Apa itu Timeboxing dan Bagaimana Meningkatkan Produktivitas Anda?

Jika Anda atau rekan tim Anda tidak memiliki batas waktu untuk menyelesaikan tugas tertentu, Anda mungkin kurang produktif. Menggunakan timeboxing untuk mengatur waktu Anda membantu Anda mengurangi kebocoran waktu dan meningkatkan produktivitas.

Banyak organisasi global dan profesional yang sangat sukses menggunakan teknik timeboxing. Artikel tersebut menjelaskan apa itu timeboxing, cara kerjanya, dan pro dan kontranya.

Apa itu Timebox?

Timeboxing adalah taktik manajemen waktu dengan fokus pada tujuan proyek. Ketika Anda menerapkan strategi ini dalam kehidupan profesional atau pribadi Anda, Anda lebih siap untuk hentikan penundaan dan tingkatkan produktivitas.

Timebox adalah unit timeboxing. Kotak waktu harus menjadi kerangka waktu yang realistis tetapi tetap untuk suatu tugas. Anda dapat menetapkan lebih dari satu kotak waktu jika pekerjaannya rumit. Timebox dapat berupa menit, jam, hari, minggu, atau bahkan sebulan, tergantung pada proyek dan tugasnya.

Timeboxing memungkinkan Anda untuk merencanakan anggaran waktu untuk setiap tugas dalam sebuah proyek. Anda duduk bersama tim Anda dan membuat daftar tugas untuk proyek tersebut. Anda dan tim Anda harus bertukar pikiran bersama untuk menentukan batas waktu tugas.

Data seperti tugas, sumber daya, dan kotak waktu yang ditentukan biasanya tersedia di aplikasi manajemen tugas. Metode timeboxing adalah prosedur manajemen waktu yang diakui secara global yang memastikan pekerjaan berkualitas tinggi pada jangka waktu serendah mungkin.

Cara Mengatur Timeboxing

Kecuali Anda yakin itu akan membutuhkan banyak usaha untuk mengatur timeboxing, Anda akan terkejut bahwa itu sebenarnya tidak sesulit kedengarannya. Berikut adalah beberapa langkah cepat untuk mengatur timeboxing sekali dan menggunakannya untuk proyek mendatang:

1. Buat Daftar Tugas Proyek:

Anda dapat menggunakan aplikasi online seperti Redbooth dan OmniFokus untuk membuat daftar tugas untuk tugas proyek apa pun. Pastikan Anda dan tim Anda meneliti dengan benar sebelum menyelesaikan daftar tugas.

Terkait: Aplikasi To-Do List yang Elegan untuk Minimalis yang Produktif

2. Kelompokkan dan Prioritaskan Tugas:

Anda perlu menemukan tugas serupa dan mengelompokkannya dalam kotak waktu yang berdekatan. Ini akan membantu Anda atau tim Anda menghindari kehilangan waktu yang tidak perlu saat beralih antar tugas.

Anda juga perlu memprioritaskan beberapa tugas dan memindahkannya ke rangkaian kotak waktu pertama. Diskusikan dengan pemilik proyek atau klien untuk memprioritaskan tugas secara akurat. Tandai tugas yang diprioritaskan dalam kode warna terpisah.

Anda dapat menggunakan aplikasi seperti nTask, Wrike, Trello, Basecamp, dll., untuk pengelompokan dan penentuan prioritas online yang lebih cepat.

3. Alokasikan Timebox untuk Setiap Tugas:

Untuk mengalokasikan waktu tetap untuk tugas individu, Anda perlu mempertimbangkan tenggat waktu pengiriman yang Anda tawarkan kepada klien. Sekarang, Anda dapat bertemu dengan tim Anda untuk sesi brainstorming untuk menyepakati alokasi kotak waktu yang realistis untuk tugas-tugas proyek.

4. Tentukan Timebox untuk Istirahat:

Atur waktu tetap yang rasional untuk istirahat, waktu henti teknis, dan tugas non-produktif lainnya yang juga akan menghabiskan anggaran waktu untuk proyek apa pun.

Ada banyak aplikasi pengingat yang tersedia yang dapat Anda gunakan untuk mengingatkan Anda untuk beristirahat saat berada di kotak waktu istirahat. NS aplikasi pengingat yang sedang tren adalah TickTick, Rainlendar, 2 Hari, Pengingat Kana, dll.

Terkait: Cara Melacak Jam Kerja Freelance Anda Dengan Aplikasi Tepat Waktu

5. Timeboxing mana yang harus dipilih:

Ada dua jenis timeboxing: hard timeboxing dan soft timeboxing. Timeboxing lembut menyarankan menjelang akhir untuk menyelesaikan tugas. Di sisi lain, hard timeboxing memberi tahu Anda untuk berhenti mengerjakan tugas jika waktu yang dialokasikan habis, bahkan jika pekerjaan tetap tidak lengkap.

Untuk tugas-tugas sederhana, akan membantu jika Anda memilih hard timeboxing. Investasikan waktu yang Anda hemat dari kotak waktu keras dalam tugas-tugas kompleks melalui kotak waktu lunak.

6. Gunakan Timer untuk Tugas:

Saat Anda atau tim Anda akan memulai tugas, gunakan timer untuk melacak waktu. Catat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dalam daftar tugas Anda untuk dianalisis. Akan membantu jika Anda menggunakan aplikasi pengatur waktu otomatis di komputer Anda, seperti jam pasir dan SnapTimer.

7. Jauhkan Gangguan:

Timebox membantu Anda dan tim Anda untuk berkonsentrasi pada tugas. Ini juga membantu memanfaatkan aliran waktu terbaik untuk meningkatkan produktivitas. Namun, Anda hanya akan melihat peningkatan melalui timeboxing jika Anda benar-benar mendedikasikan perhatian Anda pada tugas selama timebox yang sedang berlangsung.

Untuk menghentikan gangguan dari pekerjaan, Anda harus menghentikan semua notifikasi yang mungkin mengalihkan perhatian Anda dari tugas yang ada. Anda dapat menggunakan alat seperti Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl, dll.

8. Ulasan dan Hadiah:

Pada tahap awal, Anda perlu merekam banyak data dari proses timeboxing Anda. Anda perlu menyimpan data seperti nomor tugas, kotak waktu, waktu per tugas, dll. Gunakan data yang dikompilasi ini untuk menilai bagaimana timeboxing membantu Anda dan tim Anda mencapai tingkat produktivitas yang diinginkan.

Anda terkadang dapat memberi penghargaan kepada anggota tim Anda saat mereka menyelesaikan tugas dalam kotak waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Ini membantu dalam menumbuhkan motivasi di antara anggota tim.

Kelebihan Timeboxing

Taktik timeboxing berlaku untuk apa pun yang berhubungan dengan konsumsi waktu. Baik itu pekerjaan rumah atau tanggung jawab profesional, Anda dapat melihat manfaat langsung saat berlatih timeboxing. Beberapa keuntungannya adalah:

1. Anda dan tim Anda menjadi sangat berhati-hati dalam menggunakan waktu Anda.
2. Timeboxing memungkinkan Anda untuk fokus secara efisien pada pekerjaan proyek untuk memberikan produk atau layanan berkualitas tinggi.
3. Timeboxing memastikan bahwa Anda menyelesaikan satu tugas pada satu waktu, sehingga mengurangi beban tugas.
4. Timeboxing adalah teknik manajemen kerja yang berorientasi pada tujuan. Ketika Anda atau tim Anda bekerja di lingkungan yang berorientasi pada tujuan, Anda merasa termotivasi.
5. Anda dapat menikmati keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik melalui timeboxing. Kotak waktu secara efisien memberi tahu Anda kapan kalender Anda bebas untuk rapat tim santai atau menghadiri makan malam keluarga.

Kontra dari Timeboxing

Selain manfaat serbaguna, ada beberapa kekurangan juga, dan ini adalah:

1. Diperlukan beberapa pengalaman untuk menyiapkan strategi timeboxing yang tepat.
2. Beberapa mengklaim bahwa karena target timebox, mereka tidak dapat memberikan layanan atau produk berkualitas baik.
3. Beberapa profesional mungkin merasa kewalahan saat melihat banyak tugas di kalender mereka.
4. Beberapa orang percaya bahwa timer kotak waktu mengalihkan perhatian mereka dari pekerjaan ketika mereka pergi.

Saatnya Timeboxing

Strategi dan tip timeboxing yang disebutkan di atas akan membantu Anda mencapai produktivitas dan pertumbuhan berkelanjutan dalam kehidupan profesional atau pribadi Anda.

Akan lebih mudah bagi Anda untuk menerapkan timeboxing saat Anda menggunakan aplikasi manajemen tugas otomatis dan online. Jika Anda ingin menggunakan aplikasi manajemen tugas untuk membantu Anda dengan timeboxing, pastikan Anda memilih yang tepat, sehingga Anda tidak perlu berpindah aplikasi lebih sering.

Panduan Manajemen Tugas Online: 10 Tips Memilih Aplikasi yang Tepat

Jika Anda ingin memilih aplikasi manajemen tugas untuk mengelola proyek Anda secara lebih efisien, berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis

Perluas untuk Membaca Cerita Lengkap