Bagaimana Mempersiapkan To-Do List Menggunakan Eisenhower Matrix

Anda dapat meningkatkan produktivitas Anda dengan menjadwalkan tugas dengan benar dan meminimalkan gangguan. Tetapi bagaimana seseorang memprioritaskan tugas? Menempatkan semua yang ada di daftar tugas Anda memastikan Anda melakukan tugas terpenting terlebih dahulu, diikuti tugas sekunder.

Setelah Anda memiliki daftar semua tugas Anda, luangkan waktu untuk mengatur dan memprioritaskannya untuk memastikan Anda melakukan hal yang benar pada waktu yang tepat. Dalam artikel ini, Anda akan belajar bagaimana memprioritaskan tugas Anda tergantung pada jumlah perhatian yang mereka butuhkan dan bagaimana Anda dapat menggunakan prinsip Eisenhower untuk menjalankannya dengan benar.

Berbagai Jenis Perhatian

Sebelum memprioritaskan tugas Anda, mari kita pahami berbagai jenis perhatian yang dibutuhkan setiap tugas.

1. Perhatian proaktif: Ini adalah jenis perhatian yang perlu difokuskan dan dipertahankan untuk menyelesaikan tugas yang paling sulit atau kompleks. Menulis tesis, mengirim email proposal proyek, memecahkan masalah akademis, membuat video youtube adalah tugas yang paling membutuhkan fokus. Untuk menyelesaikan tugas ini, Anda perlu memberi perhatian proaktif.

2. Perhatian aktif: Perhatian aktif mengacu pada perhatian cermat yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas tingkat sedang yang berulang setiap hari. Sebagian besar kegiatan sehari-hari yang lebih kecil, seperti menjadwalkan pertemuan Anda di kalender google, mengirim email yang tertunda, mengirim dokumen penting ke kolega, membutuhkan perhatian aktif. Meskipun Anda tidak membuat sesuatu secara proaktif, Anda tetap membutuhkan perhatian untuk menyelesaikan sesuatu.

3. Perhatian Tidak Aktif: Untuk tugas yang relatif mudah yang dapat Anda otomatisasi memerlukan sedikit perhatian. Membersihkan spam dari email Anda, membatalkan draf email, mengirim undangan acara ke daftar kolega Anda, semua aktivitas ini memerlukan satu klik Anda. Untuk tugas seperti itu, Anda tidak membutuhkan perhatian aktif yang tepat.

Memprioritaskan Tugas Menurut Tingkat Perhatian

Memprioritaskan tugas Anda sesuai dengan tingkat perhatian yang mereka butuhkan adalah cara terbaik untuk mencatat aktivitas harian Anda.

Semua tugas yang membutuhkan perhatian proaktif pasti sangat penting bagi Anda. Ada baiknya menghabiskan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas ini jadi, tugas-tugas itu haruslah yang Anda gunakan untuk memulai hari Anda. Selain itu, cobalah mengalokasikan jam-jam paling fokus dan segar dari hari Anda untuk aktivitas ini. Minum secangkir kopi dan memakai headphone dapat membantu Anda tetap proaktif.

Tugas yang membutuhkan perhatian tidak aktif berada di antara aktivitas proaktif dan tidak aktif. Anda dapat mengalokasikan jam-jam ini pada siang hari saat Anda tidak proaktif atau tidak aktif. Jika Anda harus menelepon teman Anda, pagi hari mungkin bukan waktu yang tepat untuk melakukannya. Jadi, jangan sia-siakan jam aktif Anda untuk aktivitas semacam itu.

Anda dapat menjadwalkan tugas yang hanya memerlukan perhatian tidak aktif Anda pada jam-jam tersebut di hari saat Anda masuk ke zona malas. Ini adalah waktu yang tepat untuk mencentangnya dari daftar tugas Anda dengan cepat. Dengan cara ini, Anda akan memanfaatkan waktu malas Anda untuk melakukan sesuatu yang produktif seiring berjalannya waktu.

Mari terapkan konsep di atas ke Prioritaskan daftar tugas Anda di daftar tugas. Untuk itu, simak daftar 6 tugas yang harus Anda lakukan sepanjang hari.

Daftar tugas di atas, menulis naskah, dan merekam video YouTube membutuhkan sebagian besar perhatian Anda. Jadi, klik kedua tugas ini dan tetapkan prioritasnya.

1. Klik tiga titik di depan setiap tugas.

2. Mengatur prioritas ke bendera merah.

Anda akan melihat semua tugas dengan prioritas satu akan bergerak di atas semua tugas lainnya.

Saat bertemu dengan bos Anda dan menelepon teman Anda, Anda tidak perlu bersikap proaktif. Namun, Anda tidak bisa melakukan keduanya saat malas dan lesu. Jadi, tetapkan tugas-tugas ini sebagai prioritas kedua Anda dengan memilih bendera oranye dari pengaturan prioritas.

Mengirim undangan email ke rekan kerja dan mentransfer data ke MS-Excel adalah dua tugas yang memerlukan perhatian Anda yang tidak aktif. Jadi, setel ke pohon prioritas Anda dengan memilih bendera biru dari pengaturan prioritas.

Ini adalah bagaimana Anda dapat memprioritaskan tugas dalam daftar tugas Anda dengan memutuskan apa yang akan menjadi proaktif, tidak aktif, dan aktif. Hanya memberikan perhatian yang tepat yang sesuai dengan setiap perhatian tugas yang mengharuskan Anda memenuhi tujuan efisiensi Anda.

Setelah memprioritaskan tugas harian Anda dan memahami perhatian yang dibutuhkan masing-masing, inilah saatnya untuk menyesuaikannya dengan hari kerja yang sebenarnya. Metode Eisenhower adalah metode terkenal yang mengajarkan cara menangani berbagai jenis tugas rutin.

Terkait: Aplikasi Agenda Terbaik untuk Berfokus pada Tugas

Menempatkan Tugas di Jadwal Harian Anda Menggunakan Matriks Eisenhower

Menurut Eisenhower, Anda dapat membagi semua tugas menjadi empat kategori berbeda tergantung pada seberapa penting dan mendesaknya tugas tersebut. Kemudian, Anda melakukannya secara instan, mendelegasikannya, menunda atau membuangnya sama sekali.

Mari kita bahas secara singkat masing-masing kategori ini:

1. Lakukan: Ini mengacu pada penyelesaian tugas yang tidak dapat Anda hindari. Dengan mengetahui kepentingan dan kepekaan waktunya, Anda segera menyelesaikannya.
2. Delegasikan: Anda menyerahkan tugas kepada orang lain, dan mereka akan mengurusnya.
3. Tunda: Namun, Anda ingin melakukannya sendiri di kemudian hari. Ini adalah tugas-tugas yang dapat Anda sisihkan dan jadwalkan dengan sesuai.
4. Buang itu: Ini mengacu pada membuang tugas-tugas yang tidak sepadan dengan waktu Anda, dan tugas-tugas ini tidak lebih dari gangguan.

Inilah cara metode Eisenhower berlaku untuk tugas di todoist.

Memfilmkan video YouTube adalah tugas pertama, jadi Anda harus melakukannya lakukan pertama karena itu adalah prioritas Anda. Prioritas Anda selanjutnya adalah menulis naskah, sesuatu yang Anda bisa melimpahkan kepada penulis Anda. Demikian pula, Anda dapat mendelegasikan tugas mentransfer data ke Excel.

Bertemu bos Anda dan menelepon teman-teman Anda bisa tertunda, jadi menunda dua tugas ini. Terakhir, jika Anda kekurangan waktu, Anda bisa membuang mengirim undangan email dan melakukannya nanti.

Ini adalah cara paling sederhana dan efektif untuk mengatur rutinitas kerja Anda dengan baik. Jika tidak, Anda mungkin sangat sibuk menyelesaikan tugas pada waktu yang salah secara tidak efisien selain menjadi produktif.

Terkait: Lembar Cheat Pintasan Todoist untuk Manajemen Tugas

Dapatkan Lebih Banyak dari Daftar Tugas Anda

Apakah Anda orang pagi atau malam hari, saring jam kerja Anda yang paling efektif dan alokasikan mereka untuk melakukan tugas-tugas yang membutuhkan perhatian proaktif. Prioritas Anda seharusnya tidak membiarkan tugas yang tidak aktif dan aktif mengalihkan Anda dari tugas proaktif.

Mulai gunakan aplikasi produktivitas yang membantu Anda bekerja lebih baik di bawah situasi tekanan dan tetap disiplin.

Bagaimana Melakukannya Di Bawah Tekanan: 8 Aplikasi Produktivitas yang Membantu

Waktu dan tekanan bisa membuat Anda lebih produktif. Tambahkan aplikasi produktivitas yang bermanfaat ini ke alur kerja Anda untuk hasil yang positif!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis