7 Resep IFTTT Yang Harus Anda Atur Agar Mudah Berkolaborasi Dengan Orang Lain

Iklan

Jika kebersihan berada di sebelah Ketuhanan, maka otomatisasi akan membawa Anda ke surga. Mengapa? Karena ketika hidup Anda diotomatiskan, itu lebih sederhana, lebih bersih, dan lebih bahagia.

Ada beberapa layanan yang cukup kuat ketika datang untuk mengotomatisasi produktivitas seperti IFTTT. IFTTT membantu Anda hemat Gunakan IFTTT Untuk Menghemat & Menghasilkan UangMungkin cara terbaik untuk mendapatkan informasi tentang penawaran khusus online adalah dengan merangkul IFTTT, data populer layanan kombinasi yang memungkinkan Anda memproses data dari situs web dan umpan RSS menjadi sesuatu yang bermanfaat untuk... Baca lebih banyak , ubah email dan SMS Anda menjadi papan skor olahraga Ubah Email Anda, Kotak Masuk SMS, Atau Apa Pun Menjadi Papan Skor Dengan IFTTT Dan ESPNIkuti perkembangan tim olahraga favorit Anda, sesuka Anda. Saluran ESPN baru untuk If This Then That (ifttt) berarti Anda dapat dengan mudah mengatur notifikasi SMS, email, dan bahkan telepon untuk ... Baca lebih banyak

, atau optimalkan Otomatisasi Kalender Google 9 IFTTT Hacks Untuk Mengukuhkan Hidup Anda Dengan Kalender GoogleKalender Anda adalah bagian besar dari produktivitas Anda, dan mengelolanya dengan benar dapat membuat perbedaan nyata. Resep IFTTT yang tepat dapat membantu Anda bertanggung jawab atas Kalender Google Anda, dan menjadikannya berkinerja ... Baca lebih banyak .

Ini hanya puncak gunung es dengan IFTTT. Tepat ketika Anda berpikir bahwa Anda telah membahas semuanya, gagasan resep baru muncul. Ketika Anda berkolaborasi dengan sekelompok orang, IFTTT menawarkan lebih banyak peluang untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses bekerja dengan orang lain. Berikut ini adalah 7 resep yang berguna untuk tugas atau proyek apa pun yang Anda kelola yang melibatkan sekelompok orang.

Email ke Kalender

Saat Anda bekerja dengan sekelompok orang yang Anda tidak selalu bisa bergantung pada komputer mereka pada waktu yang sama di siang hari, email adalah alat komunikasi paling efektif.

Selain komunikasi, ini juga salah satu pemicu otomatisasi terbaik di luar sana, karena Anda dapat mengirim email dari mana saja. Orang hampir selalu memiliki email yang dikonfigurasi untuk ponsel mereka. Jadi, resep pertama yang dapat Anda gunakan adalah memicu acara Kalender Google dengan email Anda.

Begini cara kerjanya. Di email Anda (contohnya di sini adalah Gmail), siapkan label yang disebut "Kalender Grup".

Buat filter sehingga setiap email yang diterima dengan subjek "Kalender Grup" akan ditandai dengan label ini. Selanjutnya, di IFTTT, buat pemicu email yang mencari label itu.

Dengan menggunakan IFTTT, ambil isi email itu dan masukkan ke kalender bersama Anda. Cukup pilih pemicu Kalender, dan atur untuk "Quick add event", dan minta teks menampilkan alamat email dan teks isi.

Inilah yang keren tentang pemicu ini - Jika seseorang menulis "Makan Malam Bisnis besok jam 8 malam" di badan, IFTTT dengan cerdas menempatkan peristiwa itu ke dalam slot waktu jam 8 malam besok di kalender Anda!

Itu dia. Acara apa pun dapat ditambahkan ke kalender grup secara otomatis dengan subjek yang tepat di email.

Satu-satunya catatan di sini adalah bahwa email Google yang Anda gunakan IFTTT harus yang digunakan untuk kalender grup bersama. Selama Anda mengaturnya dengan akun Google yang sama, resep ini akan bekerja dengan baik.

Buat Acara di Kalender Google melalui SMS ke nomor IFTTT

Resep selanjutnya adalah cara lain untuk menyisipkan acara ke Kalender Google yang dibagikan, kecuali kali ini melalui pesan teks SMS. Cukup siapkan pemicu SMS IFTTT dengan pesan yang ditandai, dan buatlah seperti tagar #GroupEvent.

Pemicunya akan menjadi acara Google Kalender lagi, dan yang perlu Anda sertakan adalah pesan teks itu sendiri.

Aturan yang sama berlaku. Jika teks menyebutkan hari dan waktu tertentu, IFTTT cukup pintar untuk memasukkan peristiwa itu ke dalam slot waktu yang benar dalam kalender Anda. Ini adalah cara yang lebih mudah untuk membuat acara grup tersebut di kalender melalui SMS daripada email, yang mengharuskan Anda untuk membuka aplikasi email di ponsel saat Anda bepergian.

EMail ke spreadsheet

Salah satu resep kolaborasi kelompok favorit saya adalah resep Email ke Spreadsheet. Ini sempurna untuk proyek-proyek yang melibatkan sekelompok orang yang semuanya pergi ke lapangan untuk mengumpulkan data.

Yang dibutuhkan oleh anggota grup Anda adalah ponsel mereka dengan konektivitas email. Saat mereka mengumpulkan informasi, yang harus mereka lakukan adalah mengirim email dengan subjek "addss:" diikuti dengan nama data yang dikumpulkan.

Sama seperti dengan alat email-ke-kalender, Anda akan ingin menyiapkan filter di akun email Anda untuk mencari teks itu di dalam subjek.

Gunakan bidang “Memiliki kata-kata” daripada Subjek, karena subjek juga akan menyertakan informasi lainnya. Buat filter ini terapkan label "ADD-SPREADSHEET" ke email itu.

Sekarang, di IFTTT, buat pemicu email yang mencari email dengan label yang masuk ke kotak masuk Anda.

Lalu, buat pemicu Google Drive untuk ditambahkan ke spreadsheet. Ketikkan nama spreadsheet grup yang Anda buat di Google Drive, dan buat data yang disisipkan menggunakan tiga bidang - tanggal yang diterima, subjek (yang termasuk item pengumpulan data), dan tes tubuh (yang akan menjadi data diri).

Ini akan mengambil email yang masuk dari anggota grup Anda dan secara otomatis memasukkan data mereka ke dalam spreadsheet grup tanpa usaha sama sekali dari Anda.

Ini adalah cara yang mudah untuk mengumpulkan data di satu tempat saat semua orang sedang bepergian. Pikirkan tentang pekerja pembangkit listrik yang pergi ke unit lapangan untuk mengumpulkan informasi dari mesin; pekerja kantor TI berlarian dan mengumpulkan informasi PC; atau pekerja politik yang mengambil informasi pemungutan suara dari warga setempat. Situasi ini dapat mengambil manfaat dari alat otomatis seperti ini.

Pemberitahuan Dropbox

Tentu saja, kadang-kadang baris teks sederhana tidak akan memotongnya. Anggota grup Anda mungkin perlu mengirimkan seluruh formulir atau dokumen PDF ke lokasi penyimpanan tim. Ini adalah situasi yang pasti membutuhkan solusi Dropbox otomatis. Dengan Dropbox, yang harus Anda lakukan adalah membuat folder bersama, minta semua rekan tim Anda menautkan perangkat seluler mereka ke direktori berbagi itu dengan aplikasi Dropbox, dan Anda selesai.

Tetapi, bagaimana Anda mendapat pemberitahuan ketika anggota tim Anda telah mengirimkan dokumen baru ke folder bersama? Ah, sekarang ada pekerjaan untuk IFTTT! Pertama, buat pemicu Dropbox untuk folder yang Anda buat tempat anggota tim Anda dapat memasukkan dokumen.

Tindakannya akan berupa SMS ke ponsel Anda, yang akan memberi Anda nama file, dan tautan URL langsung ke lokasi file di DropBox.

Saat anggota tim melemparkan dokumen ke folder bersama, Anda sebagai manajer akan langsung tahu bahwa dokumen tersebut siap untuk Anda. Ini adalah alat yang baik untuk guru yang mengelola tugas untuk kelas besar; seorang editor yang sedang menunggu artikel; dan banyak skenario lainnya.

Dropbox juga bisa memberi tahu Anda tentang perubahan di folder cloud Anda. Resep sederhana ini membantu Anda memperluas pilihan dengan alat pemberitahuan lainnya.

Tanggal untuk Pemberitahuan dan SMS

Kebutuhan umum lain untuk kelompok orang yang bekerja bersama adalah pertemuan terus-menerus. Ini adalah kebutuhan yang tidak menguntungkan, tetapi tidak ada cara yang lebih baik untuk menjaga grup tetap di jalur selain pertemuan reguler di mana setiap orang masuk untuk melaporkan kemajuan. Masalahnya, selalu ada orang yang lupa pertemuan.

Jika Anda ingin memperbaiki ini, salah satu pendekatan keren adalah menggunakan pemicu Tanggal / Waktu di IFTTT. Anda dapat menggunakannya untuk memicu apa saja dari pemberitahuan email ke iPhone, tetapi dalam contoh di bawah ini saya menggunakan skenario di mana grup berkomunikasi secara aktif melalui halaman Facebook. Anda dapat memicu notifikasi ke halaman Facebook dengan IFTTT, tetapi pertama-tama Anda harus membuat pemicu hari / waktu.

Kemudian, cukup buat pesan khusus yang ingin Anda lemparkan di halaman Facebook ketika waktu untuk rapat semakin dekat.

Jika grup secara aktif menggunakan halaman itu, maka Anda tidak boleh memiliki satu orang pun yang absen di rapat.

Halaman Facebook #Bantuk Hashtag ke Email Grup

Ini skenario lain. Katakanlah Anda menjalankan situs web hosting bisnis, dan Anda memiliki basis klien yang terus bertambah yang membutuhkan dukungan teknis Anda. Tim dukungan teknis Anda hebat, tetapi pelanggan Anda mengeluh bahwa tidak selalu mudah untuk menghubungi dukungan teknis.

Inilah cara untuk membuat pelanggan Anda antusias tentang dukungan teknis Anda. Tawarkan untuk memposting pertanyaan help desk di Halaman Facebook Anda dengan tagar #Tolong, dan minta pesan itu segera dikirimkan ke seluruh kelompok dukungan teknis.

Pemicu pada IFTTT adalah pemicu halaman Facebook tempat Anda mengatur tagar.

Pemicu itu akan menuju ke keluaran pemberitahuan email. Buat subjek menjadi beberapa flag seperti "GROUP-HELP" dan masukkan pesan dari postingan ke dalam body.

Ini akan menuju ke alamat email Anda sendiri, jadi buat saja filter di akun email Anda dan minta secara otomatis meneruskan pesan itu ke seluruh tim staf dukungan teknis Anda. Mudah!

Saat berikutnya salah satu klien Anda mengetahui bahwa server Anda sedang down, Anda dapat mempercayai bahwa seluruh kelompok dukungan teknis Anda akan mendengarnya tepat pada waktu yang sama - saat klien melaporkannya!

Toodledo ke Email Saat Tugas Selesai

Salah satu tambahan terbaik untuk IFTTT menurut saya adalah Toodledo. Anda akan memerlukan semacam daftar tugas untuk mengelola grup sepenuhnya, dan dengan Toodledo yang diintegrasikan ke dalam IFTTT, Anda dapat melakukan semua jenis otomatisasi keren dengannya.

Misalnya, bukankah lebih baik mendapat pemberitahuan setiap kali seseorang di tim Anda menyelesaikan tugas mereka?

Tidak masalah. Buat pemicu di IFTTT untuk setiap kali tugas apa pun selesai.

Di sisi output, pilih email. Yang luar biasa adalah bahwa email ini dapat dikirim ke banyak orang, bukan hanya akun email Anda yang terdaftar di IFTTT. Anda dapat mengetik hingga lima alamat orang yang perlu tahu kapan tugas diselesaikan oleh tim.

Ada hal-hal lain yang dapat Anda lakukan dengan Toodledo, seperti yang dapat Anda lihat dari daftar pemicu di atas. Anda juga dapat memicu ketika tugas baru dibuat, atau hanya tugas baru dengan tag tertentu.

Bagikan Trik dan Resep Anda Sendiri

Dengan sedikit kreativitas, sungguh luar biasa seberapa banyak Anda dapat mengotomatisasi kolaborasi masing-masing anggota dalam sebuah grup. Bekerja dengan orang lain bisa menjadi serangkaian tugas, tantangan, dan kesuksesan yang kompleks - jadi mengapa tidak menyederhanakan semuanya dengan mengotomatiskan semua komunikasi, penjadwalan, dan manajemen semampu Anda? Dengan cara ini, Anda dapat fokus pada proyek yang sedang dikerjakan, yang pada gilirannya akan menghasilkan hasil akhir yang jauh lebih baik.

Apakah Anda pernah menggunakan IFTTT untuk mengotomatisasi tugas-tugas grup? Bagikan beberapa trik dan resep Anda sendiri di bagian komentar di bawah ini!

Kredit Gambar: Keberlanjutan Kreatif Via Flickr