Cara Membuat Timeline Manajemen Proyek Pertama Anda dalam 7 Langkah Mudah

Apakah Anda memikirkan bagaimana Anda akan melakukan proyek Anda? Bagaimana Anda memulai? Apakah Anda akan memenuhi tenggat waktu? Pikiran-pikiran yang memicu kecemasan ini melintas di benak Anda. Terlepas dari validitasnya, mereka seharusnya tidak memperlambat Anda.

Dengan menggunakan alat yang tepat, Anda dapat menyelesaikan proyek Anda. Menggunakan timeline manajemen proyek dapat membantu Anda memenangkan proyek Anda. Alat ini membantu Anda memetakan proyek Anda dan memastikan Anda memiliki strategi yang jelas tentang bagaimana Anda akan mengatasinya. Anda dapat membuat timeline manajemen proyek Anda dengan mengikuti panduan ini.

1. Draf Ringkasan Proyek

Untuk memastikan semua orang di proyek Anda memiliki pemahaman yang sama, mulailah dengan membuat draf ringkasan proyek. Ringkasan proyek adalah ringkasan singkat dari proyek. Anggap saja sebagai versi ringkas dari rencana proyek Anda. Itu harus menjawab pertanyaan:

• Apa tujuan dari proyek tersebut?
• Apa tujuan proyek?
• Apa tonggak penting?
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek?
• Berapa anggarannya?

Tetap singkat agar tidak membanjiri pemangku kepentingan proyek dengan detail yang tidak perlu. Ini akan menjadi dokumen yang sering dirujuk oleh pemangku kepentingan proyek Anda dan anggota proyek saat proyek berlangsung.

2. Buat Struktur Rincian Kerja

Setelah membuat ringkasan proyek, Anda perlu membuat rencana tindakan untuk menjalankan proyek. Rencana aksi ini disebut work breakdown structure (WBS). Daripada menulis setiap tindakan yang harus diambil untuk menyelesaikan sebuah proyek, WBS berfokus pada hasil dan pencapaian. Aturan untuk membuat WBS adalah:

• 100% aturan: Semua pekerjaan yang ada di WBS harus 100% diperlukan untuk menyelesaikan tujuan proyek. Seharusnya tidak ada pekerjaan yang tidak terkait atau berlebihan di dalamnya. Subtugas juga harus 100% diperlukan untuk menyelesaikan tugas induk.
• Saling eksklusif: Jangan memperhitungkan pekerjaan apa pun dua kali. Anda akan melanggar aturan 100% dan salah perhitungan saat menghitung sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
• Hasil, bukan tindakan: Fokus utama Anda harus pada hasil dan bukan pada tindakan. Misalnya, jika Anda sedang membangun sebuah rumah, salah satu deliverablenya adalah mengerjakan pondasi. Langkah-langkah dalam deliverable ini adalah memilih lokasi, menggali, memasang, dan menyegel pijakan. Jadi, jangan sampai tersesat dalam tindakan ini, tetapi fokuslah pada hasil, yaitu memiliki landasan.
• Aturan 8/80: Aturan ini menyatakan bahwa tugas harus memakan waktu tidak kurang dari 8 jam untuk diselesaikan, dan juga tidak boleh memakan waktu lebih dari 80 jam. Saat menerapkan aturan ini, jika pekerjaan membutuhkan waktu lebih dari 80 jam untuk diselesaikan, uraikan lebih lanjut menjadi paket pekerjaan yang lebih kecil.
• Menetapkan: Anda harus menetapkan tugas untuk orang atau tim tertentu. Jika WBS Anda menyeluruh, tidak boleh ada pekerjaan yang tumpang tindih antara individu atau tim.

3. Buat Kerangka Waktu

Setelah Anda membuat struktur rincian pekerjaan, alokasikan waktu untuk menyelesaikan setiap tugas. Untuk tugas, Anda tidak akan melakukannya sendiri, berkonsultasi langsung dengan orang yang akan melakukannya. Tanyakan kepada mereka apa yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan itu dan berapa banyak waktu yang akan mereka butuhkan.

Jangan terlalu optimis saat melakukan hal ini. Ciptakan keseimbangan antara memberikan waktu yang cukup untuk melakukan tugas dan tetap berada dalam kerangka waktu keseluruhan proyek. Berikan ruang gerak juga untuk situasi yang tidak terduga.

4. Jadwal di Dependensi

Anda sekarang tahu berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Tapi bagaimana dengan tugas yang bergantung satu sama lain? Seringkali ada beberapa urutan tugas yang bergantung satu sama lain.

Biasanya ada empat jenis ketergantungan proyek dari manajemen proyek. Ini adalah:

1. Selesai-untuk-mulai: tugas pertama harus diselesaikan sebelum tugas kedua dapat dimulai.
2. Selesai-ke-selesai: tugas kedua tidak dapat diselesaikan sebelum tugas pertama selesai. Misalnya, jika Anda melakukan pemasangan kabel listrik untuk rumah, Anda tidak dapat memasang kabel sampai pemeriksaan.
3. Mulai-untuk-mulai: tugas yang berurutan tidak dapat dimulai sebelum tugas pertama dimulai. Misalnya, Anda tidak dapat meratakan lantai beton sampai Anda menuangkan beton.
4. Mulai-sampai-Selesai: tugas pertama harus dimulai sebelum tugas kedua selesai. Misalnya, jika Anda meningkatkan ke perangkat lunak baru, Anda akan mulai menginstal perangkat lunak baru sebelum menghapus yang lama.

Jadi, pastikan Anda mengidentifikasi sifat ketergantungan yang Anda miliki dan kemudian mengerjakannya. Dalam beberapa situasi, dependensi adalah proses yang lebih kompleks, jadi buat diagram alur, jalur renang, atau kode warna untuk membantu Anda memvisualisasikan dan mengidentifikasinya.

5. Buat Garis Waktu Dasar

Sekarang saatnya untuk memvisualisasikan timeline proyek Anda. Ada beberapa alat manajemen proyek yang dapat Anda gunakan untuk membangun timeline proyek Anda. NS masuk untuk sebagian besar proyek adalah bagan Gantt.

Bagan Gantt memberi Anda gambaran singkat tentang proyek Anda, tanggal mulai dan berakhir tugas, pencapaian utama, dependensi, dan penerima tugas dari setiap tugas. Bagan Gantt bersifat interaktif dan dapat diperbarui serta diedit secara real-time. Alat garis waktu lain yang dapat Anda gunakan untuk membangun dan mengelola garis waktu Anda adalah garis waktu historis dan garis waktu bagan vertikal.

6. Kirimkan

Bagikan timeline dengan semua pemangku kepentingan proyek. Ini akan menggetarkan mereka untuk melihat rencana aksi yang jelas untuk proyek tersebut. Mereka juga ingin mempertimbangkan dan memberikan saran tentang cara meningkatkan beberapa hal dalam proyek. Terbuka untuk umpan balik.

7. Ubah sesuai kebutuhan

Sebuah proyek adalah makhluk hidup dan akan terus berubah dan berkembang seiring berjalannya waktu. Ini belum tentu merupakan hal yang buruk. Itu hanya berarti Anda harus beradaptasi karena segala sesuatunya terus berubah.

Hal baiknya adalah ketika Anda sudah memiliki garis waktu, Anda akan lebih diberdayakan untuk memasukkan perubahan. Juga, pastikan Anda mengomunikasikan perubahan secara real-time dengan semua pemangku kepentingan proyek.

Membuat Garis Waktu Manajemen Proyek Anda

Membuat timeline manajemen proyek pertama Anda bisa menjadi hal yang menakutkan. Namun, dengan langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat garis waktu yang cermat dan menyelesaikan proyek Anda dengan sukses. Jadi, pastikan untuk menerapkan pedoman di atas dan memiliki garis waktu yang luar biasa.

9 Kesalahan Umum dalam Manajemen Proyek (dan Apa yang Harus Dilakukan Sebagai gantinya)

Ingin menyelesaikan proyek besar tanpa salah urus atau melebihi anggaran? Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda menghindari kesalahan ini.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis