Bagaimana Alat Tulis Kolaboratif Membuat Hidup Anda Lebih Mudah

Iklan

Jika Anda pernah harus memproduksi bersama karya tulis, Anda akan tahu berapa banyak level ini bisa sulit. Menunggu rekan penulis Anda atau memperbaiki versi dokumen yang bertentangan harus menjadi kekhawatiran Anda yang paling sedikit. Lagi pula, Internet membuat penulisan kolaboratif menjadi mudah.

Setelah menulis tesis 100 halaman dalam tim yang terdiri dari tiga orang, menggunakan Google Drive, saya tahu ini benar. Namun, saya baru-baru ini gagal mendorong Google Drive untuk menyelesaikan dokumen kurang dari 10 halaman dalam tim beranggotakan lima orang. Kami akhirnya mengirim dokumen Word bolak-balik, yang hampir membuatku gila. Bantu tim Anda menghindari masalah-masalah berikut, dengan menggunakan a alat menulis kolaboratif real-time Pengolah Kata Dalam Google Documents? 5 Tips Penting Yang Perlu DiingatUntuk sebagian besar hidup saya, Microsoft Word adalah alat pengolah kata untuk digunakan jika Anda akan melakukan pekerjaan serius. Tentu, ada alternatif seperti Corel WordPerfect dan kemudian pada OpenOffice, ... Baca lebih banyak dari awal.

Saling Menunggu

Apa yang terjadi ketika Anda tidak menggunakan alat yang mendukung penulisan kolaboratif waktu-nyata?

Anda akhirnya saling menunggu. Hanya satu orang yang dapat menulis atau mengedit dokumen, sebelum orang berikutnya dapat melanjutkan. Saat Anda mengejar tenggat waktu, ini akan menghabiskan waktu Anda yang berharga.

Untuk kolaborasi yang efisien, anggota tim memerlukan akses tidak terbatas ke dokumen yang sedang Anda kerjakan. Ini akan memungkinkan setiap orang untuk menulis atau mengedit sesuka mereka. Anda akan menemukan bahwa tidak ada yang lebih kuat daripada menghabiskan waktu menulis bersama dalam waktu nyata pada satu dokumen, terutama jika Anda tidak berada di ruangan yang sama.

Dipasangkan dengan komunikasi yang buruk dan bekerja dari jarak jauh, saling menunggu biaya tim saya berminggu-minggu. Untungnya, kami tidak harus memenuhi tenggat waktu yang sulit. Tapi itu bukan masalah terburuk yang bisa Anda harapkan ketika bekerja di tim jarak jauh.

Mengacaukan Pemformatan Versi Satu Sama Lain

Kemungkinannya adalah, tidak semua dari Anda menggunakan sistem operasi yang sama, pengolah kata yang sama, atau versi perangkat lunak yang sama. Ini dapat mengacaukan segalanya dan membuang-buang waktu pekerjaan Anda.

Anda dapat menghindari memformat masalah dengan memberi semua orang alat yang sama persis. Cara termudah untuk melakukan ini adalah bagi semua orang untuk bekerja dalam dokumen yang sama persis pada satu platform netral OS, seperti pengolah kata online.

Di tim kami, saya harus disalahkan atas masalah ini karena saya tidak menggunakan Microsoft Office. Mengapa saya harus membayar untuk Word, jika saya biasanya hanya perlu membuka dokumen dan jika ada banyak yang bagus alternatif Office gratis 7 Alternatif Microsoft Office Gratis TerbaikMicrosoft Office adalah king of office suites, tetapi itu tidak berarti itu yang tepat untuk Anda. Berikut adalah beberapa suite kantor lain yang mungkin Anda sukai! Baca lebih banyak ? Sayangnya, saya pergi dengan alternatif - LibreOffice - yang tidak cocok dengan Word.

Membuat Dokumen Konflik & Kehilangan Perubahan yang Dilacak

Ketika orang tidak bisa menunggu satu sama lain karena tenggat waktu semakin dekat, Anda akan berakhir dengan berbagai versi dokumen. Pada akhirnya, seseorang harus duduk dan menggabungkan berbagai versi menjadi satu dokumen. Itu tidak hanya membuang-buang waktu, tetapi juga sumber kesalahan.

Selain itu, ketika Anda menyinkronkan kembali versi yang bertentangan ke dalam satu dokumen, Anda juga akan kehilangan setidaknya sebagian perubahan yang terlacak Cara Berkolaborasi Dengan Melacak Perubahan di Microsoft Word Baca lebih banyak dan komentar. Itu bisa mengganggu jalan pikiran kolektif dan menyebabkan kesalahpahaman. Bagaimana Anda bisa menghindari ini?

Dalam pengalaman saya, semua ini tidak terjadi ketika Anda menggunakan alat penulisan kolaboratif. Di tim kami, orang-orang menjadi tidak sabar dan putaran terakhir umpan balik dan pengeditan dilakukan pada saat yang sama. Ini berarti satu orang harus menggabungkan semua dokumen, yang hampir menyebabkan kesalahan yang memalukan.

Keuntungan Dari Penulisan Kolaboratif Selain Menghindari Masalah

Alat tulis kolaboratif bisa lebih aman daripada mentransfer file melalui Internet.

Karena masalah keamanan (NSA et al.), Banyak institusi telah membatasi penggunaan alat-alat seperti Dropbox. Meskipun Dropbox tidak ideal di tempat pertama, itu memang menghindari satu praktik yang sangat buruk: mengirim bolak-balik dokumen melalui email.

Umumnya, email tidak terlalu aman 7 Tips Keamanan Email Penting Yang Harus Anda KetahuiKeamanan internet adalah topik yang kita semua tahu penting, tetapi sering kali duduk jauh di ceruk pikiran kita, membodohi diri kita sendiri untuk percaya bahwa "itu tidak akan terjadi pada saya". Apakah... Baca lebih banyak untuk berbagi dokumen. Tidak hanya surel yang mudah disadap, Anda juga bisa lupa menyertakan seseorang atau secara tidak sengaja memilih penerima yang salah. Masuk ke platform penulisan kolaboratif, yang dapat menyelesaikan semua masalah itu.

Jika Anda tidak ingin menggunakan layanan dari perusahaan besar, sukai google Drive atau SkyDrive (segera menjadi OneDrive), pilih dari banyak pengolah kata online alternatif 5 Alternatif Alternatif untuk Google Documents yang Harus Anda PertimbangkanGoogle Documents memiliki kekurangannya. Mungkin Anda ingin menghindari Google karena masalah privasi. Atau Anda mungkin perlu fitur yang berbeda. Kami menemukan lima alternatif yang sangat baik dan salah satunya akan bekerja untuk Anda. Baca lebih banyak . Serius tentang keamanan? Gunakan alat seperti EtherPad untuk mengatur platform penulisan kolaboratif Anda sendiri, yang dihosting sendiri, pribadi, dan berbasis cloud.

Akhirnya, seperti yang disebutkan sebelumnya, itu adalah kesibukan nyata mengerjakan dokumen sambil mengamati input kreatif dari orang lain pada saat yang sama. Saat itulah Anda memasuki medan co-creation sejati dan di situlah semangat tim lahir.

Bagaimana Anda berkolaborasi dalam dokumen dan trik atau alat apa yang telah membantu Anda tetap waras?

Kredit Gambar: Man Menunggu melalui Shutterstock