik. Sebuah organisasi diuntungkan ketika karyawannya mengadopsi alat untuk menjadi efisien dalam pekerjaan mereka.

Di sisi lain, alat yang digunakan bisa mengekspos data Anda di cloud terhadap ancaman siber.

Karena alat tersebut tidak terlihat oleh departemen TI, serangan terhadapnya mungkin tidak terdeteksi cukup dini, yang menyebabkan kerusakan pada organisasi.

Mengapa Bayangan IT Umum di Tempat Kerja

Terlepas dari kritik terhadap bayangan IT, itu lazim di banyak organisasi.

Inovasi teknologi membuat sulit untuk mengabaikan bayangan IT. Karyawan diharapkan untuk berkinerja sangat baik dalam lanskap bisnis yang berkembang sehingga, secara alami, mereka beralih ke perangkat lunak lain untuk meningkatkan kinerja mereka.

Proses pemeriksaan dan persetujuan alat di beberapa organisasi panjang dan membosankan. Karyawan lebih suka menggunakan alat yang mereka butuhkan secara rahasia daripada melalui proses yang melelahkan.

Apa Kelebihan Shadow IT?

Menyebarkan TI bayangan ke lingkungan kerja dapat bermanfaat bagi organisasi dalam berbagai cara. Jika karyawan Anda melambung dalam tugas mereka, bisnis Anda juga melonjak.

Inilah bagaimana bayangan TI dapat bermanfaat bagi perusahaan Anda.

1. Meningkatkan Efisiensi Karyawan

Alat yang Anda berikan kepada karyawan Anda dimaksudkan untuk meningkatkan pekerjaan mereka. Lebih baik lagi jika karyawan memilih sendiri alat-alat ini.

Karyawan Anda mungkin tidak nyaman dengan apa yang Anda berikan untuk mereka, tetapi mereka tetap harus menggunakannya. Mereka mungkin akhirnya berjuang dengan menggunakan alat-alat itu dan itu kontraproduktif. Hal sebaliknya terjadi ketika mereka bekerja dengan alat yang mereka pilih sendiri. Karena mereka akrab dengan mereka, produktivitas mereka harus selalu tinggi.

2. Kurangi Beban Kerja Departemen TI

Departemen TI yang khas sangat sibuk. Di tempat kerja modern yang beroperasi pada komputasi awan, sistem kerja harus berfungsi dan merupakan tanggung jawab departemen TI untuk menjaganya tetap berjalan. Meminta tim TI untuk mencari dan menyetujui setiap alat alur kerja adalah pekerjaan tambahan untuk beban kerja mereka yang sudah ketat.

Ketika karyawan mencari dan menggunakan beberapa alat untuk meningkatkan pekerjaan mereka, mereka mengurangi beban kerja tim TI terutama jika alat itu efektif dan tidak memiliki efek negatif.

3. Mendorong Inovasi

Menunggu departemen TI untuk menyediakan setiap teknologi yang digunakan untuk bekerja dapat memperlambat kinerja. Beberapa alat yang ada di lapangan mungkin sudah usang dan tim TI mungkin membutuhkan waktu terlalu lama untuk menggantinya.

Karyawan mungkin mengetahui rahasia alat yang dapat meningkatkan pekerjaan mereka. Ketika mereka mengambil inisiatif untuk menerapkan alat-alat tersebut dalam tugas mereka, mereka akan mendorong inovasi dalam organisasi, membawa pertumbuhan dan perkembangan—kemenangan bagi organisasi.

Apa Kekurangan Shadow IT?

Melewati departemen TI tidak etis. Ketika karyawan melakukan itu, mereka dapat mengekspos organisasi Anda pada beberapa risiko dan serangan siber. Akibatnya, bayangan TI dapat merugikan bisnis Anda dalam beberapa cara.

1. Ketidakpatuhan

Organisasi dipandu oleh hukum dan peraturan untuk menjaga ketertiban dalam industri mereka. Peraturan ini mencakup penggunaan sistem dan pengelolaan data.

Sistem yang digunakan bisnis Anda dapat membuat atau merusak kepatuhan Anda terhadap standar yang harus Anda junjung. Penggunaan alat yang tidak sah oleh karyawan Anda dapat menempatkan bisnis Anda di sisi hukum yang salah dan Anda dapat dikenai sanksi karena melanggar

2. Kurangnya Visibilitas dan Kontrol

Departemen TI dimaksudkan untuk mengawasi segala sesuatu yang digunakan dalam suatu organisasi. Mereka kehilangan kesempatan untuk melaksanakan tugas ini secara efektif oleh mengadopsi strategi keamanan proaktif ketika beberapa sistem disembunyikan dari mereka karena bayangan TI.

Kurangnya visibilitas membuat tim TI tidak dapat mendeteksi ancaman keamanan siber.

3. Kebocoran Data

Tim TI yang kompeten dapat menentukan implikasi keamanan teknologi. Beberapa perangkat lunak mungkin efektif tetapi memiliki persyaratan keamanan yang kompleks. Karyawan yang menggunakan sistem ini mungkin tidak memiliki pengetahuan untuk mengonfigurasinya secara efektif, sehingga mengekspos data Anda.

Sistem dalam bayangan TI mungkin memerlukan pembaruan dan pemeliharaan rutin agar berfungsi dengan baik. Karyawan mungkin tidak memiliki keahlian atau waktu untuk melakukan ini, dan dengan demikian mengekspos sistem perusahaan terhadap pelanggaran.

Bagaimana Mengelola Risiko TI Bayangan

Benar-benar menghapus bayangan TI di organisasi Anda bisa menjadi tugas yang sulit. Agar aman, Anda harus belajar bagaimana mengelolanya karena karyawan Anda bisa terlibat di dalamnya di belakang Anda.

Anda dapat mengatasi masalah ini dan menemukan kesamaan dengan metode berikut.

1. Didik Karyawan Anda

Karyawan lebih cenderung tidak menggunakan bayangan IT ketika mereka mengetahui alasan mengapa itu buruk. Beberapa dari mereka bahkan mungkin tidak menyadari bahayanya karena mereka menggunakan alat untuk meningkatkan pekerjaan mereka. Alih-alih mencela mereka, Anda harus mendidik mereka tentang bahaya bagi organisasi Anda.

Kembangkan budaya keamanan siber yang sehat di seluruh organisasi Anda sehingga semua orang akan memahami perlunya menegakkan praktik keamanan siber yang sehat setiap saat bahkan saat tidak ada orang yang melihat.

Alih-alih memaksakan alat pada karyawan Anda, buat komunikasi terbuka dengan mereka tentang alat yang mereka butuhkan untuk menjadi efisien dalam pekerjaan mereka dan buat ketentuan.

Ketika ada komunikasi terbuka, karyawan akan dengan senang hati memberi tahu Anda tentang apa pun yang dapat meningkatkan pekerjaan mereka daripada menggunakannya tanpa sepengetahuan Anda.

3. Sederhanakan Proses Pemeriksaan dan Persetujuan

Setelah mendapatkan kepercayaan dari karyawan Anda untuk mengomunikasikan kebutuhan TI mereka kepada Anda, buat struktur untuk mengimplementasikan proses tersebut.

Sederhanakan proses pemeriksaan sehingga departemen TI tidak membutuhkan waktu lama untuk menyetujui alat yang direkomendasikan. Jika tidak, karyawan Anda akan kembali ke cara lama mereka menggunakan sistem di belakang Anda.

4. Prioritaskan Aset Anda

Penyerang dunia maya tidak membuang waktu mereka untuk aset yang tidak berharga bagi mereka. Mereka menargetkan yang paling berharga.

Kelola sumber daya Anda secara efektif dengan memprioritaskan aset digital Anda yang paling berharga. Jangan membebani diri Anda dengan berfokus pada alat IT bayangan yang tidak berbahaya, terutama yang tidak terhubung langsung ke internet, ketika Anda seharusnya berfokus pada aset terbesar Anda.

Shadow IT menimbulkan ancaman ketika alat tidak terdeteksi. Setelah Anda dapat mendeteksi alat dan mengawasinya, Anda tidak perlu khawatir. Anda dapat mengawasi infrastruktur Anda dengan menggunakan alat keamanan siber canggih untuk memantau sistem Anda.

Ubah Shadow IT menjadi Keuntungan Anda

Selama ada karyawan dalam suatu organisasi, akan ada bayangan IT. Dan itu karena karyawan secara alami akan mencari cara untuk membuat pekerjaan mereka lebih mudah terutama ketika mereka tidak memiliki niat jahat untuk melakukannya.

Jika Anda dapat membuat mereka membawa alat tersebut melalui pintu depan, Anda dapat menikmati manfaat TI bayangan tanpa benar-benar menyembunyikannya

Serangan Vektor vs. Permukaan Serangan: Apa Bedanya?

Anda pasti pernah mendengar tentang vektor serangan dan permukaan serangan, tetapi istilahnya tidak dapat dipertukarkan. Inilah mengapa keamanan siber harus memperhitungkan keduanya.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis