Seni Maaf: Bagaimana Mengatakan Maaf dengan Email (Dan Berarti)

Iklan

Semua orang terkadang gagal. Berusaha sekuat tenaga, tidak ada yang sempurna. Saat Anda melakukan kesalahan yang menyakiti orang lain, patut untuk meminta maaf.

Meskipun Anda sering perlu meminta maaf secara langsung, kadang-kadang Anda mungkin lebih suka atau harus mengatakan Anda menyesal melalui email. Kami akan melihat cara meminta maaf secara profesional dalam surel untuk membantu Anda memanfaatkan yang terbaik dari situasi ini.

Tiga Bahan dari Permintaan Maaf yang Tepat

Meskipun tidak ada pola universal, standar untuk permintaan maaf yang berlaku umum mencakup tiga bagian:

1. Mengakui Anda melakukan sesuatu yang salah.
2. Menyesal untuk tindakan dan keberadaan Anda empatik untuk memahami bagaimana mereka menyakiti orang lain.
3. Restitusi, di mana Anda memperbaiki situasi.

Kami akan melihat masing-masing dari ketiga elemen ini saat kami menelusuri cara meminta maaf dalam email.

Membuka Permintaan Maaf Anda

Sebelum Anda mulai membuat permintaan maaf yang sebenarnya, Anda harus berbicara dengan orang yang Anda tuju. Ini akan sangat bervariasi tergantung pada hubungan Anda dengan orang tersebut.

Mari kita asumsikan bahwa Anda telah membuat kesalahan dalam situasi profesional dan karenanya Anda perlu mengirim email permintaan maaf kepada bos Anda. Sebagai contoh, kami akan mengatakan bahwa Anda gagal menyelesaikan tugas penting tepat waktu, yang menunda proyek untuk semua orang.

Dalam hal ini, salam yang sesuai adalah "Dear [Nama]". Jika Anda meminta maaf kepada teman, sesuatu seperti "Hai [Nama]" atau "Halo [Nama]" akan lebih cocok.

Jangan lupa tentang baris subjek email. Setelah Anda melakukan kesalahan pada seseorang, mereka mungkin tidak senang melihat email dari Anda tiba. Meletakkan sesuatu seperti “Mohon Terima Permintaan Maaf Saya” atau “Saya Dengan Hormat Maaf” di baris subjek adalah cara yang baik untuk memperjelas sejak awal apa tujuan pesan Anda. Jangan coba-coba menjadi pintar dengan akronim email 15 Akronim Email yang Harus Anda Gunakan untuk Garis Subjek MenarikFYI, saya OOO sampai EOD. BTW, PRB malam ini dengan Y / T. Jika Anda tidak tahu apa arti akronim email ini, mari kita tinjau dan bagaimana Anda dapat menggunakannya. Baca lebih banyak .

Mengakui Kesalahan Anda

Sekarang setelah pembukaannya selesai, saatnya untuk bagian penting pertama dari permintaan maaf. Di sini Anda perlu secara jelas mengidentifikasi masalah yang terjadi. Milikilah apa yang Anda lakukan; jangan mencoba menangkis kesalahan pada orang lain atau membuat alasan atas apa yang terjadi.

Ini adalah contoh dari apa yang tidak dilakukan:

Meskipun saya tahu bahwa saya melewatkan tenggat waktu yang penting, itu sebenarnya bukan salah saya. Saya bekerja dengan Paul dalam proyek ini, dan dia menghabiskan terlalu banyak waktu saya dengan mengajukan banyak pertanyaan yang tidak berkaitan. Komputer saya juga membeku sepanjang minggu dan IT belum dapat melihatnya. Jadi ini bukan karena saya.

Bahkan jika hal di atas benar, itu tidak membuat permintaan maaf yang baik. Bagian ini perlu mengakui tanggung jawab Anda dalam kesalahan besar.

Sesuatu seperti ini jauh lebih baik:

Saya menyadari bahwa saya melewatkan tenggat waktu yang penting. Proyek ini sangat penting bagi departemen kami, dan Anda memercayai saya untuk menyelesaikannya tepat waktu. Saya tahu bahwa kegagalan saya untuk menyelesaikan tugas ini tepat waktu telah menunda penyelesaian proyek. Ini mencerminkan tim kami dengan buruk, dan saya minta maaf untuk itu.

Di sini Anda telah dengan jelas menjabarkan apa yang Anda lakukan salah, tanpa mencoba mengecilkan atau membelokkan.

Mengekspresikan Penyesalan atas Apa yang Anda Lakukan

Sekarang setelah Anda jelas-jelas mengungkapkan kesalahan, Anda harus menunjukkan penyesalan atas apa yang terjadi. Ingatlah bahwa apa yang Anda lakukan menyebabkan rasa sakit, frustrasi, dan emosi negatif lainnya pada orang lain.

Jelaskan bahwa Anda merasa menyesal dengan situasi ini. Cobalah untuk menempatkan diri Anda pada posisi mereka dan memahami bagaimana tindakan Anda membuat mereka merasa. Jangan menawarkan penjelasan untuk perilaku Anda di sini. Inti permintaan maaf adalah untuk memperbaiki hubungan yang retak, bukan untuk membuktikan bahwa Anda benar selama ini.

Berikut ini contoh cara membingkai bagian dari permintaan maaf ini:

Saya ingin meminta maaf dengan tulus bahwa saya tidak memenuhi kewajiban saya dan menyelesaikan tugas yang Anda percayakan kepada saya tepat waktu. Tidak ada alasan untuk kegagalan ini. Saya tidak suka mengetahui bahwa saya mengecewakan tim saya, dan merasa tidak enak karena ini membuat Anda malu ketika bertemu dengan klien.

Mengekspresikan empati memberikan keaslian untuk permintaan maaf Anda. Ini membantu Anda melupakan perspektif Anda sejenak dan melihat apa yang orang lain hadapi.

Membuatnya Benar

Kata-kata itu penting, tetapi tindakan memiliki bobot lebih besar. Untuk menunjukkan bahwa Anda serius dengan apa yang Anda katakan, penting untuk menebus kesalahan. Mengambil tindakan akan membuat situasi menjadi benar (jika mungkin) atau menunjukkan bahwa Anda akan melakukan yang terbaik untuk tidak melakukan kesalahan yang sama lagi.

Melanjutkan dengan contoh kami tentang kehilangan tenggat waktu, ini dapat berfungsi sebagai bagian ganti rugi dari permintaan maaf:

Di masa depan, untuk menghindari tenggat waktu yang hilang, saya akan berbicara dengan Anda terlebih dahulu jika saya khawatir saya tidak akan dapat menyelesaikan sesuatu tepat waktu. Saya akan lebih sadar berapa banyak waktu yang dibutuhkan proyek-proyek penting untuk saya, dan saya bersedia untuk bekerja ekstra di luar kantor untuk memastikan semuanya selesai. Ini tidak akan terjadi lagi.

Dalam beberapa situasi, Anda mungkin tidak tahu harus menawarkan apa untuk menebus perilaku Anda. Jika itu masalahnya, Anda cukup bertanya "Apa yang bisa saya lakukan untuk memperbaikinya?"

Yang paling penting adalah menunjukkan bagaimana Anda akan bertindak berbeda di masa depan untuk mencegah masalah yang sama terulang kembali.

Menutup Permintaan Maaf Anda

Sekarang Anda hanya perlu menyelesaikan pesannya. Ini cukup sederhana, tetapi pastikan Anda menjaga nada sesuai. Anda harus berterima kasih kepada penerima karena membaca pesan permintaan maaf Anda dan berharap mereka baik-baik saja.

Ini juga bisa menjadi ide yang bagus untuk mengundang mereka mendiskusikan apa yang Anda katakan lebih lanjut. Ini menunjukkan bahwa Anda tulus dan terbuka untuk dialog tambahan.

Inilah satu cara untuk menutup email permintaan maaf profesional Anda:

Terima kasih sudah membaca ini. Jika ada sesuatu yang ingin Anda diskusikan lebih lanjut, silakan hubungi saya sehingga kami dapat menyelesaikannya.

Hormat kami,
[Namamu]

Jika Anda tidak ingin menggunakan "Hormat," penutupan formal lainnya seperti "Salam" juga akan berfungsi.

Apakah Email adalah Media yang Tepat?

Kami telah melihat cara meminta maaf secara profesional dalam email. Tetapi sebelum Anda mulai menulis milik Anda, Anda harus mempertimbangkan apakah email adalah media yang tepat untuk permintaan maaf.

Email tentu saja memiliki manfaat dalam hal permintaan maaf. Karena tidak ada batasan waktu, Anda dapat menyusun pikiran Anda dengan cara yang jelas dan langsung. Jika permintaan maaf cepat dilakukan, mengirim email memungkinkan Anda menghubungi mereka dalam waktu singkat. Dan tidak seperti permintaan maaf secara langsung, Anda tidak perlu spontan dan bereaksi terhadap apa yang dikatakan orang lain.

Tapi itu tidak semuanya baik. Email kurang pribadi daripada permintaan maaf secara pribadi (atau panggilan telepon). Bergantung pada pengaturan perusahaan Anda, mengirim email dapat dianggap sebagai pengecut jika muncul secara langsung adalah layak. Jangan bersembunyi di balik layar.

Permintaan maaf untuk Memperbaiki Kesalahan

Meminta maaf dengan benar adalah keterampilan hidup yang berharga. Tidak semua orang tahu bagaimana melakukannya, jadi mudah untuk membuat orang lain merasa lebih frustrasi daripada sebelumnya. Gunakan panduan dasar ini tentang cara meminta maaf dalam email dan Anda akan segera menuju hubungan yang diperbaiki.

Ingatlah bahwa tujuan utama permintaan maaf adalah untuk membangun kembali kepercayaan yang rusak. Anda telah melakukan sesuatu yang salah, dan tiga langkah di atas adalah cara Anda mengakui dan memperbaikinya. Jangan membuatnya tentang Anda.

Selanjutnya, Anda dapat mempelajari lebih lanjut cara menulis email profesional 5 Cara Menulis Email Profesional yang Menghemat Waktu dan UsahaKeterampilan untuk mengetahui cara menulis email profesional yang menghemat waktu dan mendapatkan balasan. Biarkan templat email ini membantu Anda. Baca lebih banyak .