Menggunakan gabungan surat, Anda dapat mempersonalisasi email dan surat massal dengan menggunakan placeholder. Yang Anda butuhkan hanyalah database kontak dan template untuk email atau surat kepada mereka.
Pada artikel ini, kami akan menunjukkan cara membuat gabungan surat Microsoft Word menggunakan database Excel. Langkah-langkahnya diambil dari Microsoft Word dan Excel 2016, tetapi prosesnya sama untuk semua edisi.
Bagaimana Melakukan Gabungan Surat Dari Excel
Gabungan surat menggunakan sumber data dari database dan menempatkannya di tempat penampung masing-masing untuk mempersonalisasi email massal Anda. Basis data ini dapat berupa apa saja dari daftar yang disebutkan di bawah ini:
1. Bukalah Microsoft Excel lembar kerja.
2. Buat daftar kontak manual di Kata saat menggunakan gabungan surat.
3. Memilih data kontak dari aplikasi Microsoft Outlook.
Anda memiliki dua set opsi untuk dipilih:
- Kontak Gmail dalam file yang kompatibel.
- Microsoft SQL Server.
Basis data buku kerja Microsoft Excel paling disukai saat Anda perlu menggunakan gabungan surat di Word. Untuk gabungan surat, Anda akan menggunakan Excel untuk membuat database yang akan digunakan Word nanti.
Jika Anda tidak memiliki file Excel dengan detail kontak, Anda dapat menggunakan ini contoh file Excel untuk tujuan percobaan.
Untuk menghindari inkonsistensi dalam email atau surat massal Anda, Anda perlu mengubah file Excel Anda seperti yang disebutkan di bawah ini:
- Baris pertama seharusnya hanya memiliki tajuk kolom mulai dari sel A1. Word akan menggunakan tajuk kolom ini sebagai Gabungkan Bidang ketika Anda menggunakan gabungan surat Microsoft Word.
- Anda harus mengedit tajuk kolom agar sesuai dengan nama placeholder yang akan Anda gunakan dalam dokumen templat email atau surat.
- Anda perlu memastikan bahwa file spreadsheet berisi data kontak sebagai satu catatan per pola baris. Misalnya, dalam tutorial saat ini, setiap detail kontak pelanggan yang tersedia James Butt dapat diakses antara sel A2 dan J2.
- Data numerik untuk kontak apa pun, seperti kode pos, persentase diskon, jarak tempuh, mata uang, dll., harus dalam format angka yang sesuai.
- Untuk membuat perubahan apa pun, pilih sel atau rentang sel yang berisi angka.
- Dalam tab Beranda, dalam Pita, klik panah tarik-turun selain Umum.
- Buat semua tambahan sebelum menautkan dokumen Word gabungan surat ke file database Excel. Setelah Anda membuat semua perubahan, menyimpan file excelnya.
- File database Excel dari kontak Anda harus ada di penyimpanan lokal komputer Anda.
- Pastikan semua data ada di lembar pertama buku kerja Excel.
Cara Melakukan Gabungan Surat di Word
Setelah membuat database di Excel, Anda perlu membuka email atau templat surat yang ingin Anda kirim ke banyak penerima. Ikuti langkah-langkah seperti yang diuraikan di bawah ini:
1. pada Pita, klik pada Tab surat.
2. Dalam Mulai grup Gabungan Surat, Anda harus mengklik Mulai Gabungan Surat.
3. Anda akan melihat enam jenis dokumen gabungan surat. Klik Surat atau Pesan Email.
Terkait: Cara Mencetak Label dengan Mail Merge di Microsoft Word dan Excel
4. pada Mulai Gabungan Surat grup, klik Pilih Penerima. Anda akan melihat opsi seperti Ketik Daftar Baru, Gunakan Daftar yang Sudah Ada, dan Pilih dari Kontak Outlook.
5. Anda dapat memilih salah satu dari tiga opsi di atas tergantung pada bagaimana Anda ingin menautkan daftar kontak ke surat templat. Dalam tutorial ini, mari kita pilih Gunakan Daftar yang Ada untuk memanfaatkan database excel yang Anda buat atau unduh sebelumnya.
6. pada Pilih Sumber Data kotak dialog, cari folder tempat file database Excel tersedia. Setelah Anda menemukan file, pilih dan kemudian klik Buka untuk memuat database ke dalam gabungan surat Word.
7. Anda akan melihat Pilih Tabel kotak dialog. Keluar dari kotak dengan mengklik baik tanpa membuat perubahan apa pun di kotak dialog.
8. Itu keren! Anda telah berhasil menautkan data sumber dengan program gabungan surat Word.
9. Word akan secara otomatis mencocokkan header kolom database dengan item bidang gabungan. Untuk memastikan kecocokan yang sesuai, buka Grup Tulis & Sisipkan Bidang pada Tab surat dari Pita lalu klik Bidang Pertandingan.
10. Bidang Pertandingan kotak dialog akan muncul. Di kolom sebelah kiri, Anda akan melihat item bidang gabungan. Di sisi kanan, Anda akan menemukan data yang cocok dari database Excel yang ditautkan.
11. Itu akan sama jika Anda menggunakan data sumber lain seperti kontak Outlook atau kontak yang diekspor dari Gmail. Pastikan tidak ada ketidakcocokan dengan menggulir daftar. Klik baik untuk menutup.
12. Pada surat template Anda, letakkan kursor di depan huruf pertama dan tekan Memasukkan beberapa kali untuk membuat beberapa ruang di atas badan surat.
13. Tempatkan kursor di bagian atas dokumen dan kemudian klik Blok Alamat dalam Grup Tulis & Sisipkan Bidang pada Tab surat dari Pita.
14. Di sisi kiri Masukkan Blok Alamat kotak dialog, Anda dapat memilih nama, nama perusahaan, alamat, negara, dll, opsi pemformatan. Di sisi kanan, Anda akan melihat pratinjau blok alamat.
15. Anda dapat menggunakan Bidang Pertandingan opsi untuk memperbaiki ketidakcocokan data input apa pun. Klik baik menambahkan AlamatBlok dalam chevron.
16. Selanjutnya, klik Garis Salam dalam Tulis & Sisipkan Bidang kelompok setelah AlamatBlok, memberikan spasi baris.
17. Itu Sisipkan Baris Ucapan kotak dialog akan muncul. Anda dapat membuat perubahan sesuai keinginan Anda dan kemudian klik baik. Itu Garis Salam dalam chevrons akan muncul dalam surat itu.
18. Anda dapat mengklik Hasil Pratinjau perintah pada Pita untuk melihat bagaimana surat itu terlihat.
19. Anda juga dapat menambahkan bidang gabungan khusus selain dari AlamatBlok dan Garis Salam. Katakanlah Anda ingin menambahkan Merek dan Model Kendaraan dalam badan surat.
20. Untuk melakukannya, buka file database Excel yang ditautkan ke gabungan surat dan tambahkan: Merek dan Model Kendaraan judul kolom. Masukkan detail kendaraan dan menyimpan file excelnya.
21. Sekarang, buka dokumen gabungan surat Word dan ulangi langkah empat, lima, dan enam.
22. Sekarang, pilih kata apa saja atau beberapa kata di dalam badan huruf dan kemudian klik Sisipkan Bidang Gabung pada Grup Tulis & Sisipkan Bidang.
23. pada Sisipkan Bidang Gabung kotak, pilih Bidang Basis Data, lalu pilih Merek dan Model Kendaraan. Klik Memasukkan untuk menambahkan bidang gabungan khusus.
24. Ini adalah bagaimana Anda dapat menambahkan placeholder variabel sebanyak yang Anda inginkan untuk menyesuaikan setiap surat atau email yang Anda kirim. Gabungan surat Microsoft Word akan secara otomatis mencocokkan data dengan nama penerima.
25. pada Pita, klik Selesai & Gabungkan perintah dan kemudian pilih Cetak Dokumen atau Kirim Pesan Email. Anda juga dapat mengklik Edit Dokumen Individu untuk mengoreksi email atau surat Anda sebelum mengirimnya.
Gunakan Gabungan Surat untuk Meningkatkan Produktivitas Email
Sekarang Anda tahu cara melakukan penggabungan surat menggunakan Microsoft Word dan Excel. Gunakan gabungan surat untuk mengirim email yang disesuaikan lebih cepat dan atur hubungan yang baik dengan kontak profesional atau pribadi Anda. Tetap gunakan Word untuk membuat kehidupan profesional dan pribadi Anda lebih mudah dari sebelumnya.
Microsoft Word tidak akan menjadi alat tanpa fitur produktifnya. Berikut adalah beberapa fitur yang dapat membantu Anda setiap hari.
Baca Selanjutnya
- Produktifitas
- Kiat Email
- Kiat Spreadsheet
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Menggabungkan surat
- Kiat Microsoft Office
Tamal adalah penulis lepas di MakeUseOf. Setelah mendapatkan pengalaman substansial dalam teknologi, keuangan, dan bisnis proses dalam pekerjaan sebelumnya di sebuah perusahaan konsultan IT, ia mengadopsi menulis sebagai profesi penuh waktu 3 tahun yang lalu. Meskipun tidak menulis tentang produktivitas dan berita teknologi terbaru, ia suka bermain Splinter Cell dan menonton pesta Netflix/ Prime Video.
Berlangganan newsletter kami
Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!
Satu langkah lagi…!
Harap konfirmasi alamat email Anda di email yang baru saja kami kirimkan.
