Cara Memastikan Tanda Tangan Email Anda Tidak Memberi Kesan Yang Salah

Iklan

Mengucapkan selamat tinggal itu sangat sulit dilakukan, bukan? Itu tidak nyaman, dan kadang-kadang canggung. Yah, mungkin tidak ada instruksi untuk situasi itu, tetapi setidaknya kami dapat menawarkan beberapa instruksi untuk bagaimana Anda bisa mengucapkan selamat tinggal dalam email tanpa merasa canggung.

Sebuah tanda tangan email Anda Juga Dapat Memperoleh Manfaat Dari Kekuatan Tanda Tangan EmailTanda tangan memberi tahu Anda sesuatu tentang kepribadian. Sama seperti dua orang yang hampir tidak menulis sama, mereka juga menandatanganinya secara berbeda. Begitulah "ilmu" Graphology muncul. Tetapi era digital dan email ... Baca lebih banyak adalah untuk semua maksud dan tujuan, "selamat tinggal" Anda. Bukan apakah Anda memeluk seseorang atau memberi mereka jabat tangan. Bukan apakah Anda hanya memberi mereka nama Anda, atau menyerahkannya kartu nama Anda dengan semua info kontak Anda disertakan. Begitulah cara Anda membuat kesan. Atau tidak.

Dalam artikel ini, saya akan membagikan lima pelajaran paling penting yang saya pelajari dalam beberapa dekade yang telah saya komunikasikan dengan orang-orang di Internet. Cukup menarik, dilema yang terlibat dengan tanda tangan email telah ada sejak email awal itu pesan sedang dikirim melalui BitNet dan FidoNet atau bahkan sistem surat CTSS MIT di tahun 1960-an, tetapi saya ngelantur.

Email telah bersama kami untuk waktu yang sangat lama. Jadi bagaimana Anda melakukannya dengan benar? Bagaimana Anda keluar tanpa terlihat sombong, tetapi juga menawarkan informasi yang cukup sehingga orang tahu siapa dan apa Anda? Mari kita mulai. Pada saat kami selesai, Anda akan memiliki ide yang cukup bagus tentang apa yang ingin Anda lakukan dengan tanda tangan email Anda sendiri.

Apa Seharusnya Tanda Tangan Email Dilakukan

Saat ini, dalam proses mengirim email kepada orang-orang, saya memiliki 3 “level” tanda tangan email yang berbeda. Mengapa? Ya, ada tiga tingkat hubungan yang harus dicakup - mulai dari catatan singkat hingga teman, sampai pesan email bisnis formal ke perusahaan. Tiga variasi benar-benar yang Anda butuhkan, dan tujuan ini harus sebagai berikut:

1. Senyum Cepat - Versi tanda tangan ini berjalan di email cepat ke teman atau kolega yang Anda kirimi email terus-menerus, beberapa kali sehari.

2. Senyum dan Jabat Tangan - Versi tanda tangan ini berlaku untuk surel yang lebih panjang untuk rekan kerja, di mana surel Anda perlu sedikit lebih formal.

3. Jabat Tangan dan Kartu Nama Perusahaan - Ini untuk saat-saat ketika Anda perlu menulis email yang terkait dengan bisnis formal dan memberikan judul dan semua informasi kontak Anda.

Ada aturan tidak tertulis untuk masing-masing jenis tanda tangan email ini. Hancurkan mereka, dan itu tidak akan menjadi akhir dunia. Jika Anda ingin membuat kesan yang sangat baik, maka Anda ingin memperhatikan beberapa tips ini untuk setiap jenis email yang Anda kirim.

Tanda Tangan Senyum Cepat

Anda tidak selalu membutuhkan tanda tangan email. Paling tidak, Anda tidak selalu membutuhkan yang formal. Ini seperti ketika Anda berjalan dengan seorang rekan di lorong. Anda melihatnya beberapa kali sehari. Anda menghadiri pertemuan yang sama. Apakah Anda benar-benar perlu menyapa mereka di lorong dengan jabat tangan? Tidak; sebagian besar waktu adalah "Hei Fred" yang cepat dan senyum, jika ada sama sekali. Saat Anda dengan cepat mengirim email kepada kolega untuk meminta saran atau tip, Anda bahkan mungkin tidak memerlukan tanda tangan sama sekali. Jika Anda merasa perlu keluar, Anda dapat mengambil pendekatan saya, cukup nama Anda diawali dengan tanda hubung. Tidak perlu kutipan bunga atau judul yang rumit. Orang itu tahu siapa Anda, siapa Anda, dan apa pun di luar nama Anda akan terasa canggung. Anggap itu seperti percakapan dasar oleh pendingin air, yang biasanya Anda akhiri dengan sesuatu seperti "baiklah, tangkap nanti!" dan gelombang cepat. Tidak ada lagi yang dibutuhkan.

Senyum dan Jabat Tangan

Jenis tanda tangan lain adalah semacam hibrida antara formal dan informal. Ini yang sulit untuk diperbaiki. Ini mungkin kolega yang ingin Anda kirimi email dengan permintaan bisnis semi formal, tetapi Anda tidak ingin mereka menganggap Anda sebagai orang yang kaku. Mereka perlu menghargai pentingnya email, tetapi Anda tidak ingin mereka bertanya-tanya apakah Anda benar-benar masih berteman. Di sinilah tanda tangan yang sangat halus ikut bermain. Ini biasanya menurun ukurannya dan hampir tidak terlihat di bagian bawah email itu sendiri. Salah satu pendekatan terbaik untuk ini adalah tanda tangan yang saya sebut "satu-liner".

Dalam versi ini, semua informasi dibagi dengan "|" karakter. Ini bisa sesederhana alamat atau email, nomor telepon, nomor sel atau apa pun. Itu harus singkat, sertakan hanya sedikit informasi yang diperlukan, dan hanya itu. Saya bahkan pernah melihat beberapa orang membuat tanda tangan ini dalam font yang lebih samar daripada email lainnya - mungkin berwarna abu-abu. Pendekatan lain yang saya catat adalah dua kalimat yang sangat singkat. Pada dasarnya, nama dan satu bentuk kontak yang bisa berupa nomor telepon tunggal atau alamat email.
Jelas, ini untuk penerima yang sudah tahu siapa Anda, perusahaan tempat Anda bekerja, dan Anda hanya mengirim mereka satu dari banyak surel korespondensi. Ini memberikan "nuansa" email yang ramah, tetapi jika orang tersebut perlu menghubungi Anda dan mungkin tidak menyimpan nomor Anda Rolodex mereka (apakah orang masih menggunakan itu ???), lalu ada info kontak Anda di bagian bawah email, tepat di dalam mencapai.

Jabat Tangan Resmi

Tentu saja, ada saat-saat ketika Anda mengirim email kepada seseorang di luar perusahaan, atau mungkin juga Anda mengirim email kepada seseorang di dalam perusahaan tentang sesuatu yang resmi yang memerlukan percakapan resmi. Ini seperti mengenakan pakaian formal ketika menghadiri upacara penghargaan untuk kolega Anda. Sebelum saya membahas apa yang harus Anda lakukan dalam kasus ini, lebih mendidik untuk membahas apa yang tidak boleh dilakukan terlebih dahulu. Ya, Anda harus memberikan informasi kontak, seperti nama perusahaan, situs web, dan alamat email Anda, tetapi Anda tidak perlu berlebihan. Apakah benar-benar ada kebutuhan untuk memberikan empat nomor telepon yang berbeda, termasuk mesin faks?

Tidak, berikan info kontak yang cukup sehingga ada beberapa metode untuk menghubungi Anda - email, telepon, atau bahkan melalui situs web - tetapi jangan terbawa suasana. Memberikan daftar nomor telepon membuatnya terlihat seperti ponsel Anda tidak pernah di kantor dan terlalu sulit untuk dihubungi.

Kesalahan umum lainnya adalah tampil sebagai promotor mandiri. Orang-orang seperti ini akan membebani tanda tangan email mereka dengan akun jejaring sosial mereka ke titik di mana tanda tangan lebih dari 10 baris dan diisi dengan sebagian besar pemasaran sendiri.

Cara lain untuk memberi kesan mengerikan adalah dengan menggunakan segala macam warna dan font yang funky di alamat email Anda. Sulit untuk melakukan hal seperti itu, karena warnanya harus cocok, dan font harus terlihat benar. Sayangnya, banyak orang tidak tahu cara mencocokkan warna dengan benar, dan tanda tangan email mereka pada akhirnya tampak seperti sesuatu dari pabrik Willy Wonka.

Tanda tangan badut semacam ini tidak profesional dan siapa pun yang Anda kirimi akan berpikir Anda tidak tahu apa yang sedang Anda lakukan, apa pun bidangnya. Jadi hindari warna-warna mewah. Tetap sederhana.

Yang Dapat Anda Lakukan Dengan Benar

Jadi, seperti apakah tanda tangan email formal yang bagus jika Anda ingin memberikan kesan yang baik? Ikuti informasi dasar yang diperlukan, jaga pemformatan dan gaya tetap sederhana, dan jangan berlebihan dengan informasi.

Inilah satu contoh. Yang ini termasuk 4 baris - nama, perusahaan, nomor telepon, dan alamat email. Itu dia.

Orang ini hanya menggunakan teks biasa, dan mempertahankannya hanya untuk empat baris menjadikannya berkelas dan profesional.

Dengan alamat saya sendiri, saya melangkah lebih jauh dalam menjaga tanda tangan sederhana dengan menggunakan huruf miring dan memudar menjadi abu-abu gelap. Menjaga warna lebih terang daripada teks email itu sendiri memberi tahu penerima bahwa Anda menganggap informasi Anda sendiri sekunder untuk pesan itu sendiri. Ini sedikit kerendahan hati.

Selain itu, judul hanya boleh digunakan jika relevan dengan percakapan yang sedang berlangsung. Dalam sebagian besar korespondensi yang terkait dengan situs web saya sendiri, orang-orang perlu tahu bahwa saya adalah pemilik situs, sehingga judulnya penting. Hanya cukup informasi yang disertakan untuk kontak cepat - email dan nomor telepon, itu saja.

Contoh lain adalah tanda tangan yang saya gunakan untuk korespondensi internal dan eksternal dari MakeUseOf.

Di sini, saya benar-benar bingung antara menggunakan judul atau tidak. Biasanya hanya penting dalam komunikasi email eksternal dan sedikit penting dalam beberapa komunikasi internal. Saya mulai menggunakan dua versi - satu untuk eksternal dan satu untuk internal - tetapi bosan secara manual beralih antara keduanya, bahwa saya memutuskan untuk tetap dengan yang di atas. Dengan risiko dianggap sebagai kepentingan diri sendiri, ia tetap memudar dan sekunder. Itu juga memanfaatkan "|" karakter yang disebutkan di atas, percikan kecil warna untuk membuat nama situs web menonjol, dan saya memutuskan untuk berani dan menambahkan baris kelima untuk kutipan.

Datang dengan tanda tangan email yang sempurna 6 Tips untuk Mendapatkan Lebih Banyak dari Tanda Tangan di Gmail Baca lebih banyak yang mewakili siapa Anda, apa yang Anda lakukan dan bagaimana menghubungi Anda dapat mengambil beberapa trial and error, tetapi begitu Anda mendapatkannya benar, rasanya senang mengetahui bahwa Anda mengedepankan kaki terbaik Anda di setiap korespondensi email yang Anda kirim di luar.

Untuk apa tips Anda tanda tangan email yang lebih baik 5 Cara Untuk Membuat Beberapa Tanda Tangan Kustom Di GMail Baca lebih banyak ? Hal-hal apa yang Anda sukai atau tidak sukai dari tanda tangan lain yang telah Anda lihat? Sampaikan pendapatmu pada bagian komentar di bawah ini!

Kredit Gambar: Pasangan Bisnis melalui Shutterstock